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Les 5 clefs pour mettre en place votre politique d’impression

Le coût des impressions plombe le budget des entreprises en représentant jusqu’à 3% du CA total des entreprises (Cabinet IDC)

Pire encore, ce poste de dépense est mal prévu : 70% des entreprises ne chiffrent pas précisément leur dépenses annuelles en impression.

Inquiets de ces coûts de fonctionnement difficiles à mesurer et qu’ils ne parviennent pas à maîtriser, de plus en plus de dirigeants comprennent la nécessité d’une gestion des impressions via le déploiement d’une politique d’impression centralisée.

  • Qu’est ce qu’une politique d’impression et à quels enjeux répond-elle?
  • En pratique, comment se décline-t-elle ?
  • Concrètement, comment prévoir la mise en place d’une politique d’impression?

Zoom sur cet outil au service de votre entreprise

Les 5 piliers d’une politique d’impression

Mettre en place une politique d’impression consiste à adopter un ensemble de bonnes pratiques visant à mesurer et contrôler les impressions des collaborateurs dans un but de productivité. C’est un outil de gestion des impressions.

Bien sûr la maîtrise de ces coûts de fonctionnement est un des bénéfices attendus de la démarche, mais cette dernière est beaucoup plus globale : il s’agit de redéfinir le rapport de l’entreprise à l’impression papier. Une bonne politique d’impression se déploie à travers 5 problématiques qui sont autant d’enjeux pour les entreprises.

Les 5 clefs ou piliers d’une politique d’impression :

  • Maîtriser les coûts d’impression
  • Améliorer la productivité
  • Sécuriser les documents confidentiels
  • Faciliter l’impression mobile
  • Réduire l’impact environnemental

Maîtriser les coûts d’impression

C’est souvent la première motivation des entreprises qui aimeraient surveiller et réduire ces postes budgétaires. Une étude souligne le poids des coûts indirects de ces impressions en précisant que chaque euro dépensé en matériel, fourniture ou maintenance, représente en réalité 9 euros de coûts indirects tels que les tâches administratives liées au contrat, la gestion des stocks de matériels, ou encore l’assistance informatique (ALLAc-2012).

Toutefois, les coûts d’impression ne se limitent pas aux coûts directs contractualisés des périphériques et consommables (facilement quantifiables) et à leurs coûts indirects.

Ils dépendent évidemment aussi des comportements des utilisateurs puisque 40% des documents imprimés ne servent que pendant 24h avant d’être jetés (source Newsweek 2009). Les dépenses énergétiques, souvent très mal estimées, pèsent aussi sur le budget des impressions. C’est donc l’ensemble des systèmes d’impression qu’il faut repenser.

En pratique comment faire ?

  • Connaître précisément les contrats de service en cours :
    Choisir un interlocuteur unique pour tout un parc d’impression permet de négocier les prix et de mieux suivre les budgets alloués.
  • Déléguer la gestion des consommables à ce revendeur via un contrat coût à la page :
    L’entreprise évite aussi la gestion de stock de fournitures, les erreurs de commandes ainsi que le gaspillage éventuel en cas de changement de matériel. Cela signifie confier l’entière gestion du parc d’impression à un fournisseur de confiance.
  • Décider d’un budget ou quota individuel pour chacun des collaborateurs,
    en fonction de ses besoins et avec une possibilité de faire ponctuellement évoluer celui-ci.
    Responsabiliser les collaborateurs facilite la maîtrise des coûts toute en faisant de la politique d’impression un engagement partagé.
  • Paramétrer son imprimante multifonction
    afin que le noir & blanc  ou le recto/verso soit le mode par défaut.
  • Sensibiliser les collaborateurs à l’étape “aperçu avant impression”
    qui évite des impressions inutiles car non mises en forme; ou encore à l’idée que les documents internes peuvent être plus condensés, avec une police plus petite (contrairement aux documents clients qui resteront aérés et faciles à lire).
  • Profiter du renouvellement de son parc d’impression
    pour choisir des périphériques moins gourmands en énergie.
  • Mener une réflexion sur l’implantation et l’encombrement des matériels.
    L’impact sur les loyers peut être important, particulièrement là ou les loyers sont élevés

Améliorer la productivité

Au coeur des préoccupation des dirigeants, l’amélioration de la productivité est un enjeu stratégique complet. En réduisant le temps perdu ou en limitant les temps d’attente c’est aussi la productivité globale de l’entreprise qui profite des bénéfices d’une bonne politique d’impression.

En pratique comment faire?

  • Confier son contrat de maintenance à un fournisseur fiable et réactif, l’entreprise prévient les éventuels dysfonctionnements responsables des ruptures d’activité.
  • Dispenser ses collaborateurs des tâches chronophages telles que le remplacement des consommables. Confier au prestataire le suivi de ces niveaux c’est déléguer pour faire gagner à ses  salariés un temps précieux.
  • Optimiser les temps d’impression grâce à un système de redirection des impressions vers les imprimantes multifonction et copieurs les plus adaptés.
  • Permettre de libérer ses impressions sur n’importe quel périphérique, permet de ne pas attendre la réparation éventuelle d’une panne, et évite les files d’attente en allant vers un matériel moins sollicité

Sécuriser les documents confidentiels

Une politique d’impression présente aussi l’avantage d’améliorer la sécurité des impressions.
Or une enquête réalisée par TNS Sofres alerte sur le fait que près d’1 salarié sur 6 a déjà oublié ou trouvé un document dans le bac d’une imprimante. Pire : ils sont 68% à ne pas connaître les mesures simples pour éviter la divulgation de données confidentielles lors d’une impression papier.

Les chefs d’entreprise ont donc raison de s’inquiéter de la sécurité des documents !

En pratique comment faire?

  • Mettre en place de file d’attente dédiées sur les imprimantes professionnelles. Après avoir lancé l’impression depuis son poste de travail, l’utilisateur doit se rendre auprès de l’imprimante afin de composer un code secret libérant le processus d’impression.
  • Rédiger une charte des bonnes pratiques et sensibiliser les collaborateurs à cette problématique des données confidentielles fait aussi partie de la mise en place d’une politique d’impression.
  • La sécurité des impressions et des numérisations entre également dans le cadre de la RGPD

Faciliter l’impression mobile

Déplacements professionnels auprès du client, télétravail ou encore co-working, les salariés sont de plus en plus nomades et sont demandeurs de solutions d’impression mobiles. Une politique d’impression adaptée peut accompagner ces nouvelles tendances et rendre plus accessible l’impression de documents aux collaborateurs en situation de mobilité ou bien aux visiteurs de l’entreprise.

En pratique comment faire?

  • Permettre aux clients ou visiteurs de pouvoir imprimer dans l’entreprise sans entrer sur le réseau local, via un code reçu sur leur smartphone.
  • Permettre aux salariés en télé travail de lancer des impressions, qu’ils viendront libérer lorsuq’ils seront de retour dans les bureaux
  • Sécuriser les impressions sur les imprimantes extérieures à l’entreprise (en cas de déplacement professionnel par exemple) en paramétrant une demande de confirmation par mail. Il s’agit alors d’encadrer les pratiques d’impressions mobile en lien avec l’enjeu de confidentialité des documents imprimés.

Peu convaincu par cet argument? Nous vous invitons à lire notre article « Impression mobile : vous ne pourrez plus vous en passer !« .

Réduire l’impact environnemental

Aucune politique d’impression digne de ce nom ne peut faire l’impasse sur cet enjeu majeur ! En appliquant une politique d’impression globale l’entreprise s’engage pour l’environnement et réduit son impact environnemental. Car oui on peut imprimer tout en étant éco-responsable !

Comment imprimer eco-responsable ?
Ce sujet fait l’objet d’un article complet par ailleurs, mais en pratique voici les recommandations de bases :

  • Choisir du papier recyclé, trier les déchets des matériels et veiller à leur recyclage sont des décisions simples, peu coûteuses et éco-responsables.
  • Diminuer le nombre d’impression, limiter le gaspillage ou veiller sur les consommations en énergies des copieurs sont des pratiques à visée budgétaire mais aussi environnementale, qui s’intègrent aussi à ce titre dans une bonne politique d’impression.
  • Sensibiliser les collaborateurs à l’impact écologique du gaspillage papier, diffuser de bonnes pratiques écologiques constituent aussi les engagements forts au service d’une impression responsable.
  • Choisir un prestataire comme Print Value, engagé en faveur de l’environnement.

Piloter et suivre sa politique d’impression

La mise en place d’une politique d’impression est une question importante qui dépend malgré tout fortement de l’ampleur du projet initié. L’oeil extérieur ainsi que la connaissance des évolutions technologiques dont dispose un spécialiste en politique d’impression contribueront à la réussite de votre projet.

En premier lieu, celui-ci vous proposera sans doute un audit de parc pour optimiser votre gestion des impressions tout en restant vigilant sur les besoins exprimés par les différents services (communication, administration etc.).

A partir des objectifs de l’entreprise, de sa marge de progression en gestion des impressions ou encore des ressources humaines allouées à ce pilotage/ suivi, il s’agira ensuite de trouver le management le plus adapté.

Au bout de la démarche, le suivi des résultats est un étape indispensable car elle crédibilise la politique d’impression et récompense les efforts entrepris. Ce suivi doit se faire grâce à des données disponibles, des indicateurs fiables et éprouvés, et une méthodologie précise suivie fidèlement.

Nous vous suggérons de vous poser ces questions :

  • Combien de périphériques comprend mon parc d’impression? Est-ce adapté à mon activité?
  • Combien de pages sont imprimées chaque mois dans mon entreprise? Pour quel coût?
  • Quels sont les fournisseurs de mon parc d’impression?
  • Par quels moyens je préserve la confidentialité des données imprimées?
  • Quelles sont les solutions mises à disposition de mes collaborateurs pour imprimer en mobilité?
  • Quels sont les mesures en place pour éviter le gaspillage papier donc réduire l’impact environnemental de mon entreprise?

Si vous avez répondu “je ne sais pas” à au moins deux de ces questions c’est qu’il est temps de déployer une politique d’impression dans votre entreprise !

Les solutions ne manquent pas et peuvent être adaptées sur mesure à chaque entreprise, confiez-nous votre politique d’impression !

Pour aller plus loin:

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