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Impression mobile : vous ne pourrez plus vous en passer !

Le savez-vous? 1 actif sur 6 travaille à distance au moins une journée par semaine.

La confidentialité des documents imprimés lors de ces déplacements hors du lieu de travail inquiète la plupart des dirigeants d’entreprise.

Comment permettre aux collaborateurs de travailler avec plus de souplesse, tout en contrôlant les coûts d’impression et en garantissant le respect de la politique de sécurité de l’entreprise ?

Avec une solution d’impression mobile sécurisée !

Focus sur cette solution indispensable en 2019 à la productivité d’une entreprise.

Des collaborateurs de plus en plus mobiles !

Ordinateur portable, smartphone, tablette, et plus largement la tendance du BYOD (bring your own device)… en multipliant nos outils de travail, les avancées technologiques permettent à chaque collaborateur de se connecter à tout moment et en tout lieu, bouleversant ainsi les limites spatio-temporelles existantes du travail.

Via le télé-travail,  les déplacements professionnels chez un client et le recours de plus en plus fréquent aux espaces de coworking, le travail en mobilité est venu compléter, renforcer, voire se substituer à la présence physique des employés à leur poste de travail.

Selon une étude ZDNET/IDC (2015), 25% des français ont un smartphone professionnel, fourni par leur entreprise, et 16,7% des actifs travaille en dehors de leur entreprise au moins une journée par semaine.

Si la question du travail en mobilité vous passionne et se pose de manière très concrète dans votre entreprise, nous vous suggérons la lecture de cet article très fourni du Journal du net consacré aux bonnes pratiques pour mettre en place du télétravail dans votre entreprise.

L’impression en mobilité : qui est concerné?

Réponse : toutes les entreprises !

Selon une enquête menée par Quocirca, 75% des dirigeants d’entreprises soulignent que l’impression reste un support essentiel à leurs activités commerciales, et ce même à l’ère de la mobilité, et une grande majorité de reconnaître que leur salariés sont demandeurs de solutions pour imprimer en mobilité.

L’impression en mobilité regroupe en fait 3 pratiques :

  • L’impression par un collaborateur vers une imprimante extérieure (à son domicile, chez un client)
  • L’impression par un collaborateur vers une imprimante réseau mais depuis un appareil mobile (travail sur tablette)
  • L’impression par des clients, des visiteurs de l’entreprise (donc depuis un appareil non connecté au réseau) vers un périphérique interne, pratiques occasionnant souvent des dysfonctionnements du système.

Doter son entreprise d’une solution d’impression mobile répond à des enjeux de flexibilité, d’agilité et donc de productivité.

Les 4 avantages d’une solution d’impression mobile ?

  1. Pratique : elle réduit les connexions externes souvent génératrices de failles de sécurité ou nécessitant le recours au système D (clé USB…)
  2. Agile : elle améliore l’accessibilité aux ressources d’impression donc augmente la productivité d’une entreprise en lui faisant gagner du temps.
  3. Economique : elle permet de limiter les impressions sauvages, et responsabilise vos collaborateurs.
  4. Sûre : c’est un véritable atout permettant de protéger la confidentialité de vos données.

La sécurité avant tout

Prévenir c’est guérir : en proposant des solutions d’impression mobile efficaces, l’entreprise encadre les pratiques de ses collaborateurs et évite le recours individuel à des applications mobiles peu fiables ou sécurisées.

Malgré tout, la sécurité est au coeur des préoccupations des dirigeants, inquiets à l’idée d’essaimer des documents sensibles ou de générer des failles de sécurité dans leur système informatique. L’imprimante professionnelle est en effet une grande indiscrète qu’il convient de mettre en conformité avec les règles de protection des données.
Si vous souhaitez avancer en ce sens, nous vous conseillons de vous questionner : votre copieur respecte-t’il la RGPD

Proposer à vos collaborateurs une solution d’impression mobile est un choix stratégique permettant d’accroître la productivité de votre entreprise.

Les solutions actuelles sont optimisées et souples pour répondre à la moindre de vos problématiques.

Principales craintes exprimées par les dirigeants :

Je m’inquiète de la sécurité de mon réseau local et de la confidentialité des informations ?

Justement, une solution d’impression en mobilité restreint les entrées extérieures à votre réseau informatique, tout en permettant de préserver la confidentialité des documents imprimés. Voilà qui préserve votre politique de sécurité et vos engagements de confidentialité !

En pratique voici comment une solution d’impression en mobilité peut accroître la sécurité de votre entreprise :

  • En entrant un code reçu sur smartphone, vos clients et prestataires valident l’impression souhaitée sans s’inviter sur votre réseau local. Aucune intrusion, votre système informatique reste clos.
  • Votre solution d’impression mobile peut être paramétrée pour demander une confirmation par mail en cas de commande d’impression sur une imprimante extérieure au lieu de travail.
  • Il est aussi possible de mettre en place des files d’attentes sécurisées qui n’impriment qu’après saisie d’un mot de passe directement sur le périphérique de sortie. L’accès aux imprimantes est élargi mais les données confidentielles ne sont pas imprimées à la vue de tous.
  • Enfin, les impressions dites “sans contact” depuis un smartphone peuvent aussi être sécurisées afin de vous offrir un niveau de confidentialité optimal.

Je souhaite continuer à maîtriser mes coûts d’impression :

Imprimer en mobilité ne signifie pas imprimer sans compter ! Voici les options vous permettant de garder un oeil sur vos coûts.

  • Une solution d’impression mobile comprend la plupart du temps la possibilité de transposer le système des comptes utilisateurs, et donc de permettre des reporting régulier, d’analyser précisément les coûts d’impression par utilisateur, service ou à partir de chaque périphérique.
  •  Il est aussi possible de mettre en place des réglages permettant de définir des niveaux d’accès à l’imprimante donc le nombre de documents pouvant être imprimés par chaque utilisateur, mais aussi leur nature ou la possibilité de numériser…
  • Enfin, les files d’attentes ne débloquant l’impression qu’après saisie d’un code peuvent vous faire économiser les trop nombreux documents oubliés dans le bac du copieur. Opter pour une solution d’impression mobile c’est aussi lutter contre le gaspillage et réduire l’empreinte écologique de votre entreprise!

Au delà de l’impression mobile, il existe de nombreux moyens de contrôler les coûts d’impression de son entreprise : si ce sujet vous intéresse alors l’article « 3 étapes pour réduire vos coûts d’impression » est fait pour vous !

Déployer une politique globale d’impression

Afin d’accompagner ses collaborateurs sur la prise en main de cette innovation technologique, celle-ci doit être clairement intégrée dans la politique d’impression sur laquelle s‘appuie l’entreprise et qui inclut l’identification de chaque utilisateur et le suivi du recours aux imprimantes. Déployer une solution d’impression mobile constitue donc une composante importante de la politique globale d’impression que toute entreprise devrait adopter.

A ce titre, le déploiement de cette solution doit être accompagnée d’une réflexion et de l’adoption de bonnes pratiques.

Des professionnels peuvent vous aider à définir ces bonnes pratiques en vous posant les questions suivantes :

  • Qui peut imprimer des documents?
  • Quels niveaux d’autorisation pour chaque collaborateur?
  • Peut-on imprimer sur n’importe quelle imprimante, dans un lieu public, un lieu privé (comme un hôtel)?
  • Comment sensibiliser les collaborateurs à la question des documents confidentiels trop souvent laissés dans le bac de l’imprimante?
  • Quel suivi des coûts adopter?
  • Quelle volonté écologique dans la gestion des impressions?

Conclusion

Déployer une solution d’impression mobile répond donc à de nombreuses problématiques rencontrées par vos collaborateurs et clients.

Celle-ci s’inscrit dans une démarche globale, portée par une entreprise soucieuse de sa productivité et désirant disposer de solutions d’impressions souples et sécurisées.

Convaincus par les avantages d’une solution d’impression mobile?
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Pour aller plus loin:

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