Une imprimante en panne… et c’est la catastrophe !

Malgré la tendance Zéro papier qui voudrait qu’on imprime de moins en moins au bureau au profit du format numérique, force est de constater que les volumes d’impression quotidiens dans les entreprises sont encore très importants : 28 feuilles par collaborateur chaque jour, c’est énorme !

Malgré la dématérialisation de vos factures clients, des bulletins de paie de vos salariés, voire de leurs notes de frais, vous imprimez toujours, et vous n’êtes pas le seul !

Si l’impression de documents est encore indispensable dans la plupart des organisations, les usages se renouvellent malgré tout. Fini les impressions sauvages et en couleur ! Les entreprises cherchent à présent (et à juste titre) à maîtriser leur budget impression qui représenterait en moyenne 1 à 3% de leur chiffre d’affaire (source : Cabinet IDC).

Alors face à cette imprimante récalcitrante et malheureusement irréparable, ou bien lors d’un renouvellement de matériel loué, il est indispensable de choisir correctement votre future imprimante multifonction.

Le problème c’est que souvent ce changement de matériel est mal anticipé :

• Soit parce qu’il intervient brutalement dans le cas du remplacement d’une MFP en panne.
• Soit parce que les responsables achats ont rarement en tête l’échéance de leur contrat de location d’imprimante, ce qui les empêche de préparer sereinement leur renouvellement de parc.

En matière de renouvellement de parc d’impression, laissez-nous vous faire suivre le conseil suivant : “mieux vaut réfléchir avant d’agir que regretter après avoir agi” (Démocrite Ve siècle avant JC).

Que votre imprimante multifonction soit actuellement en panne, que vous vous prépariez à changer de matériel ou bien que vous souhaitiez juste être informé pour mieux maîtriser la gestion de vos matériels d’impression… vous êtes au bon endroit ! Car le choix d’une imprimante multifonction ne se limite pas à la simple interrogation : « imprimante jet d’encre ou laser? ». 

Voici nos 5+1 conseils pour choisir la future imprimante multifonction de votre entreprise !

A la lecture de cette introduction vous avez pu être gêné par l’emploi des termes “photocopieur”, “imprimante”, ou encore MFP. Si vous hésitez sur la signification de ces termes, nous vous invitons à consulter cet excellent lexique des termes de l’impression qui vous rendra incollable sur la terminologie des matériels print.

Mais si vous manquez de temps pour lire cet autre article ou bien que votre curiosité pour notre sujet est telle qu’elle vous interdit de quitter cette page, considérez que nous employons ici indifféremment les termes “photocopieurs multifonction”, “imprimante multifonction”  et “MultiFonction Printer” car ces appareils proposent globalement les mêmes fonctionnalités telles que la numérisation, l’impression, ou encore la copie”.

Conseil n°1. Questionner ses besoins

En matière de MFP comme dans de nombreux domaines, le comportement d’achat ou de location est souvent tronqué par les argumentaires de certains revendeurs.

Certains revendeurs Print sont en effet très doués pour vous vanter :

• La vitesse de copie d’un photocopieur
• La résolution d’impression d’une imprimante dernier cri
• La qualité du papier de tel ou tel enseigne
• Etc.

Ces argumentaires de vente font un grand tort à la profession car ils orientent le comportement d’achat/ de location par la présentation des fonctionnalités des matériels print.

En réalité vous comme moi n’avez aucun besoin d’entendre un discours commercial sur l’imprimante X ou Y. Ce qui vous intéresse c’est qu’on vous propose le produit qui correspond parfaitement aux besoins et contraintes de votre entreprise.

Le point marketo

Le marketing de masse apparu dans l’après-guerre c’est fini ! A cette époque les entreprises produisaient en grande quantité pour équiper tous les consommateurs. Ce faisant les stratégies marketing était orientées autour du produit et absolument pas du client… Un produit pour tous et un seul message pour tous !

L’intérêt des entreprises pour leur clientèle se développe dans les années 1970 avec la segmentation des clients, qui implique un marketing différencié. Les entreprises cherchent alors à satisfaire les besoins de certains segments de clientèles et adaptent leurs messages.

Enfin dans les années 1990, le marketing one-to-one que nous connaissons apparaît ! Organisé autour du client, il a pour objectif de proposer au client le produit qui lui convient le mieux grâce à une connaissance très fine de ses besoins. La fidélisation et la confiance sont au coeur de cette stratégie.

Revenons à nos imprimantes multifonctions…

Evidemment pour que votre fournisseur vous présente le produit qui correspond le mieux à vos besoins, il s’agit dans un premier temps de préciser ceux-ci….

Voici une liste non exhaustive de questions à vous poser :

• Avez-vous besoin d’imprimer seulement? De photocopier? De scanner?
• Quel est le volume annuel d’impressions et de copies ? La vitesse d’impression de mon dernier équipement me convient-elle?
• Quels types de documents sont imprimés ? Des plaquettes commerciales? Des documents internes?
• Quelle qualité d’impression me faut-il?
• Quel besoin ont mes collaborateurs de l’impression couleur? Qui est concerné? 
• Faut-il rendre possible l’impression en mobilité pour mes salariés?
• Quelles sont mes contraintes en termes d’espace? De nuisances sonores?
• …

Une fois les réponses trouvées nous vous conseillons de rédiger une note de cadrage et de la transmettre aux revendeurs sollicités, afin qu’ils travaillent correctement leur proposition commerciale.

Conseil bonus :

Pour simplifier le travail des revendeurs et préciser au maximum votre projet, vous pouvez tout à fait hiérarchiser vos contraintes et besoins entre besoins élémentaires/ besoins secondaires.

En un mot :

1. Méfiez-vous des présentations commerciales organisées autour de la démonstration de différents produits. Vérifiez que le revendeur a bien compris vos besoins, contraintes et objectifs avant de vous proposer quoi que ce soit.
2. Lors d’un renouvellement de parc, certains revendeurs proposent encore trop souvent de remplacer l’imprimante par un périphérique plus moderne donc plus puissant et plus rapide. Ce raccourci commercial ne vous permet pas de questionner vos besoins, or ceux-ci ont pu évoluer depuis la signature de votre dernier contrat !

Conseil n°2. Ne négligez pas le paramétrage du MFP

Une fois que vous avez affiné vos besoins, sachez qu’il est aussi possible de personnaliser les paramètres d’une MFP pour qu’elle corresponde en tous points aux usages d’impression de vos collaborateurs. En effet, pour une même multifonction il y a autant d’usages que d’entreprises qui l’utilisent !

Un paramétrage fin de votre MFP vous permet d’utiliser un appareil taillé sur mesure pour vos besoins. Bloquer des fonctionnalités, personnaliser l’interface utilisateur pour choisir des options par défaut sont des moyens d’optimiser l’utilisation de votre périphérique d’impression et de répondre à vos objectifs de diminution des coûts ou de gain de productivité.

Conseil n°3. Choisissez une multifonction largement compatible

Rien de pire qu’un appareil qui viendrait bouleverser votre infrastructure SI en place. Lors du choix de votre imprimante professionnelle multifonction soyez attentif à sa compatibilité avec vos devices et autres logiciels. Son intégration doit se faire avec souplesse !

Afin de vérifier la compatibilité de votre prochain matériel d’impression avec l’ensemble des progiciels et logiciels de votre entreprise, prenez le temps de lister ceux-ci. Vous serez probablement surpris par leur nombre !

Nous vous conseillons aussi de privilégier une imprimante multifonction compatible avec les principaux logiciels de gestion de documents*. Il est indispensable d’opter pour un équipement ouvert aux évolutions technologiques.

*Ces logiciels intelligents organisent le cycle de vie du document et prolongent donc le travail du périphérique d’impression.

Conseil n°4. Privilégiez un périphérique simple d’utilisation

Afin d’éviter une levée de boucliers générale de la part de vos salariés contre votre imprimante multifonction rutilante mais terriblement complexe à prendre en main, soyez vigilant quant à la simplicité d’utilisation du périphérique.

En préservant l’expérience utilisateur de vos collaborateurs et en comptant sur la pédagogie de votre fournisseur pour présenter à vos salariés les nouvelles fonctionnalités ou contraintes de l’appareil vous valorisez le travail de vos collaborateurs et leur prouvez que vous vous préoccupez de leurs conditions de travail.

Conseil n°5. Soyez intransigeant sur la sécurité

Savez-vous que 60% des informations personnelles sont conservées sous format papier? Et savez-vous aussi qu’une imprimante multifonction mémorise par défaut les contenus imprimés?

Vous voyez le problème?

Nous oui !

En lien avec la RGPD, les données personnelles transitant par votre imprimante doivent être sécurisées. Il s’agit donc de protéger la confidentialité des données que votre multifonction imprime, les data qu’elle enregistre, ainsi que celles éventuellement envoyées vers le Cloud.

Sans vouloir agiter à tout va l’épouvantail de la RGPD, force est de constater que les imprimantes professionnelles sont encore trop souvent le talon d’Achille des entreprises en matière de protection des données personnelles.

Comme chez Print Value on ne pointe jamais du doigt un problème sans vous fournir une solution, nous conseillons à nos lecteurs qui ne seraient pas sereins sur ce sujet de lire l’article suivant : Quelle conformité de mon copieur avec la RGPD?.

Conseil BONUS : Choisissez avec soin votre revendeur

Choisir le bon matériel d’impression est capital pour l’activité de votre entreprise; En effet, celle-ci est hautement sensible au bon fonctionnement des périphériques d’impression. Faire le bon choix de matériel c’est bien, mais encore faut-il l’acquérir auprès d’un professionnel de confiance.

La manière dont le revendeur répondra à vos interrogations et demandes constitue un très bon indicateur de son professionnalisme et du degré de confiance que vous pourrez lui accorder. Fiez-vous d’abord à votre ressenti et fuyez tout revendeur dont vous douteriez même un peu.

Vérifiez en outre la bonne santé financière de son entreprise, ainsi que sa réputation. Une simple recherche de son nom dans un navigateur de recherche peut révéler bien des surprises ! Prenez le temps de lire les avis et commentaires des clients, ils doivent guider votre choix ! Une fois votre short-list de revendeurs faite, n’hésitez pas à contacter un ou deux de leurs clients afin de recueillir leur témoignages et affiner votre jugement. N’oubliez pas qu’il est compliqué de se sortir d’un contrat de location bien ficelé !

Conclusion

Vous disposez à présent de toutes les clefs pour choisir votre imprimante multifonction ! Examinez les offres, fuyez les discours commerciaux trop agressifs et… sachez lire les contrats !

Un dernier mot pour conclure ?

Dans le secteur de l’impression on assiste à l’avènement d’un nouveau modèle économique : le MPS pour Management Print Service.

L’idée est de repenser la fourniture d’un matériel d’impression non comme une transaction mais comme un contrat. Autour de l’appareil peuvent ainsi se greffer une multitude de services comme la maintenance préventive du parc, la fourniture de consommables, des contrats de coûts à la page, le déploiement d’une politique d’impression etc.

Ces offres globales sont une bonne chose car elle simplifie la gestion des impressions en entreprise en confiant celle-ci à un prestataire externe dont c’est la profession ! L’excellent article de Brother liste d’ailleurs ces avantages. Attention, cependant car les offres MPS complexifient la lecture du marché et des produits.

Pour choisir son imprimante multifonction en toute tranquillité, faites appel à un professionnel de confiance ! Celui-ci saura comprendre vos attentes, questionner vos objectifs et vous proposer un MFP adapté à vos besoins. Confiez-nous votre projet !