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Achat ou location d’imprimante ? Professionnels, ce que vous devez choisir !

Elément incontournable de l’activité d’une entreprise, l’imprimante professionnelle, ou le copieur, photocopieur est un matériel stratégique dont l’indisponibilité en cas de panne nuit à la productivité des collaborateurs. 


Pour votre confort de lecture et la fluidité de cet article, nous emploierons indifféremment les termes copieurs, photocopieurs et imprimantes puisque les problématiques d’achat et de location se posent de la même manière pour chacun de ces périphériques. Mais si vous souhaitez devenir incollable sur les termes du secteur de l’impression, nous vous conseillons la lecture de notre lexique des matériels d’impression. De quoi sécher votre fournisseur au prochain rdv !


Mais revenons à notre article et commençons ce comparatif…

  • Comment choisir entre achat et location d’imprimante?
  • Quels conseils espérer d’un revendeur?
  • Quels sont les avantages et inconvénients de la location et de l’achat?

Qui peut m’aider à choisir mon imprimante? 

Avant tout, faites appel à un revendeur professionnel !

Une erreur souvent commise est de vouloir se passer de cet intermédiaire en traitant directement avec le fournisseur d’imprimantes professionnelles.
C’est une option peu judicieuse car seul un distributeur professionnel multi-marques peut :

  • Comprendre l’ensemble de vos besoins et contraintes et donc vous guider parmi la très grande diversité des équipements devenus hautement technologiques
  • Conseiller en toute impartialité donc vous guider parmi les différentes marques et modèles disponibles en fonction de vos besoins (noir et blanc, formats spécifiques…)
  • Obtenir des réductions conséquentes auprès des constructeurs en raison des volumes achetés et des contrats passés avec ceux-ci

En faisant appel à un distributeur professionnel, le contrat de maintenance du copieur sera évidemment conclu avec celui-ci.
Une seule précaution : vérifiez la santé financière du distributeur, son ancienneté et sa réputation (les réseaux sociaux sont très efficaces pour cela) afin de ne pas subir une rupture de contrat dans le cas d’une cessation d’activité ainsi que les garanties prévues si malheureusement cette situation devait se produire.

Si vous avez le projet de refondre votre gestion documentaire, vous pouvez aussi envisager de confier cette autre prestation à votre fournisseur print. Dans ce cas il conviendra de choisir un revendeur ayant cette double compétence.

Achat ou location d’une imprimante?

Afin d’équiper leur entreprise d’une imprimante professionnelle, nombreux sont les dirigeants à se poser la question épineuse de l’achat ou de la location.

Ces deux options comportent chacune des avantages et des inconvénients listés ci-dessous.

Achat d’une imprimante, d’un photocopieur

Avantages

  • Coût généralement inférieur à celui de la location. Cette solution est économique à la condition de ne pas tirer sur la corde donc d’accepter la nécessité de renouveler son matériel tous les 3 à 4 ans (cycle d’utilisation optimal d’un copieur)
  • L’entreprise dispose d’un équipement neuf, couvert par une garantie d’un ou deux ans, ce qui limite fortement le risque de panne donc d’interruption d’activité de l’entreprise. Il faut ajouter à cette garantie une extension pour couvrir les 4 ans
  • L’entreprise préserve son indépendance financière, en évitant d’être liée par un contrat de location de location de photocopieur.

Inconvénients

  • L’achat représente une sortie de trésorerie conséquente, difficile à supporter pour la plupart des entreprises.
  • La maintenance de l’imprimante doit être prévue et intégrée au budget global d’achat. En outre, une extension de garantie est différent d’un contrat de maintenance: attente à la hotline, beaucoup d’opérations à faire soi-même…
  • La durée de vie d’une imprimante professionnelle est de 3 à 4 ans, l’amortissement doit donc être calculé sur cette durée limitée.
  • Au delà de 3 ans les pannes se multiplient ce qui peut perturber l’activité de l’entreprise voire engendrer des ruptures dans l’activité des collaborateurs.
  • Choisir son imprimante est d’autant plus complexe qu’aucun échange n’est possible si l’imprimante ne correspond finalement pas aux besoins de l’entreprise. Le manque de souplesse est un gros inconvénient de l’achat.
  • Ne remplacer son imprimante professionnelle qu’au bout d’une durée X d’investissement c’est enfin se priver de la possibilité de profiter des innovations technologiques fréquentes qui améliorent le confort des utilisateurs, offrent de nouvelles fonctionnalités et in fine augmentent la productivité des collaborateurs.

Location d’une imprimante, d’un photocopieur

La location d’un photocopieur professionnel est l’option retenue par 90% des entreprises françaises.

Avantages

  • Si le budget global pour une location est supérieur à celui d’un achat, la location présente l’avantage de constituer une charge d’exploitation déductible directement enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise. La location d’un copieur diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle.
  • La location de copieur n’impacte pas la trésorerie en évitant une sortie importante, les coûts sont lissés sur la durée du contrat.
  • L’entreprise choisissant la location maîtrise son budget puisque le contrat de location de photocopieur comprend la mise à disposition de matériel mais aussi la maintenance. Un échéancier de factures évite les mauvaises surprises des dépenses imprévues.
  • La location d’une imprimante comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, la disponibilité de pièces de rechange donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de l’entreprise.
  • Le choix de l’imprimante est sans risque : il est toujours possible de changer de matériel en cours de contrat.
  • Le marché des copieurs évoluant rapidement : opter pour la location offre la possibilité de renouveler au cours du contrat son périphérique pour profiter de fonctionnalitées nouvelles.
  • garantit la continuité de l’activité

Inconvénients

  • Louer est une formule plus coûteuse que l’achat d’une imprimante, en moyenne ce surcoût représente 7 à 15% sur la facture.
  • En cas de location de copieur, l’entreprise est tenue par un engagement financier.
  • Il est impossible de revendre le matériel.
  • Attention aux contrats abusifs ! Lisez notre article sur les clauses qui peuvent faire grimper la note !

Conclusion

La location ou l’achat de copieur est un problème épineux sur lequel seul un expert pourra vous conseiller.
La souplesse, la maîtrise du budget et la possibilité de bénéficier des technologies récentes sont avec l’intérêt fiscal, les grands atouts de la location. A l’inverse le coût généralement inférieur, ainsi que l’indépendance financière sont les arguments en faveur de l’achat d’un photocopieur.

BONUS : Nos conseils pour obtenir le meilleur contrat possible

  • Les distributeurs sont conscients du coût supplémentaire que représente une location, il est donc souvent possible de pouvoir discuter des prix du contrat de maintenance. Pensez-y !
  • Attention à la durée du contrat : ajustez vos mensualités afin de limiter le cout mensuel du contrat. Un contrat plus long est souvent un contrat moins onéreux.
  • Soyez vigilants sur le préavis de résiliation qui ne doit pas dépasser 3-6 mois, au delà, posez vous la question du sérieux de l’entreprise. De même pour la tacite reconduction elle doit être d’un an. Au delà, renseignez vous sur la fiabilité de l’entreprise avec qui vous contractez
  • Enfin prenez le temps de bien lire le contrat avec votre conseiller clientèle. Vous devez parfaitement connaître ses caractéristiques et ce qu’il comprend (durée, livraison, installation, type de maintenance, SAV, fournitures des consommables etc.).

Encore indécis? Posez nous vos questions et réfléchissons ensemble à la meilleure solution pour vous équiper !

 

 

Pour aller plus loin:

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