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Location photocopieurs et imprimantes : ce qui fait grimper la note !

Quand on sait que la location est plus coûteuse que l’achat (avec un surcoût de 7 à 15%), on pourrait se demander pourquoi en France 90% des entreprises choisissent de louer leurs imprimantes ou photocopieurs !

Cette large tendance s’explique aisément par les bénéfices que représente la location de matériel :

  • Pas de sortie de trésorerie
  • Maîtrise du budget
  • Diminution de l’impôt sur les sociétés car la location est une charge mensuelle impactant le compte de résultat donc diminuant votre impôt sur les sociétés
  • Flexibilité pour changer de matériel
  • Rapidité d’intervention en cas de panne

(Si vous souhaitez mieux comprendre les avantages et les inconvénients de la location d’imprimante, nous vous conseillons de lire notre guide :  « Achat ou location d’imprimante? Professionnels ce qu’il faut choisir ! »

Mais savez-vous ce que comprend réellement un contrat de location de copieur/ imprimante et à quels détails faut-il être attentif avant de le signer?

Dans cet article nous revenons sur les pièges qui gonflent le prix de vos contrats de location !

Quels sont les différents types de contrat de location?

2 possibilités s’offrent à vous.

  • Contrat sans option d’achat

*Pour un besoin ponctuel : en vue d’un événement ou d’une manifestation de courte durée (salons, séminaires, showroom, chantiers…).
*Sur de la longue durée : en vue d’équiper l’entreprise pour plusieurs années. Dans ce cas le contrat doit préciser le montant des loyers, la durée de financement ainsi que la périodicité de versements (mensuelle, trimestrielle).

  • Contrat avec option d’achat

Il permet à l’entreprise de racheter le périphérique à la fin de la période de location. Dans ce cas le prix de rachat doit être fixé au moment de la signature du contrat. Ce contrat est plutôt déconseillé car vous rachetez un matériel qui est usé et qui peut rapidement devenir obsolète.

Lisez attentivement votre contrat de location imprimante/ photocopieur !

Afin de réduire la note, nous vous conseillons de lire scrupuleusement votre contrat.

Critère 1. La durée

Un contrat de location longue durée se conclue généralement pour une durée qui varie de 36 à 60 mois. Les mensualités doivent être ajustées pour limiter le coût mensuel du contrat.

Evidemment, plus la durée de remboursement est longue, plus le coût global du contrat sera important. De manière générale, nous vous conseillons de ne pas conclure de contrat dépassant 4 ans. A terme, cela vous permettra de redéfinir votre besoin, chercher éventuellement un fournisseur moins cher, et négocier de nouveaux tarifs sans être coincé avec un matériel ne répondant plus à vos besoins et dont le tarif ne peut être renégocié.

De nombreux contrats sont conclus sur la base de 63 mois (soit 5 ans et un trimestre) tout en annonçant une durée de 5 ans. Prenez le temps de regarder le nombre de trimestres mentionné !

Critère 2. La résiliation/ reconduction

Un contrat de location de photocopieur doit mentionner un préavis de résiliation qui ne doit pas excéder 3 à 6 mois. Sans résiliation de votre part, le contrat est généralement reconduit pour un an, ce qui vous permettra si vous avez raté l’échéance de résiliation de préparer la résiliation pour l’échéance de l’année suivante.

Il est impératif que la durée supplémentaire en cas de tacite reconduction ne dépasse pas 1 an. Certains contrats précisent qu’en cas de reconduction, le contrat est reconduit pour la durée initiale (soit parfois 6 ans!). Fuyez les contrats avec une telle clause !

Il est toujours possible de résilier le contrat avant son terme mais ce choix est très coûteux. L’indemnité prévue comprendra en effet le solde de loyers restant à payer, ainsi qu’une indemnité pouvant atteindre 10% du prix global.

Le refinancement d’un contrat antérieur par un nouveau fournisseur est une option séduisante, parfois pratiquée. Mais le refinancement est souvent très coûteux, posez vous les bonnes questions !

Il est donc crucial de prendre le temps de choisir son appareil et son fournisseur car résilier son contrat, bien que possible représente un surcoût conséquent et évitable.

Critère 3. La souplesse du contrat

En lisant attentivement ce que comprend le contrat (assistance, consommables etc.) vous devez vous poser la question de la flexibilité de ces éléments.

Que se passe-t-il si je fais finalement plus d’impressions couleur que prévu?

Que me propose le fournisseur si le matériel ne correspond plus à mes besoins?

S’il est toujours possible de changer de matériel ou de modifier les éléments du contrat, demandez vous à quel prix.

En cas de changement de matériel en cours de contrat, intéressez vous au détail des nouveaux loyers car certains fournisseurs ventileront le loyer restant dû sur les prochains loyers.

Critère 4. Vos conditions d’installation et de déploiement

Cela dépend des fournisseurs mais la plupart vous factureront des coûts d’installation en fonction de la configuration de votre entreprise et de vos ressources. Prêtez attention à ces coûts car ils sont souvent mal estimés lors de la signature du contrat, et ils peuvent fortement varier d’un fournisseur à l’autre.

Les conditions lors de l’enlèvement du photocopieur précédent et de l’installation du nouveau, les conditions pratiques comme la présence d’étages, l’absence d’ascenseur, le poids du matériel etc. impacteront les frais logistiques de votre nouvel équipement.

Puis lors de l’installation : le nombre de postes à relier à l’imprimante, l’existence d’un serveur interne, le paramétrage de l’imprimante/ copieur sont aussi des critères jouant sur le prix final.

In fine, la prise en main du périphérique par le service informatique (si ce dernier existe) permet d’éviter d’important frais de formation.

Enfin, sachez qu’au vu de l’ensemble de ces paramètres, un contrat de location peut tout à fait se négocier !

Et la maintenance?

La plupart du temps en plus du financement du matériel, le contrat de location d’une imprimante/ photocopieur est assorti d’un contrat de maintenance.

Cela parait évident mais soyez attentif à la durée de ce contrat : elle doit être équivalente à la durée du contrat de location afin de ne pas se retrouver sans maintenance lors des derniers mois de location.

Traditionnellement on distingue 2 types de maintenance :

  • La maintenance préventive :

Ce sont les opérations de réglages, vérifications & test, visites régulières de contrôle et d’entretien, fourniture et remplacement des pièces d’usure courante.

  • La maintenance curative :

Il s’agit des interventions en cas de panne et réparation.

Sont généralement compris dans le contrat de maintenance :

  • La main-d’oeuvre
  • Les déplacements
  • Les consommables (hors papier et agrafes)

Quelques options peuvent être ajoutées au contrat de maintenance comme la mise à disposition gratuite et immédiate d’un autre matériel en cas de panne, une assistance téléphonique etc.

Soyez attentif aux éventuels coûts cachés ! Des fournisseurs peu transparents ajouteront des frais de livraison, de connexion etc.

Calcul du contrat : c’est là que le bât blesse !

Afin de chiffrer le montant des mensualités et en prenant en compte l’ensemble du besoin (location, maintenance, coûts consommables hors papier et agrafes) 3 modes de calcul coexistent :

  • Le contrat de coût à la page qui repose sur un coût/ page négocié en amont tout en facturant au réel le nombre de page consommées.
  • Le contrat à l’utilisation qui recense dans le détail les coûts réels des consommables utilisés, puis lisse ces coûts sur une période.
  • Le contrat avec un forfait mensuel, pouvant être ajusté régulièrement en fonction de la consommation réelle.

Quel que soit le type de contrat choisi, les mensualités comprennent des parts forfaitaires couvrant la location du matériel et les services attachés (déplacement, réparation…).

Le contrat coût à la page

C’est le type de contrat le plus répandu car il permet de comparer rapidement et efficacement les devis envoyés par différents fournisseurs.

Votre contrat doit préciser plusieurs coûts à la page en fonction du type de page : couleur ou noir & blanc. Cela permet de ne payer à un prix fixé que ce qui est consommé donc d’avoir une visibilité sur le coût des impressions.

Globalement ce coût à la page oscille entre 0,006 et 0,015 pour copie en noir & blanc contre 0,06 et 0,15€ pour une copie couleur. De telles variations de coûts s’expliquent par la taille du matériel choisi : un petit périphérique aura par exemple un coût de location faible mais un coût par page élevé.

Cela peut paraître simple mais attention aux mauvaises surprises !

Certains fournisseurs proposent des coût/ copie très bas mais ajoutent un forfait disproportionné de volume de copies à réaliser par an. Précisé comme étant le volume minimum, le montant de ce forfait sera facturé même si l’entreprise a moins imprimé que prévu. Mécaniquement, le coût à la page est augmenté.

Regardez également les clauses d’augmentation annuelles. Si celles-ci sont légitimes afin de garder un équilibre économique du contrat pour les deux parties, certains fournisseurs ont une clause d’indexation qui peut faire exploser le prix du coût page au bout de 2 à 3 ans du contrat.

A l’inverse, certains fournisseurs peuvent mal estimer votre volume annuel d’impression. Or cette approximation engendrera des surcoûts non prévus !

Un conseil ? Lisez attentivement les annexes de votre contrat coût à la page !

Conclusion

Afin de maîtriser son budget impression, et éviter que votre location de copieur n’engendre des surcoûts :

  • Lisez attentivement les contrats
  • Comparez les devis de différents fournisseurs
  • N’hésitez pas à négocier !

Chez Print Value vous trouverez toujours un interlocuteur de confiance pour écouter vos besoins et vous proposer un matériel adapté à vos attentes. Nos contrats sont sans surprise, clairs et transparents, et nous prenons le temps de les lire avec vous. C’est ça un partenaire de confiance !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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