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Coûts d’impression : reprenez le contrôle en seulement 3 étapes !

Connaissez-vous le budget dépensé pour les coûts d’impression dans votre entreprise?

Si l’on s’appuie sur l’enquête menée par le cabinet IDC, 1 à 3% de votre chiffre d’affaire sont engloutis dans vos coûts d’impression. C’est considérable !

Prenons par exemple un salarié d’une PME. Chaque année on estime que celui-ci imprime en moyenne 12 000 feuilles. Evidemment ce volume d’impression exorbitant a un coût.

Bien sûr, avec la numérisation des documents, nombreuses sont les entreprises ayant fait des efforts dans la gestion de leurs impressions. Et pourtant de grands progrès peuvent encore être faits. Ainsi, une série de mesures simples peuvent vous permettre de réduire vos coûts de 30%.

Décidé à contrôler les coûts d’impression dans votre entreprise?

Lisez cet article et appliquez nos conseils !

Etape 1. Auditer pour comprendre les coûts d’impression

Si vous souhaitez changer les habitudes d’impression dans votre entreprise il est impératif d’organiser et d’accompagner ce changement afin qu’il soit un succès. Comprendre les pratiques d’impression actuelles permet de modifier les comportements et donc de réduire les coûts d’impression.

L’objectif de cette phase d’audit est de comprendre pourquoi vos coûts d’impression sont si élevés et d’agir précisément pour les réduire. Il s’agit d’analyser l’existant.

Concrètement en quoi consiste cet état des lieux ?

Nous vous conseillons de mener votre analyse sur 2 plans :

  • Le parc d’impression
  • Les pratiques d’impression

C’est en prenant en compte ces deux dimensions que vous pourrez opérer des changements sur votre écosystème d’impression et donc réduire efficacement vos coûts d’impression.

Le parc d’impression

Le parc d’impression est une grande inconnue pour de nombreux chefs d’entreprise…

Et pourtant il est possible d’optimiser la gestion de son parc d’impression !

Si les chefs d’entreprise ont globalement une idée assez juste du nombre d’ordinateurs existants dans leur entreprise, peu savent précisément combien d’imprimantes multifonction, de photocopieurs, de scanners tournent chaque jour dans leur locaux…

La raison de cette ignorance est simple : contrairement aux ordinateurs qui sont souvent achetés pour remplacer un matériel défectueux ou lors d’une embauche, les matériels d’impression sont eux achetés de manière plus désordonnée, par décision individuelle, sans réel contrôle.

Le parc d’impression est donc composé de périphériques hétéroclites, gérés par différents prestataires et couverts par des contrats de maintenance très variables. Certains matériels sont peu utilisés, d’autres trop : les taux d’utilisation sont alors très incohérents.

Du point de vue des consommables c’est encore pire : rares sont les entreprises à connaître précisément le budget annuel qu’elles dépensent dans l’achat de ces consommables d’impression. Entre les stocks de consommables achetés “en prévision” puis oubliés, et les coûts par page qui varient sur chaque matériel et en fonction du fournisseur, c’est le flou total !

Les pratiques d’impression

Concernant les pratiques de vos collaborateurs il est indispensable de leur laisser la parole : vous serez surpris de constater à quel point les habitudes de travail et d’impression peuvent être étranges voire irrationnelles !

Rappelez vous néanmoins que vous cherchez à comprendre les usages de vos collaborateurs afin de les changer tout en respectant au maximum la manière dont il s’acquittent de leurs tâches. Sachez écouter sans juger afin de recueillir l’information la plus juste possible.

En pratique comment faire?

Entourez vous de vos responsables achat et informatique (ou de vos collaborateurs en charge de ces services) et tâchez de répondre aux questions suivantes :

  • Combien avons-nous d’imprimantes? De photocopieurs? De scanners? Où se trouvent-ils?
  • Quels sont leurs taux d’utilisation?
  • Quel est le volume de pages imprimées mensuellement? Pour quel coût de consommables?

Il faut ensuite questionner vos collaborateurs sur les habitudes d’impression :

  • A quels matériels avez-vous accès?
  • De quels matériels avez-vous besoin? Dans quel but?
  • A combien estimez-vous votre volume d’impression par mois?
  • Avez-vous des besoins spécifiques d’impression (grammage papier, couleur, grand format etc.)

Attention : ces listes de questions sont loin d’être exhaustives !

Etape 2. Rationaliser son parc

Une fois votre audit documentaire réalisé, vous devez avoir une cartographie précise de :

  • Vos équipements
  • Vos contrats
  • Vos budgets de consommables

L’objectif est à présent de rationaliser tout cela afin de mutualiser et diminuer les coûts.

Voici nos pistes :

Optimiser les équipements

Réduire le nombre de périphériques et les remplacer par une imprimante multifonction (un matériel peut tout à fait être utilisé par 5 à 10 collaborateurs).

Supprimer au maximum les imprimantes personnelles qui encombrent les locaux et engendrent des surcoûts (faible rendement, réparations plus coûteuses etc.).

Décider d’externaliser les impressions spécifiques si celles-ci sont très ponctuelles.

Adapter son matériel (imprimante laser ou jet d’encre) en fonction de son utilisation : les imprimantes laser sont plus chers à l’achat mais engendrent des coûts d’utilisation moins élevés que les imprimantes jet d’encre.

Réunir ses contrats

Confiez la gestion de l’ensemble de votre parc à un seul fournisseur. Négociez un nouveau contrat global.

Choisissez des contrats complets incluant la maintenance et la fourniture des consommables afin d’enregistrer ces budgets en dépenses d’exploitation dans votre compte de résultat.

Optez pour des contrats MPS : ces contrats “intelligents” incluent des logiciels de gestion des impressions en plus du matériel. Idéal pour maîtriser ses coûts !

Réduire le coût de vos consommables

Paramétrer les pilotes d’impression pour que le périphérique imprime par défaut en noir & blanc et recto/ verso, voire en mode brouillon.

Remplacer certains périphériques par des matériels plus récents et performants donc moins gourmands en énergie.

Négocier le prix des consommables avec votre fournisseur.

Monitorer le coût des impressions afin de garder une vision juste et globale de ce poste de dépense.

Etape 3. Éduquer aux bonnes pratiques

Vous aurez beau optimiser votre parc d’impression, si vos collaborateurs ne sont pas impliqués dans votre démarche de réduction des coûts d’impression, il est peu probable que vous fassiez des économies.

 Pourquoi?

Tout simplement parce que vos collaborateurs ne paient pas de leur poche les consommables.

Sans forcément abuser de l’impression, il n’ont souvent aucune idée du coût mensuel des impressions qu’ils lancent. Aujourd’hui peu sensibilisés à la question des coûts d’impression, il ne tient qu’à vous de les y intéresser !

A partir de votre audit documentaire et des questions posées, définissez une liste des bonnes pratiques d’impression. Cette liste doit être adaptée à votre activité, et aux besoins de vos collaborateurs.

Des exemples de pratiques à encourager :

  • Avant chaque impression, se demander où terminera le document imprimé (à la poubelle ou archivé?).
  • Être vigilant lors de l’impression de documents sous des formats particuliers (tableau Excel par exemple) car les essais successifs pour imprimer correctement gaspillent de gros volumes de papier et d’encre.
  • Visualiser le document avant impression afin d’exclure éventuellement des images ou des paragraphes sans utilité.
  • Privilégier les impressions multiples sur 1 page quand cela est possible.
  • Éviter d’imprimer des contenus copiés depuis une page web (qui engendre une surconsommation de consommables pour un résultat médiocre)


Cette liste de bonnes pratiques doit pouvoir évoluer tout en restant claire et concise. Elle est une étape dans l’éducation de vos équipes aux bonnes pratiques d’impression : il vous faudra mener régulièrement des actions ponctuelles de sensibilisation afin de les répéter.

En restant à l’écoute de vos collaborateurs sur leurs problématiques et process, nul doute que ceux-ci modifieront leurs pratiques d’impression… au fur et à mesure !

Conclusion

Changer les pratiques d’impression dans son entreprise est un travail long et exigeant mais qui vous permettra de réaliser de substantielles économies sur ce poste de dépense.

Armez-vous de patience ! Auditer, rationaliser et éduquer sont les 3 étapes indispensables pour maîtriser ses coûts d’impression.

Si vous souhaitez aller plus loin, il existe de nombreux logiciels de gestion des impressions qui peuvent vous aider à systématiser les bonnes pratiques et à mieux monitorer vos coûts.

Si vous êtes décidé à diminuer le budget de vos impressions, il ne vous reste plus qu’à vous lancer !

Bien sûr si la tâche vous paraît trop ardue il est toujours possible de confier votre projet à un expert des solutions d’impression, celui-ci pourra réaliser en externe un audit d’impression de votre entreprise, puis préconisera des mesures efficaces et adaptées afin de réduire vos coûts d’impression.

Ajoutons que la neutralité d’un prestataire externe à l’entreprise pourra permettre de questionner plus facilement les habitudes et pratiques de vos collaborateurs, et que son expertise sera un atout pour convaincre vos salariés de changer leurs pratiques.

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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