La dématérialisation des factures clients BtoG (Business to Government) a été progressive :

Au 1.01.2017 les grandes entreprises fournissant l’Etat étaient obligées de choisir la facture client dématérialisée.  

Au 1.01.2018 l’obligation s’étend aux ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire)

Au 1.01.2019 les PME sont concernées

Au 1.01.2020 les micro-entreprises devront elles aussi mettre en place la dématérialisation des factures clients destinées à l’Etat et à ses administrations.

Objectif : 100% des factures électronique BtoG en 2020 !

L’Italie est allée encore plus loin et a annoncé à l’été 2018 vouloir imposer la dématérialisation des factures clients pour toutes les entreprises, même en relation BtoB. Fini les factures au format papier ! La France serait bien inspirée de vouloir faire de même…

Réduire ses coûts

Editer une facture client en format papier coûte environ 8 euros à une entreprise. Voici comment se décompose le coût :

• Préparation/ facturation/ comptabilisation : 0.30€
• Affranchissement : 1.20€
• Paiement/ rapprochement bancaire : 0.50-2€
• Archivage : 0.80€
• Suivi des relances client : 0.80€
• Gestion des litiges : 2.40€
• Impacts trésorerie : 2€

Editer une facture sous format électronique est bien plus économe ! Environ 5 euros. Et concernant la dématérialisation des factures fournisseurs les gains financiers sont bien plus importants…

Le ROI de la dématérialisation des factures clients se définit comme le ratio entre les économies faites et le coût de la solution de dématérialisation. Pour une entreprise éditant 5 000 factures papier par an, les coûts annuels des factures clients papier sont de 40 000 euros, contre 25 000 avec la facture électronique. Si la solution de dématérialisation coûte quelques milliers d’euros elle sera amortie en un trimestre environ.

Accélérer la saisie et limiter les retards de paiement

Editer une facture électronique est bien plus rapide qu’éditer une facture client sous format papier.  L’impression, la mise sous pli, l’affranchissage et la remise à la poste prennent en effet un temps considérable

La dématérialisation des factures clients permet aussi de réduire de 12% les retards de paiement. En 2018, le retard moyen de paiement des factures éditées par les PME est passé à 11,5 jours contre 14,4 jours en 2017. Soulignons malgré tout qu’un retard de 15 jours de paiement pèse sur la trésorerie du fournisseur : le coût oscille entre 2 et 10€.

Les retards de paiement représentent un report à gagner de 16 milliards d’euros pour les PME françaises en 2016, de quoi mettre en péril les trésoreries !

Simplifier la relation client

Parfois peu enthousiastes au départ, les clients recevant une facture dématérialisée sont vite conquis par ce nouveau mode de facturation : transparence, suivi précis du processus de validation, traçabilité des interventions, réduction des erreurs et litiges sont les atouts plébiscités de la dématérialisation des factures clients.

Une facture au format électronique est un document édité, envoyé, reçu puis archivé sous forme électronique. C’est le mode d’émission et de transmission qui définit le caractère électronique ou non de la facture client.

Une facture au format papier peut donc prendre 3 formes :

• une facture client créée et remplie à la main, puis envoyée
• une facture éditée sous forme informatique puis imprimée pour envoi
• une facture éditée par papier, envoyée puis numérisée

Pour être valable en cas de preuve, la facture électronique doit être « fiscale » et répondre à un certain nombre de conditions.

Condition 1. Les mentions obligatoires apparaissent correctement

Comme pour les factures au format papier le numéro de la facture, sa date d’émission, l’identité du client, les montants HT et TTC etc. doivent apparaître clairement.

Condition 2. L’authenticité de son origine, la lisibilité du document et son intégrité sont attestés

Pour répondre à cette obligation la facture électronique doit avoir été éditée dans un format non modifiable (PDF par exemple) puis signée électroniquement au moyen d’un outil dédié, on parle alors de facture non structurée; ou bien émise et transmise via un EDI (Echange de Données Informatisées) dans ce cas la facture fiscale est dite structurée.

Aujourd’hui la piste d’audit fiable est une nouvelle manière de rendre probatoire les factures électroniques : cette nouvelle voie suppose la mise en place de contrôles internes organisés et permanents sur les factures électroniques non sécurisées. L’entreprise doit pouvoir documenter la chronologie des processus et des contrôles associés.

Condition 3. Le respect d’une durée de conservation

Les factures électroniques structurées ou non doivent être conservées 6 ans au regard du droit fiscal. Le droit comptable exige lui que ces factures électroniques soient conservées 10 ans.

Condition 4. Le client doit avoir donné son accord pour recevoir ce format de facture

Il ne suffit pas d’informer ses clients de son choix d’opter pour la dématérialisation des factures. Votre client doit avoir accepté ce nouveau mode de facturation et formalisé son accord. Notons cependant qu’en 2020, toutes les entreprises seront contraintes d’accepter les factures électroniques venant de leurs fournisseurs, cette condition n’aura donc plus lieu d’être.

Zeen e-FACTURE est une outil de dématérialisation des factures clients qui s’intègre à la  solution de GED Zeendoc.

Un fonctionnement simple : le collaborateur en charge de l’édition des factures : 

• Crée une facture PDF ou via son logiciel métier

→ Celle-ci est automatiquement transférée vers la solution GED Zeendoc*

*qui archive la facture électronique et facilite sa consultation, son échange…

•  Le collaborateur l’envoie par mail à son client

→ et ce dernier la récupère via un lien sécurisé

Les atouts de la solution Zeendoc / Zeen e-FACTURE :

• Traçabilité totale du processus

Le suivi de la facture, de son édition à sa réception en passant par les éventuelles corrections se fait en temps réel. 

• Risque d’erreur nul

Les tâches de saisie sont limitées, les adresse mail ou physiques s’intègrent automatiquement…

• Respect des contraintes légales

Lorsqu’une facture est déposée sur Zeendoc, celle-ci est indexée et classée ce qui permet de retrouver rapidement les modalités de cette facture électronique, et donc de justifier l’ensemble de la transaction (du devis au bon de livraison en passant par le bon de commande) ce qui répond à l’exigence de la piste d’audit fiable.

• Gains de productivité

En automatisant les tâches chronophages de traitement et suivi des factures, en limitant les erreurs de saisie et en accélérant la diffusion de celles-ci, Zeen e-FACTURE simplifie le travail des collaborateurs, augmente leur productivité et améliore la satisfaction client.

Zeendoc propose aussi un outil de signature électronique certifié RGS** et un archivage à valeur probatoire grâce à son partenariat avec CDC-Arkhinéo.

Enfin, Zeendoc a mis en place un connecteur vers la plateforme Chorus Pro utilisée pour facture les institutions. Cette passerelle permet d’envoyer directement ses factures clients depuis Zeendoc vers cette plateforme Chorus Pro.