E-reporting, archivage… toutes les obligations de la facture électronique.
Vous le savez, la facture électronique sera bientôt obligatoire pour toutes les transactions BtoB. P...
La gestion documentaire des entreprises est catastrophique !
Les factures et contrats clients sont perdus, des doublons sont créés, nul ne s’y retrouve…l’entreprise se noie dans ses documents.
Mettre en place une solution de GED simplifie la gestion des documents car elle automatise le traitement de chaque fichier, et ce sur plusieurs étapes de son cycle de vie :
Création et classement —> Modification —> Validation —> Utilisation, partage et gestion des accès —> Conservation —> Destruction
Concrètement une solution de GED organise les documents vivants (dits chauds) en lisant les éléments de chaque fichier de l’entreprise. Cette somme de données (le nom de l’utilisateur qui a créé le document, les modifications ultérieures et validations successives etc.) sont des métadonnées qui servent ensuite à indexer et classer le document.
Le classement des documents se fait selon une architecture dynamique et intelligente : un même document est accessible par plusieurs chemins de recherche. Une facture, par exemple, peut être retrouvée dans le fond documentaire via son numéro d’enregistrement, le nom du client, la nature du matériel vendu etc. Une flexibilité qui facilite le travail collaboratif et fluidifie l’accès aux documents dans l’entreprise.
La GED est une solution efficace pour limiter la perte de productivité et le coût onéreux de la recherche de documents. Et grâce à la numérisation des documents et à leur disponibilité immédiate, il est moins coûteux de produire un document en version numérique facilement accessible ensuite, que de créer un document papier puis de perdre du temps à le rechercher ensuite.
L’intérêt de recourir à la GED réside dans l’accessibilité des documents.
Pour mieux comprendre l’attrait de la GED, voici quelques-uns des bénéfices attendus par l’utilisateur :
En devenant votre base documentaire unique et partagée, la GED permet la dématérialisation et le partage de certains documents administratifs, donc de certains process.
C’est une étape préalable et complémentaire à la dématérialisation de vos documents et processus !
Concrètement avec une GED il est possible de :
La dématérialisation des factures permet de les éditer plus rapidement, de les transmettre immédiatement aux clients, et donc d’être payé plus rapidement. Réduisez les coûts et les délais de paiement, tout en respectant le cadre juridique normalisant les factures.
Ajouter les factures (électroniques ou numérisées) reçues à une base de données, organiser le versement de celles-ci vers un logiciel comptable et limiter le stockage des factures sous format papier : c’est possible !
La centralisation des notes de frais simplifie la gestion de celle-ci : les justificatifs sont photographiés et transmis en un clic par le salarié au service comptable, qui contrôle puis effectue le remboursement. L’outil peut même se charger de générer les écritures comptables!
Documents numériques ou numérisés, l’archivage se simplifie avec un logiciel de GED. Il suffit d’organiser le versement de vos documents, ce qui permet de retrouver facilement les fichiers tout en sécurisant ceux-ci.
Une solution de GED simple et efficace coûte quelques milliers d’euros par an : la qualité et la robustesse ont un prix ! Dans le cas d’un abonnement Cloud (donc d’une solution de GED en open source) cette dépense peut être considérée comme une dépense d’exploitation et s’enregistre donc dans le compte de résultat.
En plus des économies de traitement et des gains de productivité, une solution de GED peut aussi faire économiser les dépenses allouées au stockage des documents (espace ou matériel facturé annuellement).
Chaque entreprise est unique, donc chaque projet GED est différent. Le marché des solutions de GED est en plein essor et a attiré de nombreux entrepreneurs : attentions aux solutions trop récentes ou à des prix trop bas…
La responsabilité du fournisseur en cas de panne, le niveau de sécurité dont il entoure les documents, ou encore la réversibilité du contrat sont des points très importants lors du choix d’un prestataire de solution de GED. Le fond documentaire d’une entreprise représente sa base de travail, son patrimoine historique, et la justification de ses activités au regard de la loi. Tout cela a une grande valeur et ne doit pas être confié à n’importe qui !
Choisir un fournisseur de confiance garantira le succès de votre projet GED !
Vous avez besoin d’être plus performants au quotidien et de faire gagner un temps précieux à vos collaborateurs ?
Print Value vous accompagne et vous conseille dans le déploiement de la solution de GED la plus adaptée à votre besoin.
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Parc de copieurs mis en place rapidement, outil de gestion électronique de document qui fait gagner un temps précieux. Très bonne expérience, société sérieuse que je recommande vivement.
L’équipe est très réactive. J’ai envoyé un mail pour un problème d’imprimante laser. Moins de 10 minutes après je recevais un appel d’un conseiller très sympa qui a su m’apporter la réponse par téléphone. Je n’hésiterai pas à faire appel à eux à nouveau !
Prestataire de qualité, loin des clichés des vendeurs de copieur. Prestations au juste prix, techniciens fiables, aimables et efficaces. Je recommande chaudement après avoir connu plusieurs déboires depuis quelques années avec d’autres intervenants du secteur.
Rigueur dans la prise en charge du problème: trois photocopieurs à réparer. Devis détaillé reprenant clairement ce que j’avais exposé comme problème, avant travaux. Confirmation par mail. Visite du technicien. LE TOUT BOUCLE EN 48 HEURES. Le technicien ? Retenez ce prénom: Rajesh. Très sympathique et passionné par son métier. Des vrais pros surtout pour du XEROX, difficiles à trouver. Bravo 5/5
Voici maintenant plus de 3 ans que mon entreprise travaille en partenariat avec PRINT VALUE et nous sommes très satisfaits de leur prestations. Nous renouvelons tous les ans nos contrats. Nadine SCHIOPPA (pour ne pas la nommer) est très à l’écoute de nos besoins et très réactive.
Les techniciens sont également très compétents et agréables. Le professionnalisme est toujours au rendez-vous. Je ne peux que conseiller de faire appel à cette entreprise de taille humaine ayant la capacité et les ressources de certaines autres bien plus connues…
Bonjour,
Merci pour la mise en fonction de la canon C250
Très bon service professionnel