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Ce que vous devez impérativement savoir avant de dématérialiser la gestion de vos notes de frais !

La gestion des notes de frais…

Rares sont les tâches qui déclenchent aussi peu d’enthousiasme parmi les chefs d’entreprise ou les responsables. C’est LE sujet qui donne lieu à d’interminables négociations, qui nécessite des dizaines d’aller-retour entre les services, et dont le traitement ne satisfait jamais personne. Bref, c’est le sujet qui fâche vos collaborateurs avec le service comptable.

Malheureusement, ces notes de frais sont une réalité pour de nombreuses entreprises, et tendent même à gagner du terrain. En cause la réduction des temps de transport qui encourage à multiplier les déplacements professionnels, la baisse du coût de certains moyens de transport, ou encore la concurrence acharnée entre entreprises qui réduit à peau de chagrin la fidélité des clients, et oblige les commerciaux à sillonner les routes pour emporter des contrats clients.

Selon le cabinet Witu, les notes de frais concernent 88% des salariés français, soit 22 millions de collaborateurs, tout de même !

Or ces dépenses professionnelles atteignent en moyenne 2322€ par an et par salarié (Source : éditeur Expensya) ce qui porte la note de frais annuelle française à… 51 084 000 000€.

Selon un sondage réalisé par Opinion Way pour Concur en 2017, chaque salarié passerait en moyenne 27 minutes à traiter une note de frais. Pour les collaborateurs contraints de se déplacer régulièrement, cela peut donc représenter une journée par mois !

Au vu de ces chiffres on comprend aisément que la gestion des notes de frais constitue un réel enjeu de productivité pour les entreprises. Or certains éditeurs de logiciels boudent celle-ci, préférant se consacrer uniquement à la simplification de documents plus “nobles” comme les factures clients, les contrats commerciaux etc.

Or ce n’est pas parce que ce document est traité et échangé en interne que sont traitement doit rester une activité rébarbative et chronophage !

Pour simplifier la gestion des notes de frais, l’option la plus aboutie reste la dématérialisation. Celle-ci consiste à dématérialiser la procédure et les documents d’une demande de remboursement. Et les atouts de la dématérialisation des notes de frais sont nombreux !

Pourquoi dématérialiser la gestion des notes de frais?

3 raisons sont fréquemment invoquées en faveur de la centralisation et de la dématérialisation des notes de frais.

Avantage 1.
La dématérialisation des notes de frais pour se consacrer à des projets plus importants et pour réduire les coûts

Nous l’avons précisé plus haut : un salarié passe en moyenne 27 minutes à faire une demande de remboursement de frais professionnels. Or 73% des salariés effectuent ces tâches sur leur temps de travail. Evidemment, ce temps passé se fait au détriment de tâches plus importantes, à plus haute valeur ajoutée, et donc nuit à la productivité de vos collaborateurs.

D’ailleurs, ce temps perdu agace fortement les cadres qui sont 60% à trouver le système de traitement trop complexe. Et quand ils sont tenus d’effectuer eux-mêmes le calcul de la TVA, c’est la goutte d’eau qui fait déborder le vase !

En face du salarié mobile, le service comptable passe aussi un temps fou à collecter les informations, demander des précisions, traiter les demandes et les archiver. La vérification minutieuse des montants qui s’apparente à du “flicage” mais permet d’éviter toute déclaration erronée à l’Urssaf mobilise aussi l’énergie de tout le service.

Au vu du temps passé, le traitement d’une note de frais coûte 53 euros à une entreprise ! (Source : étude réalisée par HRS et la fondation GBTA en 2015)

Or ce temps passé ne concerne que le traitement, l’enregistrement des notes de frais. Les services comptables débordés ont ainsi rarement le temps d’analyser les dépenses de frais professionnels. Or ce pilotage des dépenses permettrait de mettre en place des solutions pour optimiser les postes de frais professionnels les plus importants (définir des barèmes de remboursement, dresser une liste d’hôtels autorisés, négocier des tarifs de location de voiture etc.).

Le stockage physique des documents relatifs à la gestion des notes de frais est aussi un réel enjeu financier pour les entreprises.  

Or, l’archivage physique de ces documents n’est plus obligatoire depuis le 31 mars 2017. Depuis cette date, la loi autorise les entreprises à jeter les justificatifs papier (tickets et factures) à condition d’avoir correctement numérisés ceux-ci. Afin qu’ils soient considérés comme valables par l’Urssaf ou l’administration fiscale, ces justificatifs numérisés doivent être parfaitement lisibles et identiques aux originaux, enregistrés au format PDF, horodatés et scellés par une autorité de certification et conservés dans un espace sécurisé.

Certes tout cela peut paraître contraignant mais la plupart des fournisseurs de solutions de gestion de notes de frais sont rodés à ces problématiques. Et quand on pense aux dizaines de milliers de tickets de caisse, et factures stockés dans des classeurs on comprend que l’archivage électronique va nous permettre de faire bien des économies. Notons aussi que le format électronique est bien moins altérable que le format papier, ce qui offre des garanties supplémentaires de sécurité en termes de durée de conservation.

Avantage 2.
La dématérialisation des notes de frais pour éviter les oublis, erreurs ou fraudes

On l’ignore souvent mais les notes de frais salées ne sont pas uniquement le fardeau des entreprises. Nombreux sont en effet les salariés à payer de leur poches certains frais professionnels ne pouvant produire de justificatifs ou ayant oublié de faire une demande. Une étude réalisé en 2015 estime que chaque année un salarié supporte un coût de 212€ de notes de frais non remboursées.

Car un mois de déplacements professionnels peut représenter une sacré paperasse !

Si certains cadres peuvent s’appuyer sur une aide en interne pour traiter ces demandes de remboursement, la plupart des salariés se débrouillent par eux-mêmes. Et les erreurs sont fréquentes… 1 note de frais sur 5 comporte au moins une erreur.

  • Si l’erreur est détectée, alors pas de problème. Sachez quand même qu’une correction sur une note de frais fait grimper le coût de gestion de celle-ci de 48€ !
  • Si l’erreur n’est pas détectée, alors le coût de traitement de la note de frais ne varie pas, mais en cas de contrôle de l’Urssaf, les pénalités peuvent être lourdes…

La fraude comme erreur intentionnelle de la part des salariés est un thème souvent sous-estimé. Entre petits arrangements et sport national dans certaines entreprises, la fraude aux frais professionnels représenterait environ 7 millions d’euros par an en France, soit 700 euros par collaborateur. Les TPE et PME seraient les entreprises les plus touchées.


Attention : l’inventaire ci-dessous n’a pas vocation à donner des idées à des salariés peu scrupuleux, mais bien à alerter les chefs d’entreprise sur les principales méthodes de fraudes… Nous déclinons toute responsabilité en cas de mauvais usage de cette liste.

Se faire rembourser tardivement des frais professionnels déjà remboursés, flirter sans arrêt avec les montants autorisés, gonfler son salaire grâce à des indemnités kilométriques lors de déplacement peu justifiés, ou encore inviter généreusement une tablée d’amis puis rendre illisible l’heure du repas… sont les pratiques frauduleuses les plus répandues.


De la petite fraude avec le film à la demande facturé par l’hôtel, aux gros abus avec le surclassement permanent : tous sont dans le viseur des entreprises. Pour 77% d’entre elles, la fraude aux frais professionnels représente “une grande préoccupation (Source : société Captio).

Automatiser, dématérialiser la gestion des notes de frais facilite la saisie par le collaborateur, évite la plupart des erreurs tout en permettant une plus grande transparence dans le traitement des demandes.

Avantage 3.
La dématérialisation des notes de frais pour en simplifier le traitement

Véritable corvée, perte de temps considérable, pour 68% des salariés, la gestion des notes de frais sous format papier plombe le moral et la productivité de vos collaborateurs.

La dématérialisation des notes de frais permet de réduire les temps de traitement de celles-ci : en moyenne de 28% ! Pour le service comptable, les demandes affluent en temps réel et peuvent être traitées rapidement. Or, les retards de remboursement des frais professionnels pèsent sur la motivation de la plupart des salariés et créent des tensions entre les services.

Si ces 3 raisons ne vous ont pas convaincu par la dématérialisation des notes de frais nous vous conseillons de lire notre article spécifiquement consacré à la nécessité de dématérialiser les notes de frais dans son entreprise.

Si vous nous suivez toujours, vous êtes à présent convaincus de l’importance d’automatiser la gestion des notes de frais via leur dématérialisation. Voici à présent ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans ce projet ambitieux mais terriblement utile à votre organisation interne.

Vos salariés vous remercieront !

Selon un récent sondage Opinion Way, 59% des entreprises fonctionnent encore sans outil de gestion des notes de frais.

Or, 95% des salariés travaillant dans une entreprise ayant dématérialisé la gestion des notes de frais avouent être satisfaits de ce mode de fonctionnement. Dans les entreprises n’ayant pas encore franchit le pas, 83% des salariés aimeraient que leur entreprise se dote d’une telle solution, dont 28% qui y seraient même “très favorables”.  Enfin un changement qui plaira à vos collaborateurs !

La possibilité d’être remboursé même si le justificatif papier est égaré est le premier avantage décrit par les salariés (40% d’entre eux). La simplicité d’utilisation, le gain de temps et la rapidité de remboursement sont aussi les arguments plébiscités par les salariés pour défendre la gestion des notes de frais dématérialisée.

Pour retrouver les résultats de cette excellente enquête menée par Opinion way nous vous encourageons à consulter l’édifiante infographie réalisée par le cabinet.

A présent convaincu que la dématérialisation des notes de frais prouvera à vos salariés que vous êtes un patron sympathique et à l’écoute, vous vous demandez probablement : “tout cela c’est bien gentil, mais concrètement comment fonctionne un outil d’automatisation des notes de frais?

Comment fonctionne un outil de dématérialisation des notes de frais?

Tout simplement. En 1 clic !

Globalement, l’ensemble des solutions d’automatisation des notes de frais présentes sur le marché fonctionne de la même manière.

Pour le salarié c’est très simple : il photographie en temps réel son justificatif (facture, ticket etc.) et le transmet en un clic au service comptable. Il n’a plus qu’à attendre le remboursement !

Du côté du service comptable l’outil envoie une notification signalant une nouvelle dépense professionnelle. Après un contrôle du justificatif, la demande de remboursement est enregistrée et les montants sont automatiquement transférés sur le compte du salarié. Certains outils permettent même de générer les écritures comptables avec l’affectation sous les numéros de compte !

Et maintenant, comment choisir mon fournisseur?

Bravo pour votre enthousiasme ! Vous voilà prêt à simplifier grandement une procédure interne pesante et chronophage !

Mais parce que chez Print Value nous n’aimons pas vous laisser désarmé face aux redoutables commerciaux de certains éditeurs de logiciels, nous souhaitons vous fournir deux conseils quant au choix de votre fournisseur de solution de gestion des notes de frais.

  • Le fournisseur doit être certifié

A la lecture du fonctionnement de l’outil, tout paraît simple ! Pour un éditeur de logiciel rien de bien compliqué dans l’envoi d’une photo, l’instruction de la demande et l’autorisation de virement.

Mais vous le savez, le diable se cache dans les détails…

L’enjeu est que votre prestataire va être garant de l’archivage et de la sécurité des données. Car une fois la demande de note de frais traitée, la solution doit conserver une trace de la demande pendant 10 ans, afin de pouvoir la produire en cas de contrôle.

Autant organiser un workflow de validation d’une note de frais n’est pas sorcier. Autant certains éditeurs ne peuvent aujourd’hui fournir de garanties suffisantes quant à la sécurisation des documents ! La numérisation de la note de frais doit aussi répondre à des règles bien précises empêchant son altération.

Par conséquent : n’hésitez pas à poser la questions aux différents fournisseurs qui vous feront des devis. Cette question est primordiale sur toutes les autres. Préférez aussi une solution éprouvée, robuste, à une solution trop inédite qui n’offre pas un retour d’expérience suffisant.

  • Le fournisseur doit vous proposer d’accompagner ce changement en interne

A nouveau, sans vouloir faire de certains cas d’éditeurs une généralité (et parce que chez Print Value on pense que la complémentarité de nos compétences crée la satisfaction client), il est important d’être correctement accompagné par votre fournisseur pour le déploiement de votre solution.

Car si les salariés sont globalement en faveur de la gestion dématérialisée des notes de frais, cela ne signifie pas pour autant que la transition se fera sans heurts. Aussi ergonomique que soit la solution, tous vos collaborateurs n’auront pas la même aisance pour la prendre en main.

Il convient donc, avec l’appui du fournisseur de solution, d’informer les salariés de ce projet, de répondre aux inquiétudes, de décider d’une date d’implémentation, et de continuer à répondre aux questions et d’être attentif aux remarques. Choisir un prestataire qui vous accompagnera sur l’intégralité de votre projet c’est mettre toutes les chances de son côté pour réussir celui-ci !

Conclusion

A présent, vous voilà prêt à déployer une solution de gestion des notes de frais dématérialisée dans votre entreprise. Parfaitement au point sur les avantages et le fonctionnement d’une telle solution, vous disposez à présent des clefs pour choisir votre fournisseur !

Si vous hésitez encore sur l’opportunité d’une telle solution pour votre entreprise, ou si l’idée de vous tromper de fournisseur vous tétanise, nous sommes à votre disposition pour écouter vos besoins, vous conseiller et vous rassurer sur votre projet. N’hésitez pas à nous appeler !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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