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L’impression mobile sans rien changer !

Ah les imprimantes de bureau…
Souvent en panne, sujettes aux bourrages papier, longtemps encombrantes… leur ronronnement rythment nos journées de travail depuis les années 1980 !

Régulièrement critiquées, plus rarement bannies, au nom d’une politique Zéro papier, les imprimantes professionnelles résistent et perdurent dans tous les couloirs des entreprises.

Il faut dire que l’impression est une pratique encore largement répandue : en moyenne, un salarié français imprime 28 feuilles par jour. Certes c’est trop, mais il est utopique de penser qu’une entreprise puisse se passer entièrement de papier. Ne serait-ce que parce que de nombreux documents doivent être affichés au format papier, et ce même dans les TPE !*


*Les consignes générales de sécurité, les textes sur l’interdiction de la discrimination, ou encore les informations relatives aux horaires de travail et aux congés, sont certains documents devant obligatoirement être affichés dans une entreprise française, y compris dans les TPE et micro-entreprises ! Il est sans doute temps d’investir dans un tableau d’affichage en liège et de vous mettre en conformité ! A bon entendeur…


Sans supprimer totalement les imprimantes et autres copieurs de nos locaux, il est évident que nous pouvons mieux faire en matière de contrôle des impressions. Les entreprises ont bien compris cet enjeu de maîtrise des impressions et proposent désormais à leurs salariés des solutions pour imprimer plus raisonnablement. Elles sont par exemple de plus en plus nombreuses à se doter de logiciels de gestion des impressions.

En parallèle de cette prise de conscience, les entreprise sont confrontées à des besoins d’impressions inédits de la part de leur salariés, en lien avec de nouvelles formes de travail. Le télétravail, la multiplication des déplacements professionnels dans certaines professions, ou encore la tendance BYOD (Bring Your Own Device) qui consiste pour un salarié à travailler depuis n’importe quel support (tablette, ordinateur, smartphone) ont brouillé le sacro-saint paradigme 1 ordinateur connecté à une imprimante dans 1 bureau. Il était temps de renouveler les pratiques d’impression et de permettre l’impression à distance.

En effet, pendant des décennies l’impression n’était possible qu’à travers un ordinateur connecté au réseau local de l’entreprise, accueillant lui même différents périphériques d’impression. Avec le développement des technologies sans fil (Bluetooth, NFC, Airprint, wifi…), les imprimantes sont devenus plus facilement accessibles depuis différents supports. L’impression devient mobile !

Qui est concerné par l’impression mobile?

Selon une étude du cabinet IDC, la majorité des salariés utilisant des tablettes et smartphones comme outil de travail préfèreraient lire des documents sur format papier. Pour les ¾ de ces utilisateurs, il est donc important de pouvoir imprimer depuis leur tablette ou smartphone, autant que depuis leur ordinateur. Sans doute en raison de la taille des écrans !

Du côté des salariés, certains profils ont un besoin particulièrement fort d’imprimer en mobilité :

  • Le salarié travaillant indifféremment sur ordinateur, tablette ou smartphone en fonction de son besoin et de sa localisation;
  • Le commercial en déplacement chez un client et qui souhaite pouvoir imprimer un document supplémentaire;
  • Les techniciens qui à la fin d’une prestation ont l’obligation d’éditer un compte-rendu d’intervention et veulent éviter la saisie manuelle de celui-ci;

Pour chacun d’entre eux, ainsi que pour tous les autres, l’impression mobile permet de gagner en efficacité et en productivité.

Certains clients ou visiteurs de l’entreprise peuvent aussi être en demande d’une solution d’impression mobile. Ce service est alors particulièrement apprécié.

Du côté des dirigeants d’entreprise le besoin est entendu : selon le cabinet d’enquête Quocirca 75% des chefs d’entreprise reconnaissent que l’impression est un enjeu décisif pour les activités commerciales.

Par conséquent, nombreux sont les dirigeants désireux de proposer des solutions d’impression mobile à leur salariés, mais inquiets à l’idée de se lancer. La principale crainte se situe en effet du côté de la sécurité : préserver les données internes de l’entreprise par le verrouillage technique des matériels d’impression est encore une raison fréquemment invoquée. Les principales craintes des dirigeants d’entreprise à propos de l’impression mobile (ainsi que les réponses pouvant être apportées !) se trouvent dans cet article consacré à l’importance de mettre en place une solution d’impression mobile.

En réalité, les tentatives de connexion anarchiques des appareils mobiles menacent bien plus la sécurité de votre système informatique que le déploiement d’une solution d’impression mobile fiable et sécurisée !

En un mot : si vous souhaitez permettre à vos salariés d’imprimer facilement depuis leur mobile et éviter les pratiques d’impression mobile sauvages générant des dysfonctionnements, et ce sans toutefois menacer la sécurité informatique de votre réseau interne, alors vous avez besoin d’une solution d’impression mobile !

Que valent les solutions natives des constructeurs?

C’est une première option dans votre quête de la solution d’impression mobile adaptée à vos besoins. La majorité des constructeurs d’imprimantes professionnelles et de copieurs proposent des services permettant d’imprimer depuis un device mobile.

Epson Connect par exemple permet de lancer une impression depuis un support vers n’importe quelle imprimante Epson connectée à internet, via un compte Epson Connect.

Gratuite, cette solution peut tout à fait convenir à certaines entreprises !
A condition toutefois que le parc d’impression de celle-ci soit homogène… ce qui est rarement le cas dans les entreprises françaises !

En effet, si l’impression mobile est censée simplifier le quotidien des collaborateurs, il est inimaginable que chaque salarié ait un compte Epson Connect, l’équivalent chez HP ou chez Canon afin de pouvoir accéder à l’ensemble du parc. L’objectif est de gagner en productivité !

Pourquoi les parcs d’impression sont-ils hétéroclites?

Tout simplement parce qu’en fonction de l’accroissement de l’activité, des besoins des collaborateurs, ou encore du degré de persuasion d’un commercial print, nombreux sont les responsables achats à ne pas avoir prêté attention à l’homogénéité du parc d’impression. Une imprimante Lexmark par ici, 2 copieurs HP par là… quant aux imprimantes individuelles c’est le grand désordre !

Il y a aussi fort à parier que votre entreprise est engagée auprès de différents fournisseurs de matériels d’impression, sous différents contrats courant sur diverses durées.

Vous reconnaissez votre parc d’impression dans cette description? Pas d’inquiétude, vous n’êtes pas le seul ! Si vous commencez à douter sérieusement, et que vous n’avez aucune idée du type d’équipements dont vous êtes équipés, n’hésitez pas à vous tourner vers votre responsable achats…

Or dans les faits, il est assez fastidieux (mais pas impossible !) et long d’harmoniser un parc d’impression hétéroclite. Rassembler tous ses contrats chez le même fournisseur est une première étape, rendue difficile par certains fournisseurs peu scrupuleux qui vous revendent régulièrement des contrats de locations d’imprimante afin de vous conserver captifs.

Rompre brutalement l’ensemble de ses contrats de location d’imprimantes professionnels et de copieurs ne serait pas non plus judicieux car les pénalités seraient lourdes.

La seule solution?

Choisir une solution d’impression mobile indépendante, compatible tout constructeur !

Cela permet de déployer cette fonctionnalité rapidement, sans pénalités de rupture et sans changement de contrats.


Apparté

Chez Print Value, nous ne saurions trop vous conseiller d’être vigilants sur la question de vos contrats de locations de photocopieurs et d’imprimantes.

Parmi les revendeurs peu scrupuleux, le sport national est de vous faire signer de nouveaux contrats de location en cascade, avant même que les précédents ne soient échus à termes, afin de vous conserver captifs. Sous prétexte de belles remises, vous tombez dans le piège du renouvellement en cascade des contrats.

Il s’agit aussi d’être particulièrement vigilants à ce que comprend le contrat proposé. Lisez notre article sur les éléments pouvant faire gonfler la note de votre contrat de location.


Les fonctionnalités des solutions d’impression mobile indépendantes

Si différentes solutions co-existent sur le marché, les fonctionnalités proposées par celles-ci sont globalement les mêmes. En revanche, celles-ci sont bien plus complètes que les solutions d’impression mobile constructeurs qui se limitent à proposer l’impression aux appareil mobiles via des accès wifi ou bluetooth.

Voici pêle-mêle ce que permet une solution d’impression mobile indépendante de qualité :  

  • Imprimer depuis n’importe quel device
  • Imprimer des travaux enregistrés dans le Cloud
  • Imprimer depuis un Chromebook (un ordinateur qui tourne sous système d’exploitation Chrome OS)
  • Imprimer des documents à partir de formats différents
  • Valider une impression par email
  • Organiser un système de restriction d’accès par utilisateur
  • Effectuer un reporting des impressions par compte-utilisateur
  • Protéger le réseau interne de l’entreprise en permettant l’impression sans entrer dans le réseau
  • Déblocage de l’impression par la saisie d’un code d’accès ce qui préserve la confidentialité des documents
  • Etc.

En bref :

Permettez à vos collaborateurs d’imprimer n’importe quel type de document, à partir de n’importe quel support, à n’importe quel moment et de les récupérer ensuite quand bon leur semblera, tout en améliorant la sécurité de votre système informatique et en préservant la confidentialité des données.

Une promesse séduisante non?

Le bonus d’une solution d’impression mobile indépendante

Un autre avantage de la solution d’impression mobile indépendante est qu’elle est souple et peut être accrochée à une solution de gestion des documents (solution de GED). A partir de son mobile, le collaborateur peut non seulement imprimer mais aussi orienter des documents vers le système de GED en place dans l’entreprise.

Déployer une solution d’impression mobile

Suivre patiemment ces 3 étapes conditionnera aussi le succès de votre projet.

Etape 1. Définir vos usages et besoins via un audit interne

Quels collaborateurs présentent des besoins d’impression mobile? Les visiteurs de l’entreprises ont-ils aussi besoin d’imprimer lors de leur visites?  Quelles sont les fonctionnalités attendues? Quelles sont les pratiques à risque à interdire immédiatement?

Etape 2. Choisir un prestataire de confiance

Comparez les offres de solutions d’impression mobile, interrogez les différents fournisseurs, n’hésitez pas à poser toutes vos questions et à vérifier que les besoins précis de vos collaborateurs ont bien été entendus.

Etape 3. Accompagner vos équipes pour préparer ce changement

Organiser des réunions d’information, répondre aux nombreuses questions avec le soutien du prestataire retenu, annoncer la date du déploiement permettra de lever les réticences, de faire le point sur les pratiques permises et celles interdites, et de mobiliser vos collaborateurs en faveur de ce changement.

Une fois la solution déployée, restez à l’écoute des besoins de ceux-ci, votre solution d’impression mobile doit pouvoir évoluer en fonction des besoins de vos salariés et de votre entreprise.

Conclusion

Si l’impression mobile inquiète les chefs d’entreprise, c’est plutôt des pratiques d’impression mobile non maîtrisées dont ils devraient se méfier !

Aujourd’hui, via les solutions d’impression mobile indépendantes il est tout à fait possible d’équiper votre entreprise sans rompre l’ensemble de vos contrats d’impression. Il ne reste plus qu’à vous lancer !

Chez Print Value, nous proposons la solution d’impression mobile Follow Me retenue pour sa simplicité d’utilisation, ses nombreuses fonctionnalités et son haut degré de sécurité. Pour discerner votre besoin d’impression mobile et vous conseiller en toute impartialité, nous sommes à votre disposition !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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