Posted on 12 juillet 2017 · Posted in Conseil

Qu’est ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire correspond à l’ensemble des processus dans un environnement donné qui permet de gérer un document, sur un support solide ou dématérialisé, de sa création à sa destruction, en passant parfois par une phase de conservation. La gestion de l’information est un enjeu essentiel à l’heure du tout numérique et des multi-supports informatiques. Les documents, toute forme confondue, sont au coeur de nombreux échanges au sein des entreprises.

Une bonne gestion documentaire (qui passe par les bons outils) répond à des objectifs de performance, de réduction de coûts, d’image… mais aussi de réduction des risques (pertes, diffusions accidentelles, mauvais partages de données etc..)

Pour autant, l’étude réalisée par le cabinet Markess « Tendances clés du marché de la gestion des processus documentaires » montre que malgré les évolutions rendues possibles par la numérisation, la gestion des processus documentaires est encore loin d’être optimisée. Plus de 90% des décideurs interrogés jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects.

Quels sont les besoins identifiés au cours des entretiens conduits dans le cadre de cette étude ?

Les solutions de gestion de processus documentaires doivent être en mesure de répondre parfaitement aux besoins de l’entreprise à l’aide de fonctionnalités adaptées à leur métier, leur permettant de gérer des contenus et documents. (factures, documents RH, documents clients etc…)
La dimension sécuritaire, également cruciale dans un contexte où le risque est de plus en plus courant compte tenu de la démocratisation des supports et outils numériques, ainsi que la dimension mobilité en réponse aux enjeux d’instantanéité et accessibilité en temps réel.

Aussi, dans une optique de gestion de performance des processus, valorisation des données présentes dans les documents, contrôle de données (qualité, fraude), les solutions doivent bénéficier d’un outil analytique.

Enfin, le « cloud » qui doit pouvoir offrir aux entreprises la possibilité de gagner en agilité et en autonomie tout en s’affranchissant des contraintes techniques.

Choisissez la dématérialisation ! 

Une gestion performante des données est essentielle d’ou l’importance de choisir une solution de gestion documentaire efficace pour votre organisation.
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