Les enjeux de la GED

• Les enjeux financiers liés à la mise en place de la GED

Mettre en place une solution de GED exige un budget non négligeable dans la mesure où cette action ne se limite pas à l’achat d’un logiciel. Il faut également inclure les investissements liés à l’installation de certaines infrastructures techniques comme l’installation de matériels ainsi qu’aux coûts financiers qu’impliquent l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.

Les mesures d’accompagnement, à l’instar des diverses formations permettant aux utilisateurs une meilleure exploitation de la GED, occasionnent aussi des dépenses financières qui découlent de sa mise en place.

• Les avantages financiers de la GED

Lorsqu’elle est mise en place en bonne et due forme, la GED offre un enjeu économique réel puisqu’elle permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise de l’ordre de 3 à 5% de son chiffre d’affaire.

En réduisant le coût qui découle du traitement, de la production, du stockage, de l’archivage ou de la recherche de documents, l’entreprise améliore sa productivité. De même, en utilisant moins de support papier, les dépenses liées à l’achat des consommables sont également réduites de manière significative.

• la maîtrise des flux des documents aussi bien physiques que numériques, puisque la GED permet de disposer d’une interface centralisée permettant de retracer tout document.
• l’amélioration de la traçabilité des documents : grâce à leur indexation et leur système de stockage, il est facile de suivre en temps réel l’état de traitement d’un document et de le retrouver
• l’amélioration de la circulation des documents dans le sens où un document dématérialisé circule plus rapidement qu’un document sur support papier. Cela présente un réel avantage pour les entreprises œuvrant sur plusieurs sites éloignés les uns des autres.
• l’augmentation de la productivité : gain de temps pour la recherche des documents, la réduction des erreurs d’indexation et d’archivage grâce au remplissage automatique, etc.

Recourir à la GED permet donc de :

• assurer l’authenticité d’un document, grâce à la signature numérique du document
• d’identifier l’auteur d’un document
• de faire un suivi en temps réel des différents traitements d’un document
• d’éviter la destruction accidentelle d’un document et de le stocker durant un temps déterminé

En bref, la GED est un outil informatique tout indiqué pour répondre efficacement aux exigences de la législation nationale, permettant de respecter les réglementations internationales portant sur l’archivage des documents.

L’accès aux démarches ISO (qualité, sécurité et environnemental), fait partie des enjeux de la GED.

Il est possible de répondre aux exigences des normes de qualité qui imposent la traçabilité de tous les documents qui circulent au sein d’une entreprise, grâce au système de la GED.

Quant à la sécurité de certains documents confidentiels, la plupart des logiciels de GED permettent de cibler les utilisateurs qui ont droit d’accès à ces types de documents, via les systèmes de mot de passe ou de codification. C’est ainsi que l’entreprise peut éviter la divulgation par inadvertance des documents confidentiels.

De par la dématérialisation des documents papier, via leur numérisation à l’aide d’un scanner, il est possible de réduire considérablement la consommation de papiers ainsi que celle des autres consommables comme l’encre. L’entreprise peut donc réduire l’impact environnemental dû à ses activités. C’est ainsi que la solution GED permet de respecter certaines réglementations, liées au respect de l’environnement.