
E-reporting, archivage… toutes les obligations de la facture électronique.
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La GED, Gestion Électronique des Documents qui consiste en un procédé regroupant toutes les techniques, logiciels, matériels et outils de gestion informatique, permet de dématérialiser, classer, gérer et stocker les documents électroniques. Ce procédé mène à l’augmentation de la productivité, favorise la traçabilité des documents, l’accès aux démarches ISO, incluant la qualité, la sécurité et le respect de l’environnement ainsi que d’autres avantages financiers. Pour mieux connaître la GED, découvrez ses principaux enjeux : économiques, organisationnels et réglementaires.
Les enjeux économiques de la GED englobent aussi bien les budgets liés à sa mise en place qu’aux nombreux avantages financiers qui en découlent.
Mettre en place une solution de GED exige un budget non négligeable dans la mesure où cette action ne se limite pas à l’achat d’un logiciel. Il faut également inclure les investissements liés à l’installation de certaines infrastructures techniques comme l’installation de matériels ainsi qu’aux coûts financiers qu’impliquent l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents.
Les mesures d’accompagnement, à l’instar des diverses formations permettant aux utilisateurs une meilleure exploitation de la GED, occasionnent aussi des dépenses financières qui découlent de sa mise en place.
Lorsqu’elle est mise en place en bonne et due forme, la GED offre un enjeu économique réel puisqu’elle permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise de l’ordre de 3 à 5% de son chiffre d’affaire.
En réduisant le coût qui découle du traitement, de la production, du stockage, de l’archivage ou de la recherche de documents, l’entreprise améliore sa productivité. De même, en utilisant moins de support papier, les dépenses liées à l’achat des consommables sont également réduites de manière significative.
Parce que la GED permet d’organiser les informations, à travers la dématérialisation des documents papier, ses principaux enjeux organisationnels consistent en :
La mise en place d’une solution GED permet de répondre efficacement à certaines contraintes légales ainsi qu’aux exigences des normes ISO, incluant la qualité, la sécurité et vis-à-vis des engagements au respect de l’environnement.
Recourir à la GED permet donc de :
En bref, la GED est un outil informatique tout indiqué pour répondre efficacement aux exigences de la législation nationale, permettant de respecter les réglementations internationales portant sur l’archivage des documents.
L’accès aux démarches ISO (qualité, sécurité et environnemental), fait partie des enjeux de la GED.
Il est possible de répondre aux exigences des normes de qualité qui imposent la traçabilité de tous les documents qui circulent au sein d’une entreprise, grâce au système de la GED.
Quant à la sécurité de certains documents confidentiels, la plupart des logiciels de GED permettent de cibler les utilisateurs qui ont droit d’accès à ces types de documents, via les systèmes de mot de passe ou de codification. C’est ainsi que l’entreprise peut éviter la divulgation par inadvertance des documents confidentiels.
De par la dématérialisation des documents papier, via leur numérisation à l’aide d’un scanner, il est possible de réduire considérablement la consommation de papiers ainsi que celle des autres consommables comme l’encre. L’entreprise peut donc réduire l’impact environnemental dû à ses activités. C’est ainsi que la solution GED permet de respecter certaines réglementations, liées au respect de l’environnement.
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Bonjour,
Merci pour la mise en fonction de la canon C250
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