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GED et ARCHIVAGE : ne confondez plus jamais ces termes !

Factures, fichiers du personnels, documents comptables… tous ces fichiers entrants ou sortants forment la base documentaire propre à chaque entreprise. Or chaque année, l’activité des collaborateurs d’une entreprise génère 50% de documents papiers et 60% de fichiers numériques supplémentaires. De quoi en avoir le tournis !

Devant le volume de leur base documentaire, nombreux sont les collaborateurs à perdre un temps fou à trouver des documents. L’AIM (Association Information et Management) estime que chaque semaine un employé perd en moyenne 7h30 à chercher des informations.

Conscientes de ce capharnaüm documentaire, 25% des entreprises avouent qu’en cas d’audit comptable et financier, la réunion de l’ensemble des pièces justificatives demandées leur prendrait 1 mois.

Et pourtant des solutions professionnelles existent pour accompagner la dématérialisation des documents et optimiser la gestion des bases documentaires parmi lesquels le SAE (Système d’Archivage Electronique des documents) et la GED (Gestion Electronique de Documents).

Zoom sur ces 2 solutions souvent confondues.

Le parcours d’un document en 6 étapes

Une manière simple de comprendre la distinction entre GED et le SAE consiste à observer le cycle de vie d’un fichier. 

Voici les étapes du parcours d’un document :

  1. Création
  2. Modification
  3. Validation
  4. Utilisation
  5. Conservation
  6. Destruction

La GED traite les documents lors des étapes 2 à 4 et répond à un besoin de partage, d’accessibilité.

Le SAE traite les documents en étapes 5 et 6 et sert à garantir l’intégrité du document.

LA GED

La GED décrit et classe des documents de la façon suivante :

– chauds, vivants, modifiables, nécessaires à l’activité de l’entreprise
– consultés régulièrement voire quotidiennement

De manière pratique la GED prend la forme d’un logiciel en mode SAAS hébergé dans le cloud : pour mettre en place une GED l’entreprise s’abonne donc à un logiciel de GED installé sur des serveurs distants.

A partir d’un document créé la GED permet de :

  • Le modifier via une nouvelle version
  • Le valider
  • Le classer en lui attribuant des caractéristiques
  • Le diffuser facilement

LE SAE

A l’autre bout du parcours le SAE organise la conservation des documents, protège leur intégrité et assure leur disponibilité en cas de besoin. L’archivage numérique est un outil indispensable en cas de contrôle, et qui doit être en adéquation avec les exigences légales de conservation des documents. 

Ces documents sont :
– froids, morts, consultés ponctuellement
– gardés pour être produits en cas de contrôle fiscal ou juridique.

Un archivage SAE consiste en un un logiciel fonctionnant avec une baie de stockage hébergée en externe (SAN) éventuellement adossés à un coffre-fort numérique gérant les autorisations d’accès.

Le SAE :

  • ne permet ni de créer ni de modifier un document
  • met en place un classement et des règles de conservation des documents
  • permet de détruire un document seulement à la fin d’une durée définie de conservation

Les règles mises en place sont calquées a minima sur les durées légales de conservation des documents.

La GED et l’archivage SAE n’ont finalement rien à voir !

Leurs seuls points communs :
– ils classent des documents
– ils répondent à un besoin d’organisation lié à la dématérialisation

Ce sont donc des solutions complémentaires : l’une facilite les activités, l’autre sécurise les actifs de l’entreprise.

Simple non?

Et bien pas tout à fait…

Les 2 systèmes peuvent créer des doublons

En réalité, le cycle de vie d’un document ne se partage pas si aisément entre le logiciel de GED et celui d’archivage. 

La GED traite le document lors des phases de validation, utilisation, diffusion… jusqu’à l’expiration de la DUA (durée d’utilité administrative).

Or, techniquement, dès qu’ils sont validés, certains documents peuvent rejoindre le SAE car ils ont acquis une valeur probatoire en cas de contrôle.

Ils sont déjà devenus des archives !

Mais les collaborateurs peuvent encore avoir besoin de consulter rapidement ces documents qui doivent donc rester dans la GED.

Exemple : le document original est souvent déposé dans le SAE alors que ses copies circulent facilement dans le logiciel GED.

Une entreprise dotée d’une GED et d’un SAE peut alors être confrontée à de nombreux doublons : certains documents se situant dans les 2 systèmes simultanément.

Le RM (Record Management) fait la liaison entre ces deux solutions.

Le Record Management : trait d’union entre la GED et l’archivage SAE

Un record management : pour quoi faire?

Le RM est un ensemble de règles définies par l’entreprise, permettant la complémentarité des systèmes GED et SAE, et évitant les chevauchements donc les doublons.

Le Record Management :

  • Identifie les documents validés qui ont ainsi gagné une valeur probatoire
  • Organise le versement des documents de la GED au SAE, puis au fond d’archives
  • Distingue les documents à conserver de ceux pouvant être détruits

Des limites de plus en plus brouillées : une GED qui fait de l’archivage?

Evidemment la GED met à disposition de ses utilisateurs un espace protégé afin de sauvegarder leurs documents. Certaines GED proposent même une fonction d’archivage en mettant à disposition des utilisateurs un fond d’archives. Les documents déposés dans ce fond deviennent ainsi inaltérables ce qui garantit leur intégrité.

Mais alors pourquoi s’encombrer d’un archivage SAE?

En réalité, la possibilité de conservation de documents proposées par certaines GED, aussi pratique soit-elle, n’a pas valeur d’archivage.

Si cette fonctionnalité entretient la confusion autour de ces solutions force est de constater que les caractéristiques intrinsèques de la GED ne lui permettent pas d’organiser et de garantir la conservation des documents d’une entreprise en fonction d’un cadre juridique. 

Si vous êtes intéressé par l’archivage électronique mais que vous ne savez pas comment choisir votre solution SAE, nous vous conseillons la lecture de cet excellent article du media Archimag.

3 caractéristiques de la GED qui la desservent pour l’archivage:

1. Son mode d’utilisation ouvert

Une GED est une solution ouverte, mise à la disposition de l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Or, ceux-ci n’ont pas pour mission d’archiver les fichiers notamment car rares sont ceux formés juridiquement aux durées de conservation des documents entreprise ! Lors de l’installation d’un SAE, un collaborateur est désigné responsable du fond d’archivage.

2. Ses possibilités d’évolution

En effet, une solution GED doit être souple afin de s’adapter aux transformations dans les métiers et activités de l’entreprise. Une bonne solution GED est évolutive.

A l’inverse, un SAE doit être robuste, n’évoluer qu’en cas d’obsolescence d’un matériel ou d’un logiciel. Les changements et évolutions sont la bête noire d’un gestionnaire de SAE : chaque mise à jour doit être soigneusement préparée et doit prouver son innocuité sur l’intégrité et la pérennité des fichiers archivés.

3. Les métadonnées que requiert la GED

Afin d’organiser la gestion de documents vivant, une solution GED ingurgite l’ensemble des éléments de chaque fichier existant. Ces très nombreuses données qui singularisent chaque documents sont appelées métadonnées. Elles précisent les étapes parcourues par le document au cours de son cycle de vie (ses modifications, sa validation par tel utilisateur etc.).

Or une solution d’archivage ne classe un document qu’à partir d’un nombre restreint de données :

  • les données relatives à son chemin d’accès (avec les clefs de recherche pour le retrouver)
  • son délai de conservation

Parfois les métadonnées reprenant le parcours du document sont conservées, mais cela n’a rien d’obligatoire.

Par conséquent une solution GED en traitant une multitude de métadonnées n’est pas indiquée pour réaliser l’archivage d’un gros volume de documents car cela alourdit son fonctionnement.

Conclusion

La Gestion électronique de documents intervient au début et tout au long du cycle de vie du document quand le Système d’archivage électronique le conserve à la fin de son parcours. En répondant à des besoins distincts elles offrent des fonctionnalités différentes :

  • Gestion des flux, flexibilité, logiciel multi-utilisateurs, métadonnées (pour l’une)
  • Conservation et protection, robustesse, logiciel et baies de stockage, mono-utilisateur, peu de données (pour l’autre)

Mais les frontières entre GED et SAE ne sont pas si imperméables, et il peut être utile pour une entreprise d’adopter un Record Management (RM) afin d’organiser le flux des documents inter-systèmes. Entre GED et SEA, la coexistence intelligente semble être la meilleure option

Incollable sur l’archivage et la gestion de documents ? Prêt à sauter le pas?

Pour équiper votre entreprise de l’une et/ ou l’autre solution prenez conseil auprès d’un professionnel !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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