La dématérialisation de documents via la GED (Gestion Électronique de Documents) est un des piliers de la transformation numérique des entreprises.
En optant pour une véritable stratégie de gestion documentaire, les entreprises gagnent en productivité et réduisent les coûts liés aux documents papiers.
La GED vous permet de créer, gérer, partager, stocker tous vos documents (contrats, notes de frais, bulletins de paie, documents RH etc… ) dans un espace organisé et sécurisé pour les faire circuler, les rechercher, les traiter et les archiver.
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Zeendoc s’installe rapidement à partir de n’importe quel logiciel, même les plus anciens
« En prenant le temps de comprendre nos contraintes et notre organisation interne, Print Value nous a fourni de précieux conseils et finalement orienté notre choix vers la solution Zeendoc. En simplifiant les process et les tâches tout en répondant aux contraintes règlementaires, nous avons gagné un temps précieux et augmenté la productivité de nos collaborateurs »
Jérome Leplatre | Président
IDEM CUISINES
Accélérez votre transformation digitale et libérez vous des contraintes papier !
Faites gagner du temps à vos collaborateurs, simplifiez vos process et gagnez en productivité !
Depuis le décret n°2021-254 du 9 mars 2021, l’ensemble des services de l’État a l’obligation d’inclure dans la commande publique une part d’achats issus de
Vous le savez, la facture électronique sera bientôt obligatoire pour toutes les transactions BtoB. Pourtant de nombreuses TPE et PME ne connaissent pas le contenu
Savez-vous que dans quelques mois l’ensemble des entreprises devront pouvoir recevoir leurs factures fournisseurs sur le Portail Public de Facturation mis en place par l’État
Près d’une TPE-PME sur 4 (sondage REGATE / Institut CSA) est désormais au courant : la facture électronique sera bientôt obligatoire dans les relations BtoB.
Pivot de la transformation numérique des entreprises, la GED (Gestion Électronique de Document), est devenue une solution incontournable pour booster votre productivité. Print Value revient en détail sur ce nouvel atout au service de votre business.
La GED désigne l’ensemble de techniques visant à améliorer la gestion des flux documentaires d’une entreprise.
C’est à dire qu’elle permet à une entreprise d’automatiser le traitement d’un document à chaque étape de son parcours (création, classement, stockage, partage & gestion de la confidentialité, recherche ultérieure, et enfin archivage et son éventuelle destruction).
Impressions coûteuses, périssables, archivage gourmand en place… En améliorant la circulation de l’information et en proposant une solution d’archivage, la dématérialisation des documents ou la demat’ pour les initiés, s’est imposée comme une solution à ces problématiques bien connues des entreprises. Les documents électroniques remplacent peu à peu les documents papier !
Le travail en réseau via un système informatique permet ainsi à chaque collaborateur de consulter et modifier les documents déposés sur un espace partagé.
Cependant, la dématérialisation, n’entraîne pas forcément une simplification de la gestion documentaire puisqu’elle repose souvent sur de nombreux espaces de stockage distincts. (cloud, emails, desktop, serveur local… de quoi s’y perdre !)
En dématérialisant les documents et process, la GED permet de simplifier et accélérer les traitement administratif des documents et les procédures dans une entreprise.
Observons le processus administratif de vente sans solution de GED :
1. Le commercial classe ses devis sur son ordinateur en local
2. Les emails échangés avec le client sont stockés sur un serveur de messagerie externe
3. Le bon de commande est déposé sur un serveur partagé
4. La facture est imprimée, scannée et enregistrée manuellement dans un logiciel de comptabilité
Bilan : la démultiplication des espaces de stockage, les doublons qui complexifient la recherche de documents et occasionnent de nombreuses erreurs, entraînent une perte de temps significative pour chaque collaborateur.
Face à cette perte de temps, de productivité et d’argent, le déploiement d’une Gestion Electronique de Documents permet à l’entreprise et aux collaborateurs de :
Concrètement, avec un logiciel GED vous pouvez par exemple :
En rangeant les documents accumulés dans une armoire électronique unique, la GED prévient évidemment la multiplication de doublons mais simplifie aussi la recherche d’informations.
En effet, en lieu et place d’un rangement pyramidal des documents par dossiers et sous dossiers, le logiciel GED offre un système de rangement dit en arborescence intelligente.
En pratique cela signifie qu’au moment de l’indexation du document, la GED lui attache un certain nombre de caractéristiques, celles-ci devenant autant de chemins d’accès au document. Chaque collaborateur accède ainsi plus rapidement à l’information, selon sa propre logique de travail via un moteur de recherche intégré. Implémenter une GED dans son entreprise est donc l’occasion de repenser la gestion documentaire de son organisation, et de la mettre au service de la productivité des salariés.
Si vous êtes décidé à doter votre entreprise d’un logiciel de GED mais que vous ne parvenez pas à vous repérer dans la jungle des offres, nous vous conseillons la lecture de cet article listant nos conseils pour choisir sa solution de GED. Sachez aussi que nous proposons la solution de GED Zeendoc reconnue pour sa souplesse et son ergonomie. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande !
La GED comporte de nombreuses fonctionnalités particulièrement utiles pour un service comptable. Elle permet de :
La GED permet de centraliser les factures de l’entreprise et de simplifier leur traitement.
Les factures fournisseurs reçues en pièces-jointes d’email sont automatiquement versées dans l’armoire électronique GED qui en lit les métadonnées (fournisseur, date, contenu…), nomme le document et le classe. Ce document devient alors accessible par autant de chermins de recherche que de métadonnées extraites (exemple : en tapant le nom du fournisseur, la date etc.).
Si la facture fournisseur arrive sous format papier, il suffit de la scanner pour la verser dans la GED qui la lira, l’enregistrera et la classera.
La facture entre ensuite dans un workflow de traitement configuré en amont. Les collaborateurs devant intervenir sur cette facture sont notifiés automatiquement, au fur et à mesure, jusqu’à ce que celle-ci soit réglée, et archivée.
Pour l’édition de factures clients, la GED permet d’envoyer celles-ci en quelques clics grâce à un workflow de validation/ envoi, de les classer, et même d’organiser un workflow de relance en cas de retard de paiement.
Installer une GED dans son entreprise permet de centraliser tous ses documents sous forme dématérialisée dans un seul espace de stockage sécurisé et externalisé. Accessibles via une simple connexion internet, les documents peuvent être consultés à distance par les collaborateurs qui peuvent ainsi facilement télétravailler ou travailler en mobilité. Le système d’indexation intelligent permet aux collaborateurs de ne plus perdre de temps à chercher les documents, et les workflows configurables automatisent le traitement des documents et donc limitent les risques d’erreurs et d’oubli.
En dématérialisant les documents et process, la GED permet de simplifier et accélérer les traitement administratif des documents et les procédures dans une entreprise.
Observons le processus administratif de vente sans solution de GED :
1. Le commercial classe ses devis sur son ordinateur en local
2. Les emails échangés avec le client sont stockés sur un serveur de messagerie externe
3. Le bon de commande est déposé sur un serveur partagé
4. La facture est imprimée, scannée et enregistrée manuellement dans un logiciel de comptabilité
Bilan : la démultiplication des espaces de stockage, les doublons qui complexifient la recherche de documents et occasionnent de nombreuses erreurs, entraînent une perte de temps significative pour chaque collaborateur.
Installer une GED dans son entreprise ne s’improvise pas ! En centralisant tous les documents, la GED devient le pîvot des activités de l’entreprise. Au moment de choisir une solution de GED, la sécurité, l’accessibilité, la compatibilité de la solution avec les logiciels métiers sont les questions qu’il est essentiel de se poser.
Choisir un fournisseur qui accompagne tout au long du projet (de la présentation aux équipes, aux ajustements, en passant par le déploiement, la formation à la prise en main, et l’accompagnement individuel si besoin…), est essentiel pour mettre en place une GED simplement et rapidement dans une entreprise.
Travailler avec une GED est extrêment simple car cette solution automatise au maximum les tâches. Du point de vue de l’utilisateur, un simple clic sur un bouton permet de verser un document dans la GED. Les documents papier sont eux automatiquement classés depuis le scanner.
Pour chercher un document, la barre de recherche permet de saisir une information (nom, date, mot clef, type de document cherché), et donc d’accéder à un document même en ayant une information parcellaire sur celui-ci.
Le traitement du document (validation interne, paiement d’une facture…), et son envoi se font de manière automatisée : le document suit un workflow pré-configuré, qui génère des alertes et tâches aux collaborateurs devant intervenir successivement sur le document. Le paramétrage de relance/ notification permet de suivre précisément chaque document.
Une fois traité le document est figé puis automatiquement versé vers le système d’archivage électronique.
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Création, impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value notre mission est de simplifier vos processus de flux de travail pour réduire vos coûts de manière significative et gagner en productivité tout en intégrant les notions de sécurité et de mobilité indispensable dans la transformation digitale de votre société.
