PASSEZ À LA FACTUR-X

Dotez-vous du dernier format européen de facture hybride, mettez-vous dès maintenant en conformité, automatisez le traitement de vos factures et réduisez vos coûts!

Le nouveau format européen Factur-X est disponible !

Prévu pour s’adapter à chaque entreprise en fonction de son degré de digitalisation, ce format de facture devrait devenir la norme entre les entreprises. La facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises en 2025, équipez-vous sans tarder !

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FORMAT FACTUR-X COMPATIBLE CHORUS PRO

Dematerialisez vos factures clients et soyez compatible avec Chorus pro

Accélérez le paiement de vos factures

En adoptant un format hybride vous permettez à votre client d’automatiser le traitement de votre facture et donc de la traiter plus rapidement, tout en évitant les erreurs de saisie. 



Réduisez vos coûts de facturation

Éditer une facture au format Factur-x coûte en moyenne 40% du prix d’édition d’une facture papier. Faites des économies chaque jour !

Automatisez le traitement de vos tâches

Soulagez vos collaborateurs des tâches chronophages qu’ils font chaque jour. Mobilisez-les sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Gagnez de nouveaux marchés

En adoptant le format européen de facture vous pouvez désormais échanger avec toutes les entreprises de l’UE. Prêt pour l’export ?

Interface intuitive et fonctionnalités avancées, une solution de dématérialisation complète proposant le format Factur-X

Zeendoc s’installe rapidement à partir de n’importe quel logiciel, même les plus anciens 

Ce qu'en pensent nos clients

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Grâce à la mise en place rapide de la dématérialisation de nos factures nous avons fait bénéficié d'un gain de productivité remarquable à notre service comptabilité !

“En prenant le temps de comprendre nos contraintes et notre organisation interne, Print Value nous a fourni de précieux conseils et finalement orienté notre choix vers la solution Zeendoc. En simplifiant les process et les tâches tout en répondant aux contraintes règlementaires, nous avons gagné un temps précieux et augmenté la productivité de nos collaborateurs”

Jérome Leplatre | Président
IDEM CUISINES

Passez au format Factur-X !

Anticipez l’obligation de passer à la facture électronique. 
Choisissez votre profil Factur-X en fonction du degré de digitalisation de votre entreprise. 

Pour aller plus loin

A quoi sert le format Factur-X ?

Depuis 2014, la dématérialisation des factures est autorisée en France selon 3 procédés : 

  • la mise en place d’un EDI (Echange de Données Informatisées) qui génère et envoie une facture dont les données sont dites structurées et donc illisibles sans l’aide d’une machine. Une facture envoyée via un EDI est directement intégrée dans le système d’information de l’entreprise cliente, ce qui suppose que celle-ci soit elle-même équipée d’une solution. Par conséquent, cette possibilité est souvent le fait des grandes entreprises traitant avec des partenaires commerciaux de même taille. 
  • l’envoi de PDF signés électroniquement : une solution tout à fait légale d’un point de vue fiscal mais qui suppose une saisie à la main des informations par le client si celui-ci ne dispose pas d’une technologie LAD/ RAD de lecture automatique de documents.
  • l’envoi de PDF simples assortis d’une Piste d’Audit Fiable (nécessitant des contrôles internes documentés et permanents)

Cette même année, l’ordonnance du 26 juin, a prévu l’obligation progressive de la facturation électronique dans les relations BtoG, à travers la mise en place du portail Chorus Pro.
Quelques années plus tard, la loi de Finance 2020, et plus précisément l’article 153 de celle-ci, rend obligatoire l’émission d’une facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA et la transmission à l’administration fiscale des données figurant sur ces factures. Si à terme, cette obligation concernera à terme les 2,5 milliards de factures BtoB échangées chaque année, la mise en place de celle-ci est prévue de manière progressive : 

Le calendrier d’application de cette obligation est le suivant : 

  • 2023 : obligation pour les grandes entreprises
  • 2024 : obligation pour les ETI
  • 2025 : obligation pour les PME et TPE

Cette obligation française n’est pas isolée : partout en Europe les gouvernements imposent la facturation électronique BtoG et BtoB afin de lutter en interne contre la fraude mais aussi parce que l’Union Européenne réclame aux Etats membres d’adapter leur législation pour permettre d’harmoniser les procédures d’envois et de contrôle de ces documents, et faciliter les échanges commerciaux transfrontaliers (Directive 2010/45/EU). A cette époque, l’EDI et la facture dématérialisée signée électroniquement sont les formats évoqués par le texte qui reconnaît ensuite l’existence de d’autres technologies.

Et en effet, des dizaines de formats de facture dématérialisées ont été mis au point dans les différents pays, sans qu’un modèle se dégage par rapport aux autres. Enfin, le 31 décembre 2017, une initiative commune de la France (via le FNFE-MPE : Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) et de l’Allemagne (FERD) aboutit à la création d’un format commun et universel de facture dématérialisée : le format Factur-X. Le format Factur-X est un donc un référentiel européen de facture électronique permettant d’automatiser le traitement de celle-ci et faciliter les échanges économiques intra-européens.

Qu'est ce que Factur-X ?

Factur-X est donc un nouveau format de facture électronique répondant à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Cette norme prévoit une standardisation sémantique des données structurées contenues dans une facture électronique afin que celles-ci puissent être lues indifféremment dans toute l’Union européenne. 

Pourtant la Factur-X est dite hybride car elle contient une facture lisible par l’homme au format PDF/A3 et un fichier XML encapsulé contenant les données structurées, qui lui est lisible par la machine. 

  • Le fichier PDF permet au client de lire la facture, et la contrôler; il contient l’ensemble des informations indispensables au traitement manuel de la facture.

     

  • Le fichier XML contient les données structurées de la facture, c’est-à-dire les données enregistrées et agencées de manière à pouvoir être traitées automatiquement dans un système d’information. Le fichier XML permet donc l’automatisation des données dans le logiciel de gestion des factures. 

Pour une entreprise ne disposant pas d’un EDI, ce nouveau format Factur-X permet désormais d’extraire automatiquement des données comptables, même si celle-ci n’est pas dotée d’une technologie LAD/ RAD (lecture automatique de document / reconnaissance automatique de documents). Le format Facteur-X est facilement reconnaissable par le logo qu’il comporte. 

D’un point de vue technique, le format du PDF est appelé PDF/A3 car il répond à la norme ISO 19005 relative à l’archivage longue durée du document et garantit que le document reste lisible dans le temps. Le 3 signifie l’ajout possible de pièces jointes comme par exemple le fichier XML.

Le format Factur-X est il adapté aux petites entreprises ?

Le format Factur-X est adapté à toutes les entreprises y compris les plus petites et les moins digitalisées car il a été conçu pour couvrir largement tous les besoins. En effet, le format Factur-X se décompose en 5 profils correspondant chacun à un degré de complexité des données structurées. Entre les différents profils le fichier PDF est identique, seule varie la richesse du fichier XML encapsulé.

A chaque entreprise de trouver le profil qui lui correspond le mieux !

Par conséquent, une TPE encore faiblement digitalisée peut choisir de s’équiper du profil Factur-X Minimum et donc automatiser le traitement des 18 données essentielles de ses factures. Ce format lui suffit aussi si elle compte des structures publiques parmi ses clients, puisqu’il est supporté par Chorus Pro. 

Une PME privilégiera plus souvent l’équipement Basic WL ou Basic car c’est un profil répandu qui suffit pour cette taille d’entreprise. Enfin un grand groupe comptant de nombreux clients européens et soumis à des contraintes métiers spécifiques se dotera du profil EN 16931 ou du profil Extended. 

En plus de couvrir tous les besoins en matière de facturation, cette structuration en profils permet aussi l’interopérabilité entre des acteurs économiques différents. 

Une TPE ou une PME équipée d’un profil Minimum peut tout à fait envoyer une facture au format Factur-X à une entreprise qui n’est elle pas équipée et donc n’utilisera pas les données structurées mais saisira à la main les informations dans son logiciel comptable. Le fournisseur ne se préoccupe plus de savoir si son client peut ou non traiter une facture électronique.  

Avec Factur-X envoyer une facture au service public (via Chorus Pro) devient extrêmement simple et ne nécessite plus pour le fournisseur de compléter et valider manuellement l’extraction de données faite par Chorus Pro pour chaque facture déposée. 

Une grande entreprise équipée d’un Profil 4 ou 5 peut tout à fait émettre des factures vers des entreprises moins avancées en termes d’automatisation : celles-ci n’extrairont de la Factur- X que les données dont elles ont besoin. 

Quels sont les avantages de Factur-X ?

Comme n’importe quel format de facture dématérialisée, la Factur-X compte de nombreux atouts, en plus de ceux qui lui sont spécifiques : 

  • Gain de productivité : à la fois pour le fournisseur et le client grâce à l’automatisation de traitement,ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée
  • Réduction des coûts : une facture électronique au format Factur-X est en moyenne 40% moins cher qu’une facture au format papier (coût des consommables + coût de traitement)
  • Rapidité de traitement : le fichier de données structurées qui lui est adjoint permet de la contrôler et de la traiter plus rapidement, et donc de réduire les délais de paiement
  • Accessibilité du format : elle peut être traitée automatiquement par de nombreuses entreprises, mêmes celles équipées des profils les plus basiques
  • Sécurisation : l’automatisation via les données structurées est plus fiable que la reconnaissance de caractères (OCR)
  • Amélioration des relations avec les partenaires : l’automatisation de traitement permet de limiter les erreurs de saisie et de traitement, erreurs qui nuisent à la qualité de la relation commerciale
  • Compatibilité avec Chorus Pro : elle est un format accepté par la plateforme et qui simplifie le dépôt sur celle-ci
  • Universalité : au niveau européen, la Facture X est le seul modèle harmonisé de facture

Comment et quand passer à Factur-X ?

Afin de permettre au plus grand nombre d’entreprise d’adopter ce nouveau format, le passage vers Factur-X est extrêmement simple. Actuellement la version 1.0.5 est disponible et sert de référence aux éditeurs de logiciels pour interfacer ce modèle à leurs solutions. La plupart de ceux-ci proposent désormais d’équiper leurs clients de ce nouveau format, conscients que celui-ci est voué à se répandre jusqu’à devenir LE format de facturation électronique de référence.

Recourir à un expert permet d’obtenir un conseil précis et avisé sur le profil adapté à son entreprise en fonction de la taille de celle-ci, de son volume de facturation, de la taille de ses clients, et de sa maturité digitale.

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