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Dématérialisation RH : avantages et inconvénients

La France compte 25 millions de salariés.
Chacun dispose d’un dossier personnel conservé par son service RH.

L’ensemble de ces dossiers représentent 5 milliards de feuilles.

Et ce n’est pas tout ! Chaque année un salarié échange environ 200 documents papier avec son employeur (bulletins de salaire, demande de congé, livret d’épargne salariale etc.).

Si l’on considère le fait qu’une feuille de papier A4 classique pèse 5g…
-> Boum ! 1kg de papier pour votre dossier personnel RH..

L’ennui c’est que ce volume documentaire correspond à des exigences légales d’information, de demandes etc. Par conséquent, il est très complexe voire interdit de réduire cette paperasse.

Une solution simple consiste à numériser et dématérialiser ces documents pour ensuite les échanger, et les conserver sous forme de fichiers numériques.

Eh oui car les 5 milliards de feuilles de papier représenteraient 500 To de données si elles étaient dématérialisées. Un volume de données important certes, mais bien moins coûteux en stockage.

Réduire les coûts d’impression, d’affranchissement, puis de stockage c’est la promesse de la dématérialisation RH ! 

Mais la démat’ RH ne se limite pas à la simple dématérialisation des documents ! Elle répond à un objectif plus ambitieux : refondre entièrement le fonctionnement du service RH.

Quels bénéfices peuvent être attendus de la dématérialisation RH? Quels sont les “risques” de cette tendance digitale?

Toutes les réponses aux questions que vous vous posez se trouvent dans cet article !

La dématérialisation RH comprend la dématérialisation des documents ET des processus

La dématérialisation RH est souvent sous-estimée. En effet, nombreux sont les chefs d’entreprise à n’envisager sous ce terme que la dématérialisation des documents RH à l’instar de la dématérialisation de leurs factures, ou des notes de frais de leur personnel. 

Effectivement, la numérisation des documents papier et le recours aux documents électroniques est une composante importante d’une démarche de dématérialisation RH.

Cependant, la dématérialisation RH comprend aussi la dématérialisation des processus RH !

Il s’agit alors d’automatiser des tâches chronophages, de simplifier des échanges, ou encore d’augmenter l’accessibilité du service en mettant en place une plateforme collaborative et des workflows dédiés. On parle alors de solution SIRH .

Par conséquent, si les objectifs de la dématérialisation des documents RH sont majoritairement financiers (économiser sur les coûts d’affranchissement, le stockage etc.), les objectifs de la dématérialisation des processus RH renvoient eux à des gains de productivité espérés.


La petite histoire de la dématérialisation RH…

La dématérialisation des RH n’est pas une tendance si récente ! Les premières actions de  dématérialisation dans le service RH datent des années 1970- 1980 avec… le lecteur de badge !

A cette époque la carte à puce vient révolutionner le contrôle des temps de travail en remplaçant le contrôle (et le décompte !) physique présentiel des salariés.

Infaillible et technologique, le lecteur de badge simplifie une tâche incontournable de la gestion administrative RH. La révolution est en marche !


Les objectifs de la dématérialisation RH

Le volume de documents brassés, la position du service en tant qu’intermédiaire salarié/ employeur, et la lourdeur de certaines procédures sont les raisons fréquemment invoquées quand il s’agit de justifier un projet de dématérialisation RH.

Si vous souhaitez plus de détails sur les raisons qui doivent pousser un chef d’entreprise à entreprendre la dématérialisation de ses Ressources Humaines, nous vous conseillons la lecture de cet article sur les 3 raisons indiscutables de dématérialiser les RH.

Soulignons au passage que cette tendance de dématérialisation est à la fois réglementée et encouragée par l’Etat. Depuis la loi Travail par exemple, si l’employeur souhaite dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés, ceux-ci sont présumés d’accord à moins qu’ils ne s’y opposent formellement. Cette même loi autorise aussi le vote électronique lors des élections professionnelles, tout en encadrant fortement cette pratique.

La dématérialisation des bulletins de paie est ainsi souvent une premier projet d’une démarche de dématérialisation RH car elle est facilitée par la loi. Si vous souhaitez initier votre dématérialisation de vos RH par cette première étape, nous vous conseillons de consulter cet article sur dématérialisation des bulletins de paie : il vous fournira de précieux conseils pour cous lancer dans cette première étape !

Evidemment, d’autres chantiers peuvent aussi être entrepris : il est ainsi possible de dématérialiser les procédures de recrutement et les contrats de travail, les demandes de congés etc.

Normalement là c’est le moment où vous vous dîtes : “Dématérialiser les RH pour alléger le volume documentaire et simplifier les process c’est bien joli… mais concrètement, quels seront les bénéfices d’un tel projet pour mon entreprise?”

Et vous avez raison !

Pour mettre en place la dématérialisation des RH il faut être convaincu de l’utilité de ce projet. Et comme chez Print Value on croit dur comme fer que la dématérialisation vous simplifie la vie, nous sommes prêts à vous le prouver !

Les avantages de la dématérialisation RH

6 grands avantages peuvent aujourd’hui être évoqués en matière de dématérialisation RH.
Comme des exemples concrets valent mieux que de longs discours, dans cet article nous illustrerons chaque avantage d’une série de mise en situations pratiques qui découlent de ceux-ci.

Suivez le guide !

Disposer d’une information centralisée, accessible et sécurisée

Le premier avantage concerne évidemment la gestion documentaire et donc plus généralement la gestion de l’information. Comme dans n’importe quel service d’entreprise il importe que les documents RH, que les données RH soit centralisées dans un endroit sécurisé.

Exemples de bénéfices
Trouver plus rapidement les documents cherchés, savoir précisément qui est intervenu et à quel moment sur tel document, protéger les documents personnels en gérant les autorisations d’accès, être en conformité avec les exigences de conservation légales…

Réduire les coûts

C’est souvent le premier avantage avancé par les revendeurs de solution de dématérialisation RH. Il est évident que dématérialiser un bulletin de paie et l’envoyer électroniquement à un salarié représente une économie par rapport aux coûts d’édition, de mise sous pli, d’affranchissement puis d’archivage du même document au format papier. Selon les fiches praTIC à l’usage des dirigeants d’entreprises éditées par la DGE en 2011, le bulletin de paie électronique permettrait de faire entre 33% et 67% d’économies par rapport au coût d’un bulletin papier.

Soulignons que l’archivage des documents, souvent mal estimé par les entreprises, représente aussi un coût important qu’il est possible de limiter grâce à la dématérialisation RH. En effet, si le stockage est organisé par un prestataire extérieur, il convient de connaître précisément ses besoins pour savoir si le contrat en cours est toujours intéressant. Et si le stockage des documents est réalisé en interne, il s’agit de chiffrer la place occupée en fonction de l’éventuel loyer versé.

Exemples de bénéfices concrets :
Ne plus acheter 2400 timbres par an (soit 2520€ avec l’augmentation des tarifs au 1/01/2019) pour distribuer les bulletins de salaire de vos 200 salariés, réduire son budget impression voire repenser le parc d’impression du service RH, renégocier son contrat d’archivage matériel en expliquant que le volume documentaire augmentera bien plus lentement à présent…

Gagner en efficacité et en productivité

En automatisant au maximum les tâches et en définissant des circuits de validation simples, transparents et performants, la dématérialisation RH se met au service de votre productivité.

Les procédures sont simplifiées, le risque d’erreur est réduit, les délais de traitement raccourcis, l’équipe RH peut se concentrer sur des tâches présentant une plus grande valeur ajoutée.

Un seul mot d’ordre : simplifier les actions et les échanges !
Et les gains de temps sont loin d’être anodins : selon le cabinet HR Path la dématérialisation des processus RH et des documents permet de réduire de 10 à 20% le temps de travail des salariés du service, et donc de les mobiliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Exemples de bénéfices concrets :
Éviter les tâches chronophages comme le publipostage, faire signer électroniquement des documents pour réduire les délais, renoncer définitivement aux flux documentaires tortueux et inefficaces…

Faciliter les relations avec les organismes extérieurs

Cela n’aura échappé à personne : les organismes publics privilégient de plus en plus fréquemment les échanges de documents au format numérique. Désormais, de nombreuses démarches doivent être réalisées en ligne, auprès de guichets virtuels, devenant ainsi complètement dématérialisées.

Exemples de bénéfices concrets :
Établir une attestation de salaire pour la CPAM en quelques clics, résilier une mutuelle collective pour un salarié quittant l’entreprise…

Faciliter les échanges avec les salariés

Pivot de l’entreprise, le service RH s’organise comme étant l’intermédiaire entre les salariés, la direction et les organismes publics. Parce qu’il traite individuellement chaque salarié et que ses activitées sont fortement encadrées par l’imposant Code du Travail, le service RH est soumis à mille contraintes tout en ayant pour objectif de répondre aux besoins et demandes des salariés.

En mettant l’information à disposition des salariés et en fluidifiant les échanges la dématérialisation RH améliore l’ensemble des relations RH/ salariés !

Exemples de bénéfices concrets :
Réduire le délai de traitement d’une demande de congé en définissant un workflow simple, mettre sur une plateforme une attestation d’embauche pour le salarié qui souhaite contracter un prêt, simplifier les demandes de formation…

Assurer sa mise en conformité

Un gros atout du fichier numérique sur le format papier est qu’il facilite le respect des contraintes légales. Parce qu’un fichier numérique conserve une trace lors d’une consultation, parce que sa durée de vie peut être paramétrée… il est de fait hautement protégé par rapport à un document papier, volant, lisible par tous, voire supprimable par tous !

Exemples de bénéfices concrets :
Automatiser une durée de conservation de 10 ans pour chacun de vos documents, verrouiller certains documents pour ne les rendre accessibles qu’à certains utilisateurs, ne plus jamais être confronté à un document original supprimé par erreur….


Si la dématérialisation des RH vous inquiète d’un point de vue RGPD, nous ne saurions trop vous conseiller la lecture de cet excellent article du média Archimag.


Les inconvénients de la dématérialisation RH

En réalité on ne peut à proprement parler d’inconvénients dans la dématérialisation RH. Les 3 contre-arguments ci dessous sont plutôt des freins, des difficultés, qui peuvent gêner le déploiement d’un projet de dématérialisation RH en étant avancés par ses détracteurs…

Un projet complexe à mettre en place

Il n’est jamais simple de mettre des siècles d’organisation de côté…

Un projet de dématérialisation RH est une démarche exigeante car transversale. Que ce soit l’ampleur du volume documentaire à traiter, le nombre de processus à repenser ou encore les multiples exigences légales, votre projet démat’ ne sera pas un long fleuve tranquille !

Mais… “A vaincre sans péril on triomphe sans gloire !” (Le Cid)

Retenez aussi que la dématérialisation des processus RH et des documents du service RH est un projet qui doit être progressif, et ce comme tout projet démat’. Il est impossible de tout dématérialiser du jour au lendemain. Il s’agit donc de commencer par la numérisation, tout en repensant certains processus afin de les dématérialiser. Fixez-vous des objectifs précis et raisonnables pour ne pas vous décourager !

Les freins psychologiques

Afin que votre projet de dématérialisation RH ne crée pas de difficultés ou de tensions, il est essentiel de communiquer sur celui-ci. En effet, en plus de l’inertie au changement qui est le propre de l’homme, et a fortiori du salarié, nombre de collaborateurs sont aussi attachés au format papier. Faites en sorte que l’implication de la direction sur ce projet soit totale et régulièrement soulignée auprès des collaborateurs, et que vos équipes soient accompagnées.

En amont du projet vous devrez expliquer les raisons qui vous poussent à dématérialiser certains processus et/ ou documents RH. Insistez sur les inconvénients du fonctionnement actuel, décrivez les bénéfices attendus et précisez les objectifs fixés.

Au cours du projet sachez être à l’écoute des problématiques organisationnelles rencontrées, suivez précisément le dénouement des problèmes et sachez adapter votre projet de dématérialisation en cas de gros pépin.

En fin de projet, prenez le temps de recueillir les impressions de chacun sur ce changement mis en place. Vous serez certainement encouragé vers de nouveaux projets de dématérialisation !

Lever les freins psychologiques vous demandera patience et pédagogie mais le jeu en vaut la chandelle !

Un retour sur investissement… progressif !

D’aucuns diront que le ROI est trop lent.

Effectivement, la dématérialisation RH suppose d’investir dans un outil, d’organiser des formations etc. Or, à part les économies réalisées sur les formats papiers désormais numériques, il est très complexe de quantifier les bénéfices liées à des gains de productivité, à une mise en conformité, ou encore à un meilleur service auprès des salariés…

Le ROI de la dématérialisation RH est très progressif, ce qui doit être compris dès le démarrage du projet. Mais n’espérez-vous pas que votre entreprise perdure et se développe pour encore des années? Le retour sur investissement bien que progressif est assuré !

Conclusion

Si vous êtes à présent convaincu par la dématérialisation des documents et processus RH, nous sommes à votre disposition pour écouter vos besoins et définir ensemble votre projet !

Si à la fin de cet article vous doutez encore de l’utilité de dématérialiser votre service RH nous vous conseillons :

  1. De relire cet article
  2. De nous consulter pour que nous parlions de votre entreprise et de ses besoins précis.

Print Value reste à votre service !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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