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Dématérialisation des factures : le vrai / faux des obligations légales à connaître

La facture dématérialisée est obligatoire. Vrai ou faux? 

Une facture dématérialisée est une facture envoyée par mail. Vrai ou faux? 

Pour que ma facture dématérialisée soit conforme, je dois m’équiper d’un logiciel coûteux. Vrai ou faux? 

Une facture dématérialisée peut être conservée moins longtemps qu’une facture papier. Vrai ou faux?

 

Chaque fin de mois c’est la même chose : vos collaborateurs du service comptabilité ne comptent plus leurs heures. Édition de factures, traitement des factures fournisseurs, règlements des litiges, rapprochements comptables… quelle que soit l’activité de l’entreprise, la facturation constitue le nerf de la guerre. 

Garante de la bonne santé de votre entreprise, la facturation n’échappe pas à la transformation digitale qui renouvelle les modes de travail et le fonctionnement des entreprises. La digitalisation permet aujourd’hui d’automatiser la saisie des factures clients, d’accélérer leur diffusion, et de les dématérialiser sous format électronique. Évidemment la facture électronique, en tant que document encadré par la loi française comporte certaines obligations légales que tout chef d’entreprise devrait connaître. 

En effet, sur les 4 500 000 entreprises françaises recensées en 2018, toutes sont concernées par la facture client ! Toutes peuvent passer à la facture électronique ! 

En effet, les avantages de la facture dématérialisée client sont nombreux et désormais bien connus de tous. Si vous n’avez pas lu cet excellent article résumant les avantages de la facture dématérialisée pour votre entreprise, voici quelques points essentiels :

 

  • Diminution des coûts

Éditer une facture client papier coûte en moyenne 8€ à votre entreprise, contre à peine 5€ pour le même document sous format dématérialisé. Une économie non négligeable rapporté au volume annuel de factures que peut générer une entreprise. 

  • Augmentation de la productivité

L’automatisation des tâches de saisie, l’accessibilité du document, la standardisation de son circuit de validation permettent aux collaborateurs de gagner du temps sur l’édition et le traitement des factures et limitent le risque d’erreur et de litiges. Vos salariés peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. 

  • Amélioration de l’archivage

Moins onéreux que l’archivage physique, l’archivage électronique de factures dématérialisées offre aussi de meilleures garanties en matière de confidentialité et de sécurité du document. 

 

Si les chefs d’entreprises se disent convaincus par la facture dématérialisée, dans les faits le format papier demeure encore le support majoritairement utilisé pour l’édition et l’envoi de factures clients. En 2015, seules 5% des factures échangées entre entreprises étaient dématérialisées. Les entreprises françaises ont encore une belle marge de progression !

Évidemment, ce marché de la dématérialisation des factures -et des documents en général- est immense et en plein essor, ce qui attire toujours plus de fournisseurs de solutions. Malheureusement, certains éditeurs de logiciels se sont engouffrés sur ce marché prometteur sans réellement maîtriser les normes techniques et réglementaires attachées à la facturation électronique. 

Face à cette offre pléthorique et à la bataille commerciale entre éditeurs, il est indispensable pour un chef d’entreprise de connaître les principaux enjeux réglementaires afin de choisir un fournisseur sérieux, proposant une solution conforme à la législation en vigueur. 

Voici les principales questions juridiques que les chefs d’entreprises se posent à propos de la facture client dématérialisée. Avec vous nous démêlons le vrai du faux !

La facture dématérialisée est obligatoire

Faux !

En France, l’Etat a imposé la facture électronique à ses fournisseurs selon un calendrier progressif. Aujourd’hui la plupart des entreprises facturant l’Etat ou les collectivités doivent déposer leur document sur la plateforme Chorus Pro. Au 1e janvier 2020, cette obligation sera totale puisqu’elle concernera aussi les micro-entreprises : la dématérialisation des factures BtoG (Business to Governement) sera complètement effective !

En revanche, dans les relations commerciales BtoB, le format électronique n’est pas obligatoire. Si une entreprise souhaite dématérialiser ses factures elle doit d’abord recueillir l’accord de son client. A partir de 2020, la règle s’inversera : aucune entreprise ne pourra refuser une facture électronique de la part de son fournisseur. 

Attention aux contre-sens ! 

Cette obligation légale à venir ne vaut que pour la réception des factures ! Bien que l’entreprise X soit tenue d’accepter la facture dématérialisée de son fournisseur Y, elle n’est pas tenue elle-même de dématérialiser ses factures à destination de l’entreprise Z. Il n’y a aucune obligation légale d’édition de facture électronique entre entreprises. 

Une facture dématérialisée est une facture envoyée par mail

Faux !

C’est sans doute la confusion la plus lourde de conséquences pour les entreprises. Une facture électronique est une facture éditée et reçue sous format électronique, et qui respecte certaines règles pour être conforme. 

Une facture électronique ce n’est pas : 

  • Une facture complétée sous format papier via un facturier puis scannée et envoyée par mail. Dans ce cas la facture est dite numérisée. 
  • Une facture éditée sous format PDF simple et envoyée par mail. 

Cette facture est certes digitalisée, mais elle n’a aucune valeur probatoire en cas de contrôle. En effet, il est aujourd’hui très simple de modifier un PDF, son intégrité n’est pas garantie. La facture devra donc être imprimée, signée et conservée sous format papier.

Une véritable facture électronique est un document autrement plus sécurisé. 

Pour que ma facture dématérialisée soit conforme, je dois m’équiper d’un logiciel coûteux

Longtemps vrai… mais aujourd’hui faux !

Cette affirmation découle de notre remarque précédente : pour qu’une facture électronique soit dite “conforme” donc présente une valeur probatoire en cas de contrôle, elle doit satisfaire à certaines obligations légales. 

A l’instar des factures clients éditées sous format papier, les factures électroniques doivent présenter trois garanties : 

  • Une origine authentique
  • Un contenu intègre
  • Un fichier lisible

Cela signifie que l’identité de l’émetteur de la facture et des signataires doit être certaine, que le contenu du document n’a pas pu être modifié après la validation et la signature de celui-ci, et que le document reste lisible par les partenaires commerciaux et l’administration en cas de contrôle. 

On comprend donc qu’un simple PDF signé puis scanné n’a aucune valeur ! Il n’offre en effet aucune garantie contre l’usurpation d’identité et peut être modifié à loisir même après sa signature…

Pendant longtemps le Code Général des Impôts a reconnu 2 technologies pour éditer des factures dématérialisées conformes. 

  • Les procédés de signature électronique (complétant un logiciel de facturation) apposés à des PDF.
  • Les solutions EDI qui éditent et cryptent la facture puis la partagent au client via une plateforme sécurisée : la facture n’est plus un fichier mais un simple échange de données. 


La seconde solution, plus onéreuse, était surtout réservée aux grandes entreprises traitant avec quelques clients grands comptes. 

Depuis 2013, il existe une troisième solution pour éditer des factures électroniques conformes : la Piste d’Audit Fiable. Celle-ci ne nécessite pas le déploiement d’une solution logicielle mais prend la forme d’une chaîne de surveillance mise en place par l’entreprise sur sa propre facturation. Il s’agit donc d’un ensemble de règles, de vérifications que l’entreprise imagine et met en place pour prouver qu’elle contrôle effectivement ses process. Les actions de contrôle sont “permanentes et documentées”. 

Déployer une Piste d’Audit Fiable est donc une solution gratuite pour assurer la conformité de ses factures dématérialisées. Un collaborateur doit cependant prendre en charge la mise en place de cette certification ce qui représente une charge de travail certaine. Alors que les solutions logiciels tendent à alléger la charge de travail des collaborateurs, la Piste d’Audit Fiable demande un investissement supplémentaire de la part des collaborateurs.

Pour comprendre précisément le fonctionnement de chacune de ces solutions, ses avantages et ses inconvénients , nous vous conseillons la lecture de l’article suivant : Comment éditer une facture électronique conforme? 

Une facture dématérialisée peut être conservée moins longtemps qu’une facture papier

Faux !

Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de Commerce). 

Les factures client sous format papier peuvent être indifféremment conservées sous format papier ou bien sous format électronique à condition que la numérisation du document ait été réalisée dans le respect des contraintes légales prévues pour ce type d’opération. 

Les factures client sous format électronique doivent être conservée sous format électronique pendant 3 ans minimum. Pour les 7 années restantes, l’entreprise peut choisir de conserver le document sous format papier ou bien sous format électronique. 

Par ailleurs, l’archivage électronique des factures dématérialisée est encadré par des règles strictes : les documents devant être déposés dans un coffre-fort sécurisé, localisé dans l’Union Européenne ou bien dans un pays coopérant en cas de contrôle fiscal. Le data center recevant les documents devra être certifié pour offrir des garanties solides en termes de sécurité documentaire.

Conclusion

Vous connaissez à présent les principales obligations légales encadrant la dématérialisation des factures ! En connaissance de cause, vous pourrez questionner les fournisseurs sur la manière leur solution assurerait la conformité de votre facture, ainsi que sur les garanties dont ils disposent du point de vue de l’archivage. 

Un chef d’entreprise averti en vaut deux !

Pour aller plus loin:

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