Être clair et pédagogique
Distinguer ses clients si besoin
S’attarder sur les process internes de son client
Après avoir lu des dizaines d’articles sur le sujet vous voilà décidé : votre entreprise doit transformer ses factures papier en factures électroniques !
Sage décision ! En plus de moderniser l’image de votre entreprise, la facture dématérialisée simplifiera le travail de vos collaborateurs, réduira les retards de paiement et vous fera faire de sérieuses économies.
Oui mais voilà… dans “facture client dématérialisée” il y a le mot “client”, et ce n’est pas anodin ! En effet, modifier le format de vos factures impacte directement l’organisation de son service comptable et ses process de traitement des factures.
A cet égard, revenons sur un malentendu courant concernant la dématérialisation des factures clients : “à partir de 2020, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les relations commerciales BtoB”.
C’est faux !
La loi Macron du 6 août 2015 impose progressivement aux entreprises d’accepter les factures électroniques éditées par leurs partenaires commerciaux. Depuis 2017 par exemple, les grandes entreprises sont tenues d’accepter ce mode de facturation de la part de leur fournisseur. En 2018 et 2019, l’obligation d’acceptation s’est étendue successivement aux ETI et PME. Au 1e janvier 2020, les micro entreprises seront concernées : toutes les entreprises devront alors accepter les factures dématérialisées de la part de leur fournisseur; mais elles ne seront en aucun cas tenues d’éditer des factures clients dématérialisées.
N’hésitez pas à diffuser l’information autour de vous, la plus grande confusion règne sur cette obligation…
Normalement, c’est le moment où vous vous dites : “si l’ensemble de mes clients seront bientôt obligés d’accepter ma future facture électronique”, quel est l’intérêt de cet article?”.
Laissez nous vous raconter une petite histoire…
En mars 2018, l’entreprise X a entrepris de dématérialiser ses factures clients. Comme elle ne facture aucune micro entreprise, son dirigeant Monsieur Dubois a bien compris que ses clients étaient tenus d’accepter ce nouveau format de document. Soucieux d’éditer des factures conformes, ayant une valeur en cas de contrôle, Monsieur Dubois s’est renseigné sur les 3 manières de certifier une facture électronique en lisant cet excellent article. Ayant de nombreux clients et un budget restreint pour le déploiement de cette solution technique, le dirigeant a choisi de certifier ses factures via un procédé de signature électronique. Le fournisseur l’a convaincu par ses arguments, le contrat est signé, ses collaborateurs sont formés et prêts… en avant pour la facture dématérialisée ! Du jour au lendemain : hop ! Son service comptabilité envoie en un clic une facture électronique à l’entreprise Y de Monsieur Durand. Et là.. C’est le drame ! La comptable de Monsieur Durand, pourtant informée il y a quelques semaines de ce changement ne sait pas comment traiter cette nouvelle facture. Doit-elle l’imprimer? La retourner signée par courrier? Peut-elle corriger l’erreur faite sur les quantités directement le document ou doit-elle signaler l’erreur faite à l’entreprise X? Impossible d’allumer le téléphone portable recevant le fameux code de confirmation… D’ailleurs elle n’est même pas certaine que le sms arrive sur ce portable professionnel. La facture de l’entreprise X, en plus d’agacer tout le service comptable, sera payée plus tard, et après l’envoi d’un mail piquant au comptable qui décidément ne respecte rien ni personne.
Vous l’aurez compris : ce n’est pas parce que vos clients sont tenus d’accepter votre nouveau format de facture électronique que la transition se passera simplement ! Vous êtes soucieux de conserver d’excellentes relations commerciales avec vos partenaires? Vous souhaitez éviter à tout prix de vous mettre vos commerciaux et comptables à dos? Alors cet article est fait pour vous. Découvrez nos conseils pour que vos clients acceptent facilement et avec enthousiasme votre facture électronique !
Le déploiement de la facture électronique dans votre entreprise doit évidemment être annoncé à vos collaborateurs mais aussi à vos partenaires.
Les premiers fournisseurs rencontrés vous ont convaincu de l’utilité de ce projet pour votre entreprise? Effectivement, les atouts de la facture électronique sont nombreux comme en atteste cet article : 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures.
Prenez à présent le temps de lister avec eux les avantages que représente la facture électronique pour vos clients : transparence, traçabilité, traitement facilité et accéléré. Vous devez parfaitement maîtriser les implications qu’aura votre projet chez vos clients.
Vient ensuite le moment d’annoncer à vos clients que vous prévoyez de moderniser vos relations commerciales grâce à la dématérialisation. Glissez cette information dans votre news mensuelle en présentant brièvement les raisons de votre démarche ainsi que les atouts de la facture électronique pour vos partenaires commerciaux. Désignez en interne un interlocuteur chargé de répondre à toutes les questions de vos clients, et fournissez ses coordonnées. Vous devez prendre en compte les expériences et demandes particulières de vos clients qui seront les premiers touchés par votre projet.
Une fois votre fournisseur choisi et la solution retenue, préparez le déploiement de la facture électronique en informant vos clients de la manière dont ces nouveaux documents vont arriver dans leur SI. À moins d’un accord négocié, votre solution ne doit représenter aucun coût supplémentaire pour votre partenaire. Éditer un micro-guide, prévoir un rendez-vous téléphonique avec la personne qui devra traiter vos nouvelles factures, voire organiser une formation si vous n’avez qu’un faible nombre de clients, sont des solutions pour préparer vos partenaires à ce changement. Usez de pédagogie, simplifiez votre discours et répondez aux inquiétudes. Votre fournisseur de solutions peut vous aider lors de cette étape de communication externe.
Rappelez-vous : on ne vous reprochera jamais d’avoir trop préparé ce changement. En revanche si vous prenez vos clients au dépourvu ou bien que votre projet semble compliqué et peu réfléchi, vos relations commerciales ainsi que l’image de votre entreprise risquent d’en pâtir. Ne sous-estimez pas la résistance au changement de certains partenaires !
C’est une erreur souvent commise : déployer une même solution de dématérialisation des factures pour l’ensemble de ses clients. Pour 9 entreprises sur 10 cela peut fonctionner en raison de l’homogénéité de vos partenaires commerciaux. Cependant si vous adressez plusieurs milliers de factures par mois à une entreprise, il est impensable de lui proposer la même solution qu’à vos autres partenaires commerciaux que vous facturez 20 fois par an. La solution EDI (Échange de Données Informatisées) est une solution particulièrement pertinent si vous avez un client grand compte que vous facturez très régulièrement, et auquel vous souhaitez apporter un service entièrement personnalisé.
Le volume de factures éditées, la taille de l’entreprise cliente sont des critères qui doivent évidemment être pris en compte lors du choix de votre solution. Vous risquez de perdre des clients si vous leur proposez un outil non adapté à leurs besoins ou capacités. La prise en main technique doit être simple ou bien prévue et travaillée en amont du déploiement.
D’ailleurs vous êtes vous demandé si vos clients n’étaient pas eux-mêmes dotés d’un logiciel de facturation électronique? EDI ou outil de signature électronique, la manière dont ils sont eux-mêmes équipés doit être prise en compte. Vous pouvez aussi recueillir l’avis de votre partenaire sur tel fournisseur, telle solution… en le sollicitant, en le questionnant vous leur montrez que vous accordez de la valeur à son avis et à votre relation commerciale. Ou comment améliorer ses relations commerciales tout en modernisant l’image de sa société !
En envoyant désormais votre facture par voie électronique sécurisée, vous devez être particulièrement vigilant à sa réception. En effet, dans le cas d’un envoi courrier votre facture est réceptionnée, ouverte, transmise au service compétent puis traitée par celui-ci. Toutes ces étapes, aussi fastidieuses soient-elles, sont organisées par votre client qui devient alors responsable du suivi et du bon traitement du document.
Envoyée par email, votre facture arrive plus rapidement mais a aussi plus de chances de ne pas être correctement suivie si vous ne l’adressez pas au bon interlocuteur. Questionnez votre client sur son organisation interne : à qui faut-il systématiquement envoyer la facture? Qui faut-il mettre en copie? Qui doit-être autorisé à la signer électroniquement? C’est en balisant le trajet de votre document et en vérifiant auprès de votre partenaire que vous disposez des bonnes informations de contact que vous augmenterez les chances que votre facture client soit traitée et réglée rapidement. N’envoyez pas votre facture n’importe où, au risque d’attendre de longs mois son règlement… Et de multiplier les litiges clients.
Modifier son format de facturation en adoptant la facture électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise, mais ces avantages – notamment financiers- ne doivent pas se faire aux dépens de l’organisation du client ! Votre partenaire commercial va devoir s’adapter, faire un effort pour vous suivre dans votre transformation digitale… prenez le temps de lui présenter votre projet et de lui proposer votre aide dans cette nouvelle gestion.
Aujourd’hui vos clients sont tenus d’accepter vos factures électroniques, mais rien ne les oblige à vous passer de prochaines commandes si votre nouveau système de facturation a des conséquences désastreuses de son côté…
Chez Print Value, nous pensons que votre projet de dématérialisation des factures doit être accompagné non seulement en interne, mais aussi du point de vue de votre communication externe. Nous conseillons souvent nos clients pour déployer la solution et proposons des clefs de communication en interne comme à l’externe. N’hésitez pas à nous solliciter sur votre projet !
En mars 2018, l’entreprise X a entrepris de dématérialiser ses factures clients. Comme elle ne facture aucune micro entreprise, son dirigeant Monsieur Dubois a bien compris que ses clients étaient tenus d’accepter ce nouveau format de document. Soucieux d’éditer des factures conformes, ayant une valeur en cas de contrôle, Monsieur Dubois s’est renseigné sur les 3 manières de certifier une facture électronique en lisant cet excellent article. Ayant de nombreux clients et un budget restreint pour le déploiement de cette solution technique, le dirigeant a choisi de certifier ses factures via un procédé de signature électronique. Le fournisseur l’a convaincu par ses arguments, le contrat est signé, ses collaborateurs sont formés et prêts… en avant pour la facture dématérialisée ! Du jour au lendemain : hop ! Son service comptabilité envoie en un clic une facture électronique à l’entreprise Y de Monsieur Durand. Et là.. C’est le drame ! La comptable de Monsieur Durand, pourtant informée il y a quelques semaines de ce changement ne sait pas comment traiter cette nouvelle facture. Doit-elle l’imprimer? La retourner signée par courrier? Peut-elle corriger l’erreur faite sur les quantités directement le document ou doit-elle signaler l’erreur faite à l’entreprise X? Impossible d’allumer le téléphone portable recevant le fameux code de confirmation… D’ailleurs elle n’est même pas certaine que le sms arrive sur ce portable professionnel. La facture de l’entreprise X, en plus d’agacer tout le service comptable, sera payée plus tard, et après l’envoi d’un mail piquant au comptable qui décidément ne respecte rien ni personne.
Vous l’aurez compris : ce n’est pas parce que vos clients sont tenus d’accepter votre nouveau format de facture électronique que la transition se passera simplement ! Vous êtes soucieux de conserver d’excellentes relations commerciales avec vos partenaires? Vous souhaitez éviter à tout prix de vous mettre vos commerciaux et comptables à dos? Alors cet article est fait pour vous. Découvrez nos conseils pour que vos clients acceptent facilement et avec enthousiasme votre facture électronique !
