Si les factures émises vers le secteur public doivent être obligatoirement électroniques, ce n’est pas encore le cas pour la facturation BtoB, entre entreprises privées. Cependant, d’ici 2025, les entreprises assujetties à la TVA devront se plier aux règles de la facturation électronique.

Quels sont les avantages d’une telle procédure ? Quelle sera la réglementation en vigueur ? Voici quelques éléments de réponse.

Facture électronique entreprises

Si aujourd’hui de plus en plus d’entreprises utilisent la facture dématérialisée, (une facture numérique par exemple sous PDF), elles utilisent bien souvent ce format électronique en complément de la facture papier qui demeure encore ancrée dans le fonctionnement des entreprises. Mais attention, une facture au format PDF n’est pas une véritable facture électronique.

Mais alors qu’est-ce qu’une facture électronique ? Il est très important de bien distinguer la facture « dématérialisée » de la facture électronique. La facture électronique est une facture certes dématérialisée, mais le terme regroupe l’ensemble du processus de facturation, de l’édition à l’envoi par mail. Pour en savoir plus sur les obligations légales liées à la facture électronique, consultez cet article : Dématérialisation des factures, le vrai/ faux des obligations légales. 

Selon un rapport du FNFE (Forum National de la Facture Électronique), 80% des entreprises traitent encore leurs factures entrantes et sortantes sous format papier. On est donc loin d’une généralisation de la facture électronique au sein des entreprises françaises pour le moment. Pourtant, les entreprises encore réticentes à la facturation électronique vont devoir rapidement prendre le pli, puisque l’Etat a décidé d’imposer la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’ici 2025 au maximum.

Secteur privé : la facturation électronique bientôt obligatoire

C’est en effet la grande nouvelle de cette année 2020 : entre 2023 et 2025, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Si elle l’est déjà pour les entreprises émettant des factures à destination des organismes du secteur public via le portail Chorus Pro, ce n’est pas encore le cas pour la facturation entre entreprises du secteur privé. 

L’Etat souhaite donc généraliser la facturation électronique entre les entreprises du secteur privé. Pour quelles raisons ? C’est simple, la dématérialisation des factures dans les entreprises permettra de simplifier les déclarations de TVA grâce à un système de pré-remplissage en ligne, mais aussi de réduire les délais de paiement par rapport à l’utilisation de la facture papier, et bien évidemment de réduire les coûts de facturation en dématérialisant tout le processus. 

En bref, la facturation électronique permettrait de : 

• Simplifier les déclarations de TVA
• Réduire les délais de paiement
• Limiter les coûts des processus de facturation
• Limiter les risques de fraude en automatisant la collecte de la TVA

Comment la facturation électronique va-t-elle devenir obligatoire au sein des entreprises ? Si tous les détails techniques ne sont pas encore divulgués, nous savons déjà que la mise en place débutera début 2023, et qu’elle s’achèvera en 2025. Il faut donc bien comprendre que d’ici 2025, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront avoir mis en place la facturation électronique au sein de leur entité. 

L’obligation va donc être progressive, mais nous ne savons pas encore quel type d’entreprise ou quel secteur d’activité sera concerné en premier par ce changement majeur. Le calendrier d’application devrait bientôt être communiqué, afin que les entreprises puissent s’organiser. En bref, les entreprises assujetties à la TVA seront donc dans l’obligation de recourir à la facturation électronique d’ici 5 ans maximum.

Facture électronique : quels avantages pour les entreprises du secteur privé?

Le premier bénéfice de la facturation électronique est clairement la limitation de la paperasse au sein de l’entreprise.

Qui dit limitation de la paperasse dit invariablement économies de papier et de consommables et donc économies tout court pour l’entité.

Selon des études BVA/Markess, la facture électronique permet de réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture. Si le coût est une variable importante, la limitation de l’impact environnemental représente également un enjeu essentiel pour toutes les entreprises françaises d’aujourd’hui. 

En plus de limiter les coûts de facturation, la facturation électronique permet de gagner du temps dans les process. En effet, la numérisation permet d’effectuer l’édition, l’envoi et l’archivage des factures en quelques clics, sans perdre de temps à manipuler les documents papier. Cela engendre moins de risque de perte des factures, permet une durabilité plus élevée dans le temps, et facilite l’accès aux document archivés. 

Gain de temps dans les process mais également délai de paiement raccourci. L’amélioration des délais de paiement est un enjeu considérable pour les sociétés aujourd’hui. La facturation numérique permet de réduire le temps d’envoi et par conséquent le délai de traitement puisque tout est automatisé des 2 côtés. Les processus de facturation sont donc mieux contrôlés, plus sécurisés et font gagner du temps et de l’argent aux entreprises.

Des obligations légales à respecter pour les entreprises du secteur privé

La mise en place d’un projet global de dématérialisation peut sembler complexe à certains chefs d’entreprise. La réglementation autour de la facture électronique peut aussi décourager certains dirigeants Pourtant, les solutions actuelles de facturation électronique permettent d’éditer simplement et rapidement des factures conformes. Différentes solutions existent pour répondre aux obligations légales qui encadrent la facture électronique. 

Comme nous avons vu plus haut, la facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par mail. Pour avoir une valeur fiscale et légale, la facture électronique doit garantir : 

• l’identité de l’entité qui a émis la facture;
• l’intégrité de son contenu;
• la lisibilité de la facture à chaque étape de sa vie.

Pour cela, les entreprises ont le choix entre différents procédés, plus ou moins coûteux : 

• La piste d’audit fiable : transmission de la facture par n’importe quelle voie électronique mais nécessite un contrôle documenté et permanent, permettant d’établir un lien entre la facture émise et la prestation de service/le produit fourni.
• La transmission selon une norme sécurisée : la facture électronique doit être transmise au client grâce à un message électronique sécurisé qui permet l’envoi électronique, convenu au préalable entre les deux parties.
• La signature électronique : la facture doit être signée par signature électronique, ce qui permet de valider l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique.

Pour savoir comment éditer une facture électronique conforme téléchargez notre livre blanc : le Guide de la facture dématérialisée conforme.