La crise sanitaire engendrée par la Covid-19 a surpris bon nombre d’entreprises dans l’hexagone. Elles ont dû s’organiser à la hâte pour permettre à leurs salariés de continuer à travailler à distance. La dématérialisation des documents s’est avérée être un véritable atout pour les entreprises ayant déjà entamé ce type de processus. Quels sont les enjeux de la dématérialisation dans la mise en place du télétravail ? Voici quelques éléments de réponse.

Télétravail : à l’aube d’une nouvelle ère

Fermeture des écoles, des établissements recevant du public, mise en place de mesures sanitaires strictes, distanciation sociale, la pandémie de Covid-19 a frappé de plein fouet la France, tout comme le reste du monde. Une épidémie sans précédent qui a entrainé des mesures draconiennes pour enrayer la maladie. Face à cela, les entreprises ont dû s’adapter en urgence, notamment en instaurant le télétravail quand l’activité le permettait. 

Le confinement a révélé les nombreuses failles et dysfonctionnements de certaines entreprises qui ont peiné à faire travailler leurs salariés à distance. Elles ont donc dû réorganiser en urgence leur activité et revoir leur fonctionnement. Une mise en place laborieuse pour certaines, notamment pour les entreprises en retard sur la dématérialisation de leurs documents. 

Comment faire travailler ses collaborateurs à distance quand ils n’ont pas accès aux documents dont ils ont besoin ? Une vraie problématique de fond qui a parfois mis les sociétés en grande difficulté face à l’ampleur du chantier de la dématérialisation. 

Les entreprises ayant déjà effectué ce travail de dématérialisation ont eu un sacré coup d’avance. Les autres, plus en retard sur le sujet, ont donc profité de cette crise sanitaire pour repenser totalement leur fonctionnement et entamer le chantier de dématérialisation. Si le présentéisme était légion dans l’hexagone, c’est tout un schéma de pensée qu’il faut aujourd’hui revoir dans les entreprises. La productivité n’est pas incompatible avec le travail à distance, et ça les entreprises commencent à bien le comprendre.

Pourquoi dématérialiser ses documents ?

Si le travail à distance fut essentiel durant le confinement, et encore aujourd’hui, il n’y a pas de travail à distance sans dématérialisation. La dématérialisation est donc un enjeu majeur aujourd’hui pour les entreprises, et doit figurer parmi les chantiers prioritaires des organisations. Si dématérialiser est essentiel pour télétravailler, ce n’est pas le seul avantage que possède la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise. 

Pour rappel, dématérialiser un document c’est le produire au format numérique, à partir d’un système d’information. Dématérialiser c’est donc numériser tous les documents d’une entreprise.  Tous sont concernés ! Factures (clients et fournisseurs), bulletin de paie, notes de frais etc. Si on parle de dématérialisation des documents, il faut également parler de la dématérialisation des processus puisque la dématérialisation entraîne de nombreux changements au niveau de la gestion des documents dans sa globalité.

Alors quels sont les différents avantages de la dématérialisation des documents ? Il y en a beaucoup ! En effet, la dématérialisation n’a que des avantages, ou presque. Tout d’abord, la dématérialisation permet de réduire le risque d’erreurs dans l’élaboration et l’archivage des documents. Grâce aux logiciels de dématérialisation, leur production est automatisée, ce qui permet de soulager les collaborateurs des tâches les plus chronophages et de limiter les erreurs de saisie. Les collaborateurs gagnent donc en productivité et ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques.

La dématérialisation permet également de réduire les coûts de fonctionnement de votre entreprise. Réduction de papier, réduction de l’utilisation de consommables pour imprimer comme les cartouches d’encre ou les feuilles, la dématérialisation c’est faire des économies, et moins de déchet. De plus, le format numérique nécessite beaucoup moins d’énergie pour être produit, diffusé et stocké, que le format papier.

Grâce à la dématérialisation, les documents circulent plus facilement et librement au sein de l’entreprise. Il est plus facile de retrouver les documents, et la diffusion et le partage entre collaborateurs sont également simplifiés. Enfin, le format numérique permet de mieux préserver les données en entreprise. Les documents sont stockés sur des serveurs sécurisés. Cela leur garantit une sécurité supplémentaire par rapport aux documents papier, généralement stockés dans des chemises ou des classeurs et donc plus vulnérables aux sinistres (incendie, vol, dégât des eaux, etc).

En bref, dématérialiser les documents de votre entreprise permet de : 

• Diminuer les coûts de fonctionnement de l’entreprise
• Réduire le risque d’erreur grâce à l’automatisation des documents
• Augmenter la productivité des collaborateurs
• Renforcer la sécurité des données de l’entreprise
• Instaurer le travail à distance pour les collaborateurs

Pour connaître tous les avantages et inconvénients de la dématérialisation de documents, rendez-vous sur notre article : Les avantages et inconvénients de la GED !

Dématérialiser pour mieux télétravailler

La dématérialisation des documents est donc une composante essentielle du télétravail aujourd’hui. Les entreprises qui n’ont pas entamé ce processus vont vite se voir freiner dans leur élan. En effet, comment travailler à distance sans espace partagé ? Sans mise en place de la signature électronique ? Sans mise à disposition des documents de travail ? C’est impossible. Les entreprises n’ayant pas dématérialisé leurs documents vont se heurter à de nombreux obstacles qui mettront en péril leur viabilité à long terme. La sphère du travail est en pleine mutation aujourd’hui en France, et les changements vont s’ancrer sur le long terme.

De nouveaux mode de travail sont donc en train de s’installer, les collaborateurs découvrent une nouvelle façon de travailler et sont désormais productifs hors de l’entreprise. La numérisation des documents est donc primordiale pour toutes les entreprises, pour permettre un accès permanent et sécurisé à toutes les ressources de l’organisation, pour tous et à distance. En effet, le télétravail ne se limite pas à fournir un ordinateur et un smartphone à vos collaborateurs. C’est la dématérialisation de vos données dans leur ensemble qui va permettre à votre entreprise de pouvoir continuer à fournir un service à distance, sans mettre à mal la productivité de vos salariés.

Outre la dématérialisation des documents, la dématérialisation des processus de validation et des prises de décision est également essentielle pour maintenir l’activité à distance, sans passer par des signatures manuscrites ou des réunions en présentiel.