Fer de lance de la digitalisation des entreprises, l’État français encourage (voire oblige!) les entreprises à se défaire du format papier pour privilégier les documents sous format numérique.

Le but est clair : augmenter la compétitivité des entreprises en luttant contre la fraude. La transformation digitale ainsi souhaitée permettrait l’essor de nouvelles formes de travail (en mobilité par exemple) et améliorerait la productivité de chaque structure. 

Ainsi, depuis le 1e janvier 2020, tous les fournisseurs de l’Etat et de ses collectivités ont l’obligation d’éditer leur facture sous format électronique puis de la déposer sur le portail Chorus Pro. Et les pouvoirs publics ne s’arrêtent pas là : le projet de loi de Finances 2020 prévoit de rendre obligatoire la dématérialisation de toutes les factures clients BtoB d’ici à 2025. Pour approfondir cet article 56 du Projet de Loi de Finances 2020, nous vous conseillons la lecture de cet article. 

La ligne est claire : la dématérialisation des documents est un axe législatif prioritaire. 

Mais la dématérialisation des factures est souvent traitée sur le seul plan de la facture client. 

→ On ne compte plus les articles sur internet et dans les revues spécialisées qui soulignent les avantages de la facture électronique client et dispensent des conseils pour organiser la transition vers ce format de facture. Si malgré tout vous ne connaissez pas les avantages de la facture client dématérialisée vous pouvez consulter notre article : 7 bonnes raisons d’organiser la dématérialisation de ses factures clients. 

La dématérialisation des factures fournisseurs est quant à elle bien moins abordée par les spécialistes du secteur. 

Ainsi, selon une enquête GS1 France et CXP, menée en 2016, 94% des entreprises reçoivent encore des factures fournisseurs sous format papier ! Et pourtant 60% des directeurs financiers estiment que la dématérialisation des factures fournisseurs est une priorité… (Etude PwC 2019)

Comment organiser la dématérialisation d’une facture fournisseur? 

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle solution? 

Zoom sur la dématérialisation des factures fournisseurs, et sur ce qu’elle peut apporter à votre entreprise !

Qu’est ce que la dématérialisation des factures fournisseurs?

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à traiter l’ensemble de ses factures fournisseurs sous format dématérialisé. 

Évidemment, c’est le moment où vous vous dites : 

“90% de mes factures fournisseurs arrivent sous format papier, comment dématérialiser des documents que je n’édite pas moi-même?”

Eh bien tout simplement en intégrant vos factures fournisseurs dans un workflow entièrement dématérialisé, et ce quel que soit leur format d’émission. 

Schématiquement on distingue 2 modes de réception de la facture fournisseur : 

• au format électronique PDF ou papier (75% des factures arrivent ainsi)
• via un EDI, une plateforme d’échange privée entre deux entreprises qui suppose la standardisation des documents, la facture est alors dite structurée. 

Que la facture vous soit envoyée par format électronique PDF ou papier, votre solution de dématérialisation des factures fournisseurs va : 

• la lire grâce à des technologies de lecture automatiques (OCR, LAD/ RAD par exemple)
• la numériser, 
• la rattacher au dossier du fournisseur en question, 
• puis la faire progresser dans un tunnel de traitement ou workflow déterminé, 
• et ce jusqu’à l’enregistrement comptable, au paiement et à l’archivage du document (la solution se connecte à vos différents logiciels métiers et SAE). 
  

Évidemment, si votre fournisseur édite déjà ses factures clients sous format électronique et vous les transmet via un EDI alors la dématérialisation de vos factures fournisseurs est en connexion avec cet outil. 

Contrairement à la dématérialisation des factures clients qui suppose l’édition d’un document juridiquement conforme et la mise en place d’un workflow de validation, la dématérialisation des factures fournisseurs est un simple workflow, la digitalisation d’un process de validation, d’enregistrement et de paiement.

Le leitmotiv de la dématérialisation des factures fournisseurs est simple : simplifier, accélérer et optimiser le traitement de la facture dès sa réception.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs?

En simplifiant le traitement de la facture fournisseur, la dématérialisation offre de nombreux avantages : 

• Les avantages financiers

La dématérialisation des facture fournisseurs permet de réduire le volume des impressions donc l’achat de certaines fournitures (enveloppes, papier, encre…) mais aussi les coûts liés à l’archivage car elle suppose un archivage électronique, moins onéreux que l’archivage physique. Des économies non négligeables pour une entreprise !

Selon une étude GS1 France 2010, la dématérialisation d’une facture entrante permet de réduire le coût de 10€ le coût de traitement de celle-ci par rapport au traitement d’une facture sous format papier. 

L’accélération et l’automatisation du traitement des factures entrantes permet en outre de mieux respecter les délais de paiement prescrits et donc d’éviter les pénalités de retard. Du côté du fournisseur, cette accélération de traitement permet d’être payé plus rapidement, ce qui est un besoin crucial pour les entreprises. 

Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs permet d’obtenir une meilleure visibilité sur la trésorerie de l’entreprise, d’améliorer la transparence sur ses engagements financiers, et donc d’optimiser la gestion de sa trésorerie. 

Et les chefs d’entreprise sont conscients de cet avantage financier : ils sont 61% à penser que dématérialiser leurs factures fournisseurs leur permettrait de faire des économies (étude GS1 France et CXP, 2016).

• Les avantages organisationnels et productifs

Du point de vue organisationnel, le cycle de traitement des dossiers est optimisé et les possibilités d’erreurs fortement limitées. 

Au niveau du service comptable de l’entreprise, l’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et donc de gagner en productivité. En effet, en équivalent temps plein, un salarié peut traiter en moyenne 6 000 factures fournisseurs papier par an, contre 90 000 factures fournisseurs dématérialisées. 

64% des chefs d’entreprise ont conscience de cet enjeu de productivité et placent le gain de temps parmi les principaux atouts de la dématérialisation de la facture fournisseur (étude GS1 France et CXP, 2016). 

• L’avantage écologique

Ne plus imprimer les factures fournisseurs participe évidemment d’une démarche de diminution des impressions et donc de réduction de l’empreinte carbone de votre entreprise. Une démarche réaliste et facilement quantifiable qui intègre parfaitement un projet RSE.

Dématérialisation des factures fournisseurs : quelles difficultés?

Le principal difficulté de la dématérialisation des factures fournisseurs consiste dans la résistance au changement que vos salariés pourraient manifester. Malgré le développement du digital dans l’entreprise et la sphère privée, la dématérialisation suscite parfois de réelles réticences culturelles. 

• La crainte du changement

La nécessité de refondre les process de traitement donc de revoir une organisation considérée comme efficace peut fortement déstabiliser certains de vos collaborateurs. Rassurer et écouter attentivement les remarques vous permettra de lever ces blocages. 

• Le scepticisme devant une solution digitale

Pour certains collaborateurs, l’idée d’implémenter une solution censée faciliter et accélérer le traitement des factures fournisseurs est… une tarte à la crème. 

Souvent échaudés par des projets numériques et digitaux fort coûteux et n’ayant jamais abouti, ces salariés sont circonspects voire franchement hostiles au déploiement de telles solutions. Face à ceux-ci, il faudra user de pédagogie, voire faire intervenir le prestataire afin que l’utilité et la simplicité de la solution soient clairement démontrées. 

En un mot, comme pour tout projet dématérialisation, il est indispensable que votre démarche fasse l’objet d’une communication claire, transparente et régulière auprès de vos équipes. 

• En amont du projet vous présenterez votre démarche au service comptable, en soulignant les atouts de la facture fournisseur dématérialisée, et en notant scrupuleusement les remarques, questions et inquiétudes qui ne manqueront pas de surgir.
• En choisissant votre fournisseur de solution vérifiez bien que celui-ci prévoit de former vos équipes à l’outil, et offre un service d’assistance dans les premiers temps.
• Enfin une fois la solution déployée continuez à interroger vos équipes sur la prise en main de l’outil et sur leur satisfaction. 

Si vous cherchez une méthode simple pour dématérialiser un document dans votre entreprise, nous vous conseillons la lecture de cet article sur la méthode PDCA appliquée à votre projet de dématérialisation.

Conclusion

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à numériser vos factures fournisseurs papier puis à organiser un process dématérialisé permettant leur traitement. 

Véritable levier de performance pour l’entreprise, les solutions de dématérialisation sont simples à déployer, améliorent la productivité des salariés, permettent des économies financières et fluidifient l’organisation interne de votre entreprise.

Si certains salariés émettent des réserves face à la dématérialisation des factures fournisseurs, celles-ci peuvent être levées à condition de déployer une communication transparente et efficace. 

Si vous souhaitez plus d’informations sur la dématérialisation des factures fournisseurs, ou évaluer la pertinence d’une telle solution pour votre entreprise, nous vous invitons à nous contacter.