Dématérialisation des factures : passez aux factures électroniques dans votre entreprise !

Gain de temps, économies non négligeables, gestion facilitée, autant d’avantages lorsque l’on passe des factures papier aux factures électroniques. La dématérialisation des factures est un processus qui apporte de très nombreux bénéfices, notamment sur le long terme.

Alors qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Que dit la loi ? Quelles sont les obligations ? Voici quelques éléments de réponse. 

Qu’est ce que la dématérialisation des factures?

La dématérialisation des factures signifie passer des factures au format papier aux factures au format numérique. Numériser les factures permet de stocker plus facilement les documents, mais facilite également l’envoi puisque tout se fait par mail. La dématérialisation des factures n’est cependant pas une procédure à prendre à la légère puisque celle-ci doit respecter les normes et la législation en vigueur.

Il existe aujourd’hui 2 types de factures électroniques :

• Les factures structurée : cela signifie que la facturation respecte des normes telles que la norme EDI (Échange de Données Informatisé) via un certain nombre de formats obligatoires : EDIFACT, VDA ou encore XML, entre autres. La mise en œuvre de la facturation structurée est un processus complexe et coûteux.

• Les factures non structurée : la facturation non structurée est un processus plus simple à instaurer au sein d’une entreprise. Les factures sont éditées au format JPEG ou PDF, mais ne permettent pas la modification ou la recherche de données. 

On peut également distinguer 2 méthodes de facturation :

• La facturation simple : dans le cas d’une facturation simple, les envois des factures numériques se font simplement par mail, et les factures papier ne sont pas complètement abandonnées. 
• La dématérialisation fiscale : cette méthode de facturation permet d’envoyer les factures au format EDI (comme vu plus haut), et permettent de s’affranchir complètement des factures au format papier. 

Les conditions de dématérialisation des factures

Pour que les factures électroniques aient une valeur légale, elles doivent répondre aux normes contenues dans l’article 289 du Code Général des Impôts, à savoir : 

• Les mentions légales

Comme une facture papier, une facture client électronique doit comporter certaines mentions obligatoires, à savoir : 

• L’identité du client
• Le numéro de SIRET ou SIREN du professionnel qui édite la facture
• La date de la facture
• Le taux de TVA appliqué
• Le détail des produits
• Les conditions de règlement
• Etc.

• L’accord des clients 

Si auparavant l’accord d’un client était nécessaire pour pouvoir lui envoyer les factures au format électronique, ce n’est plus le cas aujourd’hui. En effet, depuis le 1er janvier 2020, l’accord du client pour l’envoi des factures dématérialisée est systématique, et ce pour toutes les entreprises. 

Pour convaincre vos clients d’accepter facilement votre nouveau format de facture, suivez nos conseils listés dans cet article : Comment faire accepter la facture électronique à ses clients? 

• Garantie de l’authenticité, de l’intégrité et la lisibilité de la facture

Pour pouvoir émettre des factures électroniques, il est nécessaire de respecter certaines normes qui garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures. En effet, aucune modification ne doit être possible après la signature de la facture, et cette dernière doit être consultable pendant un certain temps après son émission. Pour satisfaire cette triple garantie, plusieurs solutions sont possibles : la mise en place de la signature électronique, le respect de l’EDI ou encore la Piste d’Audit Fiable. 

Garantir la valeur fiscale des factures

Comme vu précédemment, il y a plusieurs moyens de garantir l’authenticité des factures et de leur donner une valeur fiscale : 

• La signature électronique : la signature électronique est un procédé permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, tout comme la signature manuscrite d’un document papier. La signature électronique ne doit pas être confondue avec la signature manuscrite numérisée, elle n’est pas visuelle mais correspond simplement à une suite de caractères. La signature électronique et la signature manuscrite ont la même valeur juridique, et engagent le signataire. Cet outil de signature est délivré par un prestataire de service appelé tiers certificateur. 

• L’EDI fiscal : il est possible de garantir l’authenticité des factures en utilisant un EDI, un Échange de Données Informatisé. Comment cela fonctionne ? C’est simple, deux entreprises mettent en place une plateforme partagée, sur laquelle elles peuvent échanger des ensembles structurés d’informations, de manière sécurisée. Les factures sont donc directement créées sur la plateforme et respectent obligatoirement les normes et formats en vigueur.

• La Piste d’Audit Fiable : la Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents », dans le but d’apporter la preuve de la validité des factures. La Piste d’Audit Fiable doit garantir 3 grands principes : l’authenticité, l’intégrité, et la lisibilité de chaque facture.

Quelles sont les obligations légales ?

Envoi de factures dématérialisées aux administrations publiques

Selon la loi de simplification de 2014, toutes les factures émises par les entreprises envers l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics doivent être envoyées sous format électronique. Pour cela, le gouvernement a mis en place un calendrier de mise en œuvre : 

• 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 2020 : obligation pour les micro-entreprises.

Envoi de factures dématérialisées entre entreprises privées

Il n’y a pour le moment aucune obligation à dématérialiser ses factures entre entreprises privées. Si cela reste facultatif, la dématérialisation des factures a de nombreux avantages pour les entreprises privées, tout comme pour les micro-entrepreneurs. 

Les avantages de la dématérialisation des factures

Qu’elle soit obligatoire pour les factures envoyées aux administrations publiques, ou facultatives entre entreprises privées, la dématérialisation des factures présente un certain nombre d’avantages comme :

Des avantages financiers et économiques : les économies réalisées avec les factures dématérialisées sont très importantes : réduction des coûts de papier, des coûts d’impression et d’envoi. Les délais de transmissions des factures sont également fortement réduits, tout comme les délais de traitement dans le processus de paiement. La dématérialisation des factures permet donc de gagner du temps et de l’argent. 

Un meilleur archivage : passer au format numérique permet de stocker beaucoup plus facilement les factures, notamment en les classant par dossier ou de manière chronologique. Elles sont également plus facilement accessibles et peuvent être partagées en quelques clics.

Pour en savoir plus sur ce sujet lisez les 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures.