La dématérialisation des factures consiste tout simplement à changer le format d’une facture entrante (fournisseur) ou bien sortante (client) d’un format papier au format de fichier numérique. La facture n’ayant alors plus de consistance “matérielle” on dit qu’elle est dématérialisée, ou électronique. 

Ce changement de support rendu possible par les avancées technologiques participe de la digitalisation des entreprises qui vise à simplifier, accélérer et automatiser les tâches des collaborateurs et les process de travail. 

Sauf qu’au niveau de l’entreprise, les documents sont strictement distingués : d’un côté les factures fournisseurs arrivent par différents canaux (courriers, emails, échanges sécurisés) pour être réglées. De l’autre les factures clients sont éditées et envoyées de différentes manière aux partenaires commerciaux. Or chacun de ces deux processus est organisé selon une suite logique d’étapes, faisant intervenir différents collaborateurs, jusqu’à l’envoi du document (facture client) ou le règlement de la créance (facture fournisseur) ce qui explique souvent la lenteur des process. 

Différentes solutions logicielles existent donc pour automatiser et accélérer le traitement des factures (clients ou fournisseurs) en définissant de nouveaux flux de travail (workflows) et en s’affranchissant du format papier : c’est la dématérialisation des factures.

Dématérialisation des factures : les obligations légales

Une facture dématérialisée conforme

Aujourd’hui rien n’empêche une entreprise d’éditer une facture sur un logiciel puis de la transmettre par mail à son client pour règlement, souvent sous format PDF. On parle alors de dématérialisation des factures simple. Cependant ce document n’a aucune valeur juridique : l’entreprise doit impérativement adresser la facture sous format papier et en conserver un exemplaire signé des deux parties. 

Du point de vue du client il faut donc exiger de votre fournisseur un document papier transmis par courrier et signé en bonne et due forme car même si vous dématérialisez les factures que vous recevez en les scannant, seul l’exemplaire papier aura une valeur probante en cas de contrôle. 

Selon les dispositions réglementaires et la législation française, il existe 3 manières de créer une facture électronique probante : 

• Apposer un système de signature électronique sur un PDF ou autre format. Il s’agit généralement d’un code sms reçu personnellement par le signataire.
• Échanger la facture via une plateforme EDI (Echange de Données Sécurisées) qui garantit le document.
• Organiser une Piste d’Audit Fiable : un ensemble de contrôle interne, dans l’entreprise qui édite la facture, qui visent à certifier que les factures éditées sont légales.

Évidemment, une facture (fournisseur ou client) dématérialisée doit aussi comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture sous format papier. 

L’archivage d’une facture dématérialisée

Le stockage d’une facture dématérialisée doit être électronique dans un premier temps, puis rester sous cette forme ou bien devenir papier. Dans le cas d’un archivage électronique les documents doivent être conservés dans un coffre-fort électronique ou bien dans un data center certifié. La dématérialisation des factures ne s’improvise donc pas !

La facture électronique client imposée aux fournisseurs de l’Etat : le portail Chorus Pro

En imposant la facture électronique à ses fournisseurs, l’Etat français a souhaité encourager la numérisation des activités des entreprises.

Cette obligation a cependant été mise en place progressivement et a concerné : 

• les grandes entreprises à partir du 1e janvier 2017
• les ETI (entreprises de taille intermédiaire) à partir du 1e janvier 2018
• les PME (petites et moyennes entreprises) à partir du 1e janvier 2019

Les TPE (très petites entreprises) seront à leur tour touchées par cette obligation au 1e janvier 2020. 

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures?

Pour faire de réelles économies

Traiter une facture papier (du côté du fournisseur comme du côté du client) est une tâche chronophage qui représente des coûts importants. 

Le coût des consommables est supporté par l’entreprise fournisseur : le papier, l’encre, l’enveloppe et l’affranchissement sont des coûts fixes estimés à plus de 2€ par facture. 

Ensuite, la validation, l’édition, l’envoi de la facture client sont des tâches essentielles qui sont souvent mal définies du côté du fournisseur et donc peu optimisées du point de vue du temps passé. 

Du côté du client, la réception des factures (par mail, courrier ou autre), l’indexation de celles-ci, la vérification, l’enrichissement, puis le paiement et l’archivage sont autant d’étapes et de tâches à faible valeur ajoutée, mobilisant les équipes et les surchargeant de travail. 

Tout ceci représente des coûts indirects supportés par chacune des deux entités. 

On estime que l’édition et le traitement d’une facture client papier coûte environ 8€ à une entreprise, et que du côté du fournisseur, le coût de traitement d’une facture papier est d’environ 14€. Or une facture dématérialisée coûte environ 3€

Pour gagner en productivité et accélérer les échanges

– 46% de temps passé à traiter les factures 

-12% de retard de paiement 

En organisant et en standardisant le traitement des factures le logiciel de dématérialisation des factures simplifie l’activité des collaborateurs. La facture client ou fournisseur suit un workflow défini dans lequel l’intervention des salariés est ramenée à son minimum. Circuits de validation, indexation, rapprochements, toutes les étapes sont organisées et le document parvient aux collaborateurs concernés au moment opportun, ce qui évite les lenteurs et multiples relances, tout en améliorant la transparence sur les process. Les salariés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée ce qui améliore aussi la productivité de l’entreprise. 

Par ailleurs la dématérialisation des factures permet l’accélération des échanges (puisque non soumis aux aléas postaux), ce qui contribue à réduire les délais de paiement !

Pour éviter les erreurs et améliorer sa relation commerciale

La dématérialisation des factures, Diminuer le taux d’erreur permet de réduire le nombre de litiges (qui sont coûteux pour les deux parties) et d’alléger les contrôles. 

En automatisant la saisie (côté fournisseur) et la collecte (côté client) des documents, le logiciel de dématérialisation des factures sécurise le contenu de ces documents. 

Du point de vue du fournisseur comme du client, la facture électronique permet une plus grande transparence et est un document jugé digne de confiance car automatisé. En évitant tout litige, la facture dématérialisée contribue à des relations commerciales de qualité.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures?

Se doter d’un outil fiable…

Afin de produire des factures conformes et de les archiver dans le respect des exigences réglementaires, il convient de s’équiper d’un logiciel fiable, ayant fait ses preuves. Les documents liés à la facturation sont essentiels du point de vue de la gestion de votre activités et d’un point de vue légal : ne les confiez pas à n’importe qui ! 

… conseillé par un revendeur indépendant

Pour choisir la solution la plus adaptée à votre volume de facture client ou fournisseur, et correspondant à vos contraintes internes et externes, nous vous conseillons de vous faire accompagner par un professionnel indépendant. Au fait des forces et faiblesses des différents outils sur le marché, il saura vous guider et éclairer votre décision de son expérience. 

Enfin la dernière étape, et non des moindres, consiste à communiquer auprès de vos collaborateurs et de vos partenaires commerciaux sur ce changement de format de facture. Usez de pédagogie, expliquez en quoi cet outil réduit vos coûts, simplifie vos process internes et donc votre service client ou vos relations fournisseurs. Soyez ambassadeur de votre projet en interne et à l’externe, et vous le réussirez à coup sûr !