Facture numérique, facture électronique, facture dématérialisée… les appellations abondent pour désigner celle qui n’est plus en format papier, mais bien souvent enregistrée sous format numérique. La facture électronique est un atout pour votre entreprise ! Si la dématérialisation des factures clients est un sujet largement abordé par les médias spécialisés, la dématérialisation des factures fournisseurs demeure le parent pauvre. Pourquoi? Tout simplement parce qu’il est bien plus simple de dématérialiser le traitement d’une facture qu’on édite soi-même que d’une facture éditée par son fournisseur ! Si évidemment, l’État français peut se permettre d’imposer à ses fournisseurs la dématérialisation de ses factures, vous dirigez quant à vous une entreprise (et probablement pas un pays), ce qui complique les choses…

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[ PETIT RATTRAPAGE ] L’État qui dématérialise ses factures fournisseurs ? Cela vous dit bien quelque chose mais vous avez besoin de précisions? Depuis la loi de modernisation de l’économie (LME), en date du 4 août 2008, l’Etat français (et donc les collectivités et établissements publics) ont l’obligation d’accepter les factures dématérialisées de leurs fournisseurs. En 2012, la plateforme Chorus Pro a été créée pour devenir le socle de ces échanges. Depuis la logique s’est inversée : l’État impose désormais à ses fournisseurs de déposer leurs factures dématérialisées via ce portail. Une obligation qui s’est imposée progressivement aux entreprises françaises en fonction de leur taille :

• Aux grandes entreprises à partir du 1 janvier 2017
• Aux ETI à partir du 1e janvier 2018
• Aux TPE et PME à partir du 1e janvier 2019
• Aux micro-entreprises à partir du 1e janvier 2020.

Bon à savoir si vous souhaitez un jour contractualiser avec l’État ou ses collectivités !

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A l’échelle de votre entreprise, vous pouvez tout à fait organiser la dématérialisation de vos factures fournisseurs. Pourquoi s’affranchir de la facture fournisseur papier? Comment fonctionne la facture électronique? Comment organiser la dématérialisation de ses factures fournisseurs? La promesse de cet article ? Vous convaincre de l’utilité de dématérialiser ses factures fournisseurs, et vous donner les clefs pour réussir votre projet. En avant !

Quels sont les atouts d’une facture fournisseur dématérialisée?

Concernant les atouts de la dématérialisation des factures clients, nous vous recommandons la lecture de cet article 7 bonnes raisons d’opter pour la facture dématérialisée. Mais quid des factures fournisseurs? Voici les 4 avantages de la dématérialisation d’une facture fournisseur :

Réduire les coûts et raccourcir les délais

En faisant disparaître les tâches chronophages, sans valeur ajoutée, la dématérialisation des factures fournisseur permet de faire gagner du temps à ses collaborateurs qui n’ouvrent plus le courrier, n’ont plus besoin de trier, valider, rapprocher. Tout se fait automatiquement ! L’intervention humaine est limitée au strict minimum afin de libérer les collaborateurs de ces tâches fastidieuses. Les factures fournisseurs sont aussi plus facilement diffusées aux services concernés, validées selon des circuits définis, ce qui permet de réduire les délais de traitement et donc d’éviter les pénalités de retard. Enfin le format électronique nécessite un archivage moins coûteux que le format papier. Mais au fait, une facture, ça coûte combien? Au delà du montant inscrit sur la ligne « total à payer », la réception et le traitement d’une facture est coûteux. Zoom sur le coût d’une facture : plus précisément sur ce que vous payez avant même d’avoir commencé à honorer votre dette envers votre fournisseur. Selon le cabinet Arthur D Little, le traitement d’une facture fournisseur coûte 14 euros. Voici la décomposition des coûts :

• 0,90€ réception
• 1,40€ enrichissement, saisie, codification
• 5,40€ validation
• 2,80€ paiement
• 1,50€ archivage
• 1,80€ gestion des litiges

Soit 13,80€ précisément. Le coût d’une facture électronique est évidemment bien moins élevé puisque l’automatisation des processus permet des gains de productivité, en même temps que diminue significativement le risque d’erreur (erreurs de saisie ou de traitement, perte de documents, qui coûtent très cher aux entreprises). Le coût d’une facture électronique s’établit en moyenne autour de 3€. ** Payer coûte plus cher que d’être payé** Contrairement aux idées reçues, le traitement d’une facture fournisseur est un process plus coûteux que l’édition et le traitement d’une facture client. Toujours selon le cabinet d’enquête Arthur D Little, le traitement d’une facture client présente un coût de 8€.

Améliorer la lisibilité et le suivi financier

Un argument de poids en faveur de la dématérialisation des factures fournisseurs réside dans la meilleure vision que vous apporte ce type de facture. En centralisant automatiquement les factures qu’elles soient payées ou non payées, en compilant les factures par fournisseur, mois etc. la dématérialisation des factures vous permet d’avoir une connaissance très fine de l’état de votre dette fournisseur. La centralisation des factures fournisseurs permet ainsi de suivre précisément les dépenses engagées, vos engagements financiers, de monitorer les charges et donc d’optimiser la gestion de sa trésorerie. En éditant des tableaux de bord et rapports personnalisés, en suivant l’activité et la facturation en temps réel, vous aurez en main d’excellents indicateurs de la santé financière de votre entreprise.

Une relation fournisseur améliorée

C’est le dernier atout de la dématérialisation de la facture fournisseur, et sans doute l’un des plus important : en automatisant le traitement de ces demandes, vous contrôlez plus efficacement les éventuels montants, vous respectez plus facilement les délais de paiement, et vous offrez à vos partenaires une grande transparence dans le suivi de leurs factures. Fini les appels des fournisseurs pour s’enquérir de l’état d’avancement d’une facture ! Terminés les litiges interminables sur une malheureuse facture mille fois corrigée ! Or, de bonnes relations avec ses fournisseurs sont la clef de négociations fructueuses ! Ainsi en cas de demande exceptionnelle de votre part, votre transparence et votre célérité de paiement joueront en votre faveur. N’oubliez jamais que votre activité dépend de vos fournisseurs !

Qui est concerné par la dématérialisation des factures fournisseurs?

Quelle question ! Roulement de tambour… La réponse est : toutes les entreprises ayant des fournisseurs ! Dans les faits les entreprises sont encore peu nombreuses à avoir organisé la dématérialisation de leurs factures fournisseurs. Les grands groupes ayant peu de fournisseurs ont été les premiers à organiser cette transition car leur importance leur permettait de négocier directement avec ceux-ci.  Pourtant les éditeurs de logiciels ont fait de gros progrès pour rendre leurs solutions compatibles les unes avec les autres. Et toutes ne coûtent pas des dizaines de milliers d’euros ! Il est très probable que votre fournisseur principal se pose des questions quant à la dématérialisation de ses factures clients, pourquoi ne pas l’interroger directement sur ce sujet? En construisant ensemble un nouveau mode de facturation, vous êtes gagnant / gagnant !

Comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs?

Concrètement, la dématérialisation des factures fournisseurs s’organise autour des 6 étapes qui constituent le circuit de traitement d’une facture. La réception Votre solution de dématérialisation des factures recueille et centralise l’ensemble des factures reçues, quel que soit leur format. Papier (envoyée par courrier), PDF (envoyée par courriel) ou encore sous un format autre via le téléchargement sur un portail : tous les formats sont pris en charge. Avantage : vos fournisseurs ne modifient en aucun cas leurs habitudes d’envoi. Vous vous adaptez à leur fonctionnement ! La capture et le classement Grâce à un système de capture/ numérisation intelligente, les factures sont lues automatiquement, les principales informations en sont extraites, et les documents sont intégrés directement dans votre ERP ou votre logiciel comptable. La facture fournisseur devient ainsi accessible aux personnes autorisées, à tout moment, à tout endroit, ce qui facilite son accessibilité. Les rapprochements La facture fournisseur rejoint les documents qui l’accompagnent : devis, bons de commande, bons de réception, fichier client avec coordonnées bancaires. Elle s’intègre dans un écosystème et une fois certifiée conforme, peut générer une écriture comptable. Le workflow de validation Chaque facture suit un circuit ou workflow de validation. Du directeur approuvant la facture, à la responsable paie qui déclenche le paiement, chaque étape est codifiée selon votre propre organisation interne. La diffusion de la facture fournisseur, le suivi de son parcours, et les relances en cas de blocages sont automatisées et facilitées. Paiement C’est l’ultime étape. Rendue possible lorsque la facture fournisseur a été au bout du process établi, la dernière étape déclenche le paiement des sommes en comptabilité. En résumé? Votre entreprise a réceptionné une facture fournisseur sans que personne n’ait à se creuser la tête pour l’enregistrer au bon endroit, la facture est arrivée directement sur l’espace de votre fournisseur. Votre directeur financier n’a pas été en copie des 18 mails de relance du service client vis à vis du service comptable. Chaque étape s’est déroulée de manière fluide, et les relances ont permis de traiter la facture dans les délais impartis. Tout est simple.

Nos conseils pour organiser la dématérialisation des factures fournisseurs

Maintenant que vous êtes convaincu de la nécessité de dématérialiser vos factures fournisseurs, place aux bonnes pratiques. Chez Print Value nous avons à cœur de vous accompagner dans chacun de vos projets et de vous délivrer les meilleurs conseils possible. Car sachez le : la dématérialisation des factures fournisseurs est une démarche nécessitant une vraie méthode afin d’obtenir des résultats.

Conseil n°1. Opter pour un projet global

La réception des factures fournisseurs et leur traitement sont les deux faces d’une même pièce. Pour qu’elle soit aboutie et réponde à vos objectifs, il est indispensable que votre solution de dématérialisation des factures fournisseurs associe la réception électronique des documents à l’automatisation de leur traitement. Ne négligez pas ce premier point : un workflow de validation d’une facture fournisseur, aussi performant soit-il n’aura aucun intérêt si votre boîte aux lettres est grippée !

Conseil n°2. Choisir une solution souple permettant de s’appuyer sur des workflows standardisés

A moins que votre entreprise ne présente une singularité d’organisation telle que vous deviez imaginer vos workflows en dehors de tout standard, il y a fort à parier que comme 99% des entreprises, vos factures fournisseurs suivent un schéma classique de traitement et de validation. Et c’est tant mieux ! Aujourd’hui il existe de nombreuses solutions accessible en mode SAAS qui proposent des processus standardisés. L’avantage de ces solutions est leur évolutivité. Elles sont aussi conçues pour couvrir la majorité des workflows.

Conseil n°3. Tester puis déployer

C’est un conseil encore trop peu donné par les fournisseurs de solutions qui ont malheureusement parfois l’objectif de vous équiper le plus rapidement possible. Pourtant, il est souvent très utile de commencer petit pour élargir ensuite le projet. Commencer par certains fournisseurs (peut être les plus motivés par votre projet? En tout cas évitez les fournisseurs atypiques par exemple), ou par certains établissements seulement… permet de maîtriser le déploiement du projet, d’apporter d’éventuelles corrections puis de se lancer de manière plus sereine.

Conseil n°4. Choisir un prestataire de confiance

Cela peut paraître évident mais du choix de votre prestataire dépend le succès de votre projet ! Avant de solliciter qui que ce soit (ou de répondre à des propositions commerciales), faites le point sur vos besoins et objectifs et transmettez votre analyse aux prestataires qui vous paraissent sérieux. Lors de votre rencontre avec le prestataire, n’hésitez pas à l’interroger sur vos besoins. L’objectif n’est pas de vérifier s’il a retenu sa leçon mais bien d’estimer son degré de compréhension de vos besoins, d’évaluer sa perception de votre entreprise en tant qu’organisme unique. Enfin au moment de choisir, renseignez vous ! Vous allez confier à ce prestataire vos factures fournisseurs. En cas de défaillance, ce sont des années de confiance et de bonnes relations fournisseurs que vous allez perdre… ça vaut le coup d’être vigilant non? Interrogez vos contacts sur la réputation de telle ou telle entreprise, lisez des avis clients… bref, forgez vous une idée claire sur votre potentiel partenaire !

Conseil n°5. Accompagner les équipes et travailler sa communication

En amont, pendant et en fin de projet, l’important est de communiquer et de rassembler autour de celui-ci. Il faudra d’abord annoncer le projet, répondre aux premières questions et interrogations, se préparer à argumenter en faveur du projet, puis fixer une date de lancement. Le prestataire que vous avez choisi peut avoir un rôle d’information : son expertise est de nature à rassurer les collaborateurs les plus inquiets afin d’obtenir leur adhésion au projet. Pendant le déploiement du projet, l’accompagnement des équipes doit être constant. Il faut alors continuer à répondre individuellement aux demandes, s’appuyer sur d’éventuels kits ou documents conçus en amont du déploiement. Votre prestataire doit encore être d’une grande disponibilité. Enfin, une fois le projet déployé, il vous faudra recueillir les impressions (à froid !) de vos collaborateurs. Celles-ci vous renseigneront sur le succès de votre projet et qui sait… vous encourageront peut être à déployer de nouveaux projets de dématérialisation !

Conclusion

La dématérialisation des factures fournisseurs ce n’est pas que pour l’Etat ! Simplifier la réception des factures, automatiser leur traitement permet de réduire les coûts, d’accélérer le traitement des factures, d’optimiser la trésorerie et d’améliorer la relation fournisseur. Si vous ne savez pas définir précisément votre besoin de dématérialisation ou bien que vous êtes convaincu par la dématérialisation des factures fournisseurs mais que vous ignorez si celle-ci est faite pour vous, alors contactez nous! Chez Print Value nous commençons par écouter votre besoin et analyser le fonctionnement de votre entreprise. Prenons le temps de réfléchir à votre activité !