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Comment contrôler les pratiques d’impression de mes collaborateurs?


Ce n’est une surprise pour personne : nous imprimons encore beaucoup (trop!) dans nos entreprises. Selon un rapport Quorcirca datant de 2016, un employé imprime en moyenne 12 000 pages par an soit 60kg de papier !

Parmi cette paperasse on retrouve de nombreux documents imprimés sans raison valable : 38% des salariés impriment tous leurs emails par exemple. Au final 1 document sur 4 est jeté dans les 5 minutes suivant son impression.

A l’heure où la question environnementale est sur toutes les lèvres, ou certains dénoncent l’Etat pour son incurie et son inaction face au changement climatique, ces chiffres sont à peine croyables !

Et pourtant, il convient de rappeler que la lutte contre le réchauffement climatique est d’abord l’affaire de chacun, individuellement. La responsabilité collective ne peut se comprendre que comme une somme de responsabilités individuelles.

Le second enjeu lié à ces habitudes de sur-impression est lié au budget des entreprises. Selon le cabinet Gartner, le budget des impressions engloutit chaque année entre 1% et 3% du chiffre d’affaires des entreprise. Des pourcentages qui donnent le tournis !

Or si la plupart des chefs entreprises ne se préoccupe pas de leur budget d’impression et ne le contrôle pas (70% d’entre eux), c’est que ceux-ci ne considèrent pas que les systèmes d’impression ont un rôle déterminant dans l’activité de leur entreprise. C’est sans doute vrai, mais cela ne signifie pas que ce poste de dépense ne doit pas être maîtrisé.

Si l’on prend les factures énergétiques, il ne viendrait à l’idée d’aucun chef d’entreprise de couper le chauffage de son entreprise en plein hiver. Cela nuirait à la santé de ses salariés, donc de leur activité. Cependant, il est tout à fait possible de réduire, maîtriser ses dépenses énergétiques sans pour autant nuire à la productivité de ses salariés. Tout est question de mesure !

Il en va de même pour la maîtrise des frais professionnels ou encore des budgets d’impression !

Chef d’entreprise, il est temps de reprendre le contrôle sur le budget de vos impressions ! Or celles-ci passent autant par les pratiques de vos collaborateurs que par les matériels que vous mettez à leur disposition.

Découvrez notre guide pour faire évoluer habitudes de vos collaborateurs et maîtriser leurs pratiques d’impression.


Précision : 

Attention, dans cet article vous ne trouverez pas :

  • De recettes miracles pour diviser par 4 vos coûts d’impression
  • De noms de logiciels espions pour tracker les écrans de vos collaborateurs et détecter les mauvais comportements

Mais simplement des conseils simples et efficaces pour contrôler les pratiques d’impression de vos collaborateurs sans nuire à leur productivité ni détériorer l’ambiance de travail de votre entreprise. 


Comment changer les habitudes d’impressions de mes collaborateurs?

Si vous souhaitez contrôler votre budget consacré aux impressions, et donc faire évoluer les pratiques de vos collaborateurs vous devez comprendre une chose.

Une seule chose.

Le changement de pratiques ne se fera qu’avec le consentement de vos salariés, jamais contre leur gré.

L’idée est certes de contrôler les pratiques d’impression de ses salariés, mais en aucun cas -passez nous l’expression- de fliquer son personnel, de tracker ses mauvaises pratiques et de clouer au pilori Martine de la compta ou Adrien du service commercial (même s’ils impriment chacun 74 feuilles par an!). Maîtriser les pratiques d’impression c’est discipliner efficacement, remettre de l’ordre dans des habitudes parfois mauvaises sans décourager;

Faites vôtre le mantra suivant : patience, pédagogie, encouragement. Voici les clefs du succès de votre démarche.

La politique d’impression : sésame pour maîtriser les pratiques d’impression de vos salariés

Cela peut faire sourire mais en matière de maîtrise budgétaire, la politique peut être une arme redoutable !

Evidemment, il s’agit ici de politique d’entreprise soit un ensemble d’orientations décidées par la direction d’une entreprise pour mener ses activités, en vue d’un objectif précis.

Bref, sur la question des coûts d’impression, et des pratiques souvent anarchiques de vos collaborateurs, cessez la politique de l’autruche, déployez une politique d’impression.

Une politique d’impression est un ensemble de règles visant à organiser et harmoniser les pratiques d’impression des collaborateurs en vue d’un ou de plusieurs objectifs, sans nuire aux activités de ceux-ci. En tant que solution globale et pérenne c’est la solution à adopter pour maîtriser les pratiques d’impressions de vos collaborateurs.

Parmi les objectifs ou enjeux d’une politique d’impression on retrouve :

  • La maîtrise des coûts d’impression (CQFD)
  • Les gains de productivité
  • La sécurisation des documents mentionnant des données personnelles
  • Le souhait de répondre à de nouveaux besoins : l’impression en mobilité par exemple
  • La réduction de l’impact environnemental

Une politique d’impression complète et réussie prendra en considération l’ensemble de ces enjeux, dans des proportions plus ou moins prépondérantes, en fonction des objectifs, de l’activité et des contraintes internes et externes à l’entreprise.

Si vous souhaitez entrevoir quelques règles pratiques que peut instaurer une politique d’impression, nous vous conseillons la lecture de notre article 5 clefs pour mettre en place une politique d’impression, qui vous livrera des exemples précis de réalisations.

Les deux piliers d’une politique d’impression réussie

Retenons qu’une politique d’impression ne portera ses fruits que si elle s’appuie sur 2 piliers :

Ces deux composantes ont une importance égale pour garantir le succès de votre démarche ! L’un ne va pas sans l’autre sous peine d’échec. Schématiquement on pourrait dire que le logiciel de gestion des impressions est du côté de l’appareil d’impression, alors que l’accompagnement des collaborateurs vise à éduquer aux bonnes pratiques.

Le logiciel d’impression c’est la vitesse maximale de la voiture, alors que l’accompagnement des collaborateurs c’est le code de la route. L’un et l’autre se complètent et permettent de maîtriser les comportements automobiles. Vous nous suivez?

A. Déployer un logiciel de gestion des impressions

Un logiciel ou solution de gestion des impressions est un outil global permettant d’organiser les usages d’impression de vos collaborateurs. Du côté de la machine, il édite un certain nombre de règles pour encadrer les pratiques d’impression mais pas seulement !

Cet outil de gestion des impressions répond en fait à trois objectifs :

  • Optimiser
  • Gérer
  • Contrôler

Si le logiciel de gestion des impressions permet de gérer, orienter les impressions des collaborateurs il offre souvent aussi de nouvelles possibilités d’impression, facilite l’usage des périphériques etc. En ce sens il optimise les usages d’impressions de vos collaborateurs en simplifiant certains process. En outre, il permet de suivre, de monitorer les usages des salariés, ce qui offre de la lisibilité pour les chefs d’entreprise.

Installé sur un parc d’imprimantes ou de photocopieurs, l’outil propose une grande finesse de paramétrage, à adapter en fonction des besoins et objectifs de l’entreprise.

Avec un logiciel de gestion des impressions vous pouvez par exemple :

  • Paramétrer par défaut les impressions courantes : en recto/ verso et en noir & blanc par exemple.
  • Créer des profils utilisateurs et y attacher un certain nombre de droits mais aussi de limites (pas d’impression couleur, accès aux impressions grand format etc.), ce qui évite les erreurs, et éventuels abus. Les quotas de pages autorisés sont particulièrement utiles dans certains cas.
  • Fournir à chaque utilisateur un code ou un badge d’authentification nécessaire pour débloquer l’impression lancée depuis l’ordinateur. Via cette authentification vous vous assurez que l’utilisateur vient réellement chercher ses impressions. Fini les impressions orphelines oubliées dans le bac de sortie de l’imprimante !
  • Simplifier le choix du périphérique d’impression en sélectionnant le périphérique le plus adapté à l’impression lancée, ce qui évitera bien des erreurs.
  • Surveiller l’utilisation de vos consommables et éviter ainsi tant les ruptures de stock que l’accumulation de gigantesques stocks de papier et d’encre.
  • Suivre précisément les pratiques de chaque utilisateur en instaurant un suivi des consommations via des rapports d’usages et des bilans d’utilisation des périphériques. Cette analyse des usages permet évidemment de détecter d’éventuels incidents.

B. Éduquer aux bonnes pratiques d’impression

Si le logiciel de gestion des impressions est un outil indispensable à la mise en place d’une politique d’impression, la diversité des options qu’il propose est cependant propice aux erreurs lourdes de conséquences.

En effet, certaines fonctionnalités du logiciel seront globalement bien acceptées des collaborateurs car elle organisent, simplifient et fluidifient les usages d’impression. Personne ne vous reprochera le déploiement de badges d’authentification !
D’autres fonctionnalités seront en revanche plus controversées parmi vos salariés car elle pourront être perçues comme intrusives voire insupportables.

C’est le cas par exemple des quotas d’impression. Nous vous déconseillons fortement de décider de leur valeur et d’imposer vos choix à l’ensemble de vos collaborateurs. Cette stratégie vous mènera droit dans le mur, et fera échouer votre démarche. Préparez vous à une levée de boucliers en bonne et due forme !

Pour contrôler les impressions de vos collaborateurs sans nuire à leur productivité et détériorer l’ambiance générale de votre entreprise, un seul mot d’ordre : la concertation !

Politique, concertation… ce jargon vous fait penser à autre chose? Nous déclinons pourtant toute ressemblance ou similitude avec les thématiques de l’actualité récente, et souhaitons recentrer notre propos sur les pratiques d’impression.

Vous l’aurez compris, déployer un outil de contrôle et d’optimisation des impressions ne suffira pas à modifier les pratiques d’impression de vos collaborateurs, ou bien au prix d’une lourde dégradation des relations internes. Le contrôle des pratiques d’impression suppose donc de paramétrer le logiciel d’impression APRÈS en avoir discuté avec vos salariés.

Il faut donc laisser la parole à chaque collaborateur afin qu’il puisse :

  • Préciser ses pratiques d’impression et ses besoins (actuels ou futurs)
  • Expliquer pourquoi il rencontre tel ou tel besoin d’impression (cette explication devrait limiter à elle seule les demandes abusives)
  • Se fixer des objectifs raisonnables et ambitieux de maîtrise de ses pratiques d’impression

Ce temps “perdu” vous affole ?

Pourtant vous n’avez nul besoin de passer 3 jours avec chaque salarié pour dégrossir ses pratiques d’impression! Constituez un mini questionnaire que le salarié devra remplir puis recevez 5 minutes chaque salarié afin d’écouter ses attentes et besoins. Si vous avez un service informatique, cette mission lui incombe !

Comme la décision a été prise en concertation avec le salarié, celui-ci se trouve ensuite responsabilisé dans ses pratiques d’impression. Ce qui est indispensable pour qu’il les modifie !

La rédaction de chartes d’impression, le rappel des objectifs environnementaux, l’ajustement de certains paramètres, ou encore les encouragements auront bien plus d’effet que la coercition. Après l’écoute vient la pédagogie. Rappelez vous que vous ne serez pas derrière chacun de vos collaborateurs quand il imprimera, vous devez leur donner envie de bien faire, et de respecter les nouvelles pratiques d’impression.

Conclusion

Vous l’aurez compris, maîtriser les coûts d’impressions de votre entreprise passe nécessairement par la mise en place d’une politique d’impression adaptée à votre activité et à vos objectifs de réduction budgétaire.

Mettre en place une politique d’impression suppose de déployer un outil de contrôle et de suivi appelé logiciel de gestion des impressions, complété par des actions d’accompagnement et de pédagogie auprès de vos collaborateurs afin qu’ils initient et acceptent de changer leurs pratiques d’impression. Ces deux clefs d’une politique d’impression réussie vous permettront de réduire considérablement le budget que vous consacrez aux impressions, et donc d’atteindre vos objectifs.

Si vous êtes décidé à reprendre le contrôle des pratiques d’impression de vos collaborateurs mais que vous hésitez sur l’outil à déployer, nous sommes à votre disposition pour discuter de vos besoins et vous présenter nos solutions logicielles : UniFLOW et PaperCut.

Nous pouvons aussi vous accompagner dans la sensibilisation de vos collaborateurs, et la mise en place de nouvelles règles d’impression dans votre entreprise.

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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