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Comment choisir une imprimante-copieur-photocopieur pour mon entreprise

Les besoins des entreprises en termes de communication sont nombreux : impressions de photos, copies de documents, scans de pièces…Comment y faire face mais surtout comment bien choisir son appareil ? Car l’offre sur le marché est pléthorique et il n’est pas toujours facile de comprendre les différentes fonctionnalités offertes par chacun des modèles. Pour faire le bon choix, déterminez les besoins réels de votre entreprise et optez pour l’appareil qui correspond le mieux à vos besoins.

Les nécessités de l’entreprise

Choisir une imprimante pour son entrepriseLe nombre d’imprimantes, de copieurs et de photocopieurs dont a besoin votre entreprise va varier en fonction du nombre de vos collaborateurs. On estime qu’il faut une machine pour 5 à 10 salariés.
Il vous faut ensuite déterminer quelles utilisations vos collaborateurs font du parc d’imprimantes. Par exemple, en fonction de la nature de votre activité, vous n’avez pas nécessairement besoin de vous équiper d’une imprimante dotée d’un bac A3. De la même manière, vous n’avez peut-être pas besoin d’imprimer en couleur. Si à l’inverse, vous vous servez souvent de la couleur, estimez combien d’impressions en couleur vous réalisez par mois.
Finalement, déterminez les besoins de vos collaborateurs en fonctionnalités supplémentaires. Ont-ils besoin de faxer ou de numériser des documents régulièrement, avez-vous beaucoup de salariés nomades qui réclament la possibilité d’imprimer à distance…

Faut-il opter pour une imprimante multifonction ?

Si la réponse est plus nuancée pour les petites structures de moins de 10 personnes, dans les plus grandes entreprises ce choix semble s’imposer. Les PME ou les grandes sociétés qui emploient un nombre important de salariés risquent de voir leurs locaux envahis par les différents terminaux, copieurs, scans, imprimantes, etc…Les multifonctions, qui réunissent 4 appareils en 1 (imprimante, photocopieur, scan et fax) permettent d’optimiser l’espace. De la même manière, elles permettent de réaliser de substantielles économies d’énergie et de consommables. En effet, il faut prendre en compte le temps de préchauffe d’un appareil, le fait qu’il va le plus souvent rester en mode veille le soir, etc. puis multiplier cette donnée par le nombre d’appareils de votre entreprise. Il en va de même pour les cartouches d’encre et le papier.

Vitesse, coût à la page et résolution

Les entreprises ont besoin de réaliser un grand nombre d’impressions par jour dans le temps le plus bref possible et au meilleur coût. Les critères de vitesse d’impression de pages à la minute, du coût à la page et la résolution doivent donc être pris en compte lors du choix de l’imprimante.
Lorsque vous étudiez les différents modèles d’imprimante ou de copieur, gardez en tête que la vitesse à la page indiquée par les constructeurs correspond à des impressions en mode brouillon. Attendez-vous à un moins bon score lorsque vous lancerez des impressions de haute qualité et en couleurs. En fonction de vos besoins, vous choisirez des modèles allant d’une à plusieurs dizaines d’impressions par minutes.
Le coût à la page vous sera également donné à titre indicatif, et va essentiellement varier en fonction de la technologie choisie, laser ou jet d’encre et du type d’impression, noir et blanc ou couleur. Le prix peut varier de 2 à plus de 10 cts pour une seule impression alors prenez le temps de comparer les propriétés des imprimantes !
Enfin, la qualité d’impression qui se traduit par une résolution élevée doit être également prise en compte, notamment si vous êtes amenés à imprimer des photos ou des documents couleurs que vous destinez à vos clients. La résolution s’exprime en dpi ou en ppp et plus le chiffre est élevé, meilleure sera la qualité de l’impression. Pour une utilisation courante, une résolution de 4800×1200 dpi s’avère suffisante, en revanche si vous imprimez souvent des images, optez plutôt pour une résolution minimum de 5760×1440.
Si vos collaborateurs utilisent souvent la fonction scan de l’imprimante multifonction, attention de choisir un appareil qui ait également une résolution suffisante.

Choisissez la bonne technologie d’impression

Selon le volume d’impressions et de copies mensuels de votre entreprise, il pourrait être plus judicieux d’opter pour l’une ou l’autre de ces technologies. En effet, si le jet d’encre est moins cher à l’achat que le laser, à l’utilisation cela s’inverse : le prix à la page est moins élevé sur une laser car le coût de l’encre est moins élevé. Les performances des imprimantes et photocopieurs lasers sont également plus élevées, elles permettent de créer un peu plus grand volume de documents en moins de temps.
Au-dessus des 300 impressions par mois, vous avez tout intérêt à vous tourner vers la technologie laser.
le coût à l’encre est moins élevé

Acheter ou louer son matériel ?

En fonction du nombre d’imprimantes et de copieurs dont votre entreprise a besoin, et des caractéristiques de ceux-ci, le prix d’acquisition de ceux-ci peut être important. De plus, si vous achetez votre matériel, la maintenance en cas de panne reste à votre charge.
La location présente l’avantage de vous faire bénéficier des modèles les plus récents du marché, et vous pouvez en changer en cours de contrat si vous estimez qu’un autre produit répondrait mieux à vos besoins. Autre intérêt, la souscription à un contrat de maintenance dans le cadre d’une location. L’entreprise qui vous loue votre imprimante-copieur procédera à une maintenance préventive en venant régulièrement dans vos locaux entretenir celle-ci et également corrective en cas de panne. Ainsi, n’avez-vous pas de mauvaises surprises quant à vos frais mensuels relatifs à votre multifonction.
Pour finir, sachez qu’il existe deux types de contrat de location, simple et avec option d’achat (le leasing). Dans ce cas vous pouvez décider d’acquérir votre matériel à la fin du contrat de location et le leasing, comme la location simple ouvrent droit à des avantages fiscaux.

Pour aller plus loin:

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