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Comment baisser les coûts d’impression de mon entreprise

Selon une étude menée par le cabinet IDC en 2010, les coûts d’impression représentent 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise. Ce poste de dépense important peut-être revu significativement à la baisse, après avoir mené un audit des besoins réels en termes d’impressions de l’entreprise. Des bonnes pratiques doivent également être mises en place par les collaborateurs.

Estimer les besoins réels de son entreprise et s’équiper en conséquence

entreprise et impressionCommencez par évaluer le nombre d’imprimantes que vous possédez dans l’entreprise, en gardant en tête qu’il faut compter un appareil pour 5 à 10 personnes. N’hésitez pas à réduire leur nombre s’il est manifestement disproportionné par rapport à celui des collaborateurs.
Ensuite, auditez vos équipes pour connaître au plus juste leurs besoins mensuels : combien de pages doivent-ils imprimer par mois, ont-ils besoin d’imprimer en couleur et si oui, dans quelle proportion, le matériel est-il ancien ou récent, combien de pages une cartouche permet-elle d’imprimer…
Une fois ce préalable établi, vous serez en mesure de déterminer quel type d’imprimante correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Peut-être serait-il utile de changer votre matériel contre une imprimante multifonction qui permet d’optimiser l’espace et de réduire les factures d’énergie comparée à plusieurs appareils. De la même manière, si votre parc d’imprimantes est trop ancien ne serait-ce pas judicieux de le remplacer par un matériel plus récent qui sera forcément moins gourmand en énergie ?

Changer les pratiques en entreprise

Il convient d’inviter tous les collaborateurs à redéfinir leur rapport à l’impression, en commençant par n’imprimer que les documents qui en ont besoin. En fin d’année le nombre de feuilles produites seulement pour lire des informations représentent un coût élevé pour l’entreprise. Une fois cette règle posée, voici quelques astuces qui vous permettront de faire baisser vos coûts d’impression.

Privilégier les impressions recto-verso

Selon l’entreprise américaine Gartner, spécialisée dans le domaine informatique, configurer les ordinateurs et le parc d’imprimantes en mode recto/verso permet de réduire de 30 % la consommation de papier dans l’entreprise. Vous pouvez également réserver cette fonctionnalité à un seul bac de l’imprimante si vous souhaitez conserver la possibilité d’imprimer en recto.

Collecter le papier utilisé pour servir de brouillon

Gardez les impressions en recto pour faire des brouillons. Vous pouvez en effet vous en servir pour imprimer des documents non importants ou tout simplement pour écrire dessus lorsque vous en avez besoin. Vous arrêterez d’utiliser des feuilles vierges pour rédiger un petit croquis ou un paragraphe.

Recourir à l’impression multiple et au mode brouillon ou rapide

De la même manière, certains modèles d’imprimantes ou certains traitements de textes permettent d’opter pour l’impression multiple qui regroupe jusqu’à 4 pages sur une seule. Utilisez cette fonctionnalité si vous n’avez besoin que du visuel d’un document.
L’impression en mode brouillon ou rapide vous permettra en parallèle de l’économie de papier réalisée grâce aux astuces précédentes, de réduire la consommation d’encre pour les documents qui ne sont pas destinés à être distribués à des clients. Attention, donc à ne pas utiliser le mode brouillon pour les impressions couleurs ou de photos car l’encre risquerait de baver.

Privilégier le noir et blanc

Les cartouches d’encres couleurs coûtent plus cher à l’achat et s’usent plus vite. S’il est vrai qu’il est plus confortable de lire un document imprimé en couleur, le recours à celle-ci est rarement justifié. Paramétrez votre parc informatique afin que par défaut les impressions soient réalisées en noir et blanc. Si vraiment vos besoins en copies couleurs sont résiduels, vous pouvez parfaitement choisir de vous équiper avec une imprimante qui ne fait que du noir et blanc et externaliser chez un professionnel les quelques impressions couleurs dont vous avez besoin.
En revanche, si de par la nature de votre activité vous êtes souvent amené à imprimer en couleur, adaptez votre matériel à vos besoins en choisissant une imprimante laser plutôt qu’une jet d’encre. En effet, si elles coûtent plus cher à l’achat, elles se révèlent plus économiques à l’utilisation car elles consomment moins d’encre.

Imprimer sur du papier recyclé

Il coûte bien moins cher à l’achat et suffit pour la plupart des utilisations en entreprise. Vous pouvez même mettre en avant ce choix d’imprimer sur du papier recyclé dans vos communications, être écoresponsable permet de donner une bonne opinion de son entreprise.

Visualiser le document avant impression

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de vérifier que tout ce qu’il s’apprête à imprimer est réellement nécessaire. Vous pouvez en effet sélectionner les pages voire les sections de page à imprimer en excluant le superflu.
De la même manière, évitez de copier/coller les pages web et utilisez les fonctionnalités ou les extensions des navigateurs qui permettent de n’imprimer que le contenu utile d’une page.

Les logiciels d’économie d’impression

Certains logiciels comme Green Cloud Printer vous aident à réaliser des économies d’encre et de papier en calibrant vos besoins à chaque fois que vous imprimez.

Les polices d’écriture par défaut

Peu d’entrepreneurs le savent, mais certaines polices de traitement de textes sont plus gourmandes que d’autres à l’impression. Arial ou Verdana consomment plus d’encre que Times New Roman, Calibri ou Century Gothic.

Privilégier la numérisation des archives

Plutôt que d’imprimer systématiquement vos archives pour créer des dossiers papiers, tournez-vous plutôt vers la numérisation. Elle est possible depuis les imprimantes multifonctions et elle permet à la fois d’économiser des consommables et d’optimiser la taille des locaux. Vous n’avez plus besoin de trouver de la place pour stocker vos archives ou de les confier à un prestataire extérieur.

Pour aller plus loin:

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