CAS CLIENT | PNY BURGER

Des tablettes pour dématérialiser les factures fournisseurs

LE CLIENT

PNY Burger, ce sont des hamburgers de qualité depuis 2012 avec une ferme extraordinaire qui s’est donné le but de produire l’une des meilleures viandes de France. Des restaurants réalisés par les architectes les plus créatifs du moment, où l’équipe la plus cool du quartier reçoit chaque jour des clients avec une envie, leur donner le smile. 

Depuis la première adresse ouverte sur le Faubourg Saint Denis, l’entreprise s’est développée et compte aujourd’hui 6 restaurants à Paris. 

Spécialisé sur le segment du hamburger de qualité, l’entreprise ne se définit pas comme une chaîne et ne s’appuie pas sur un modèle de franchise. Chaque restaurant est donc rattaché à la société mère qui endosse notamment les missions support (Comptabilité, Gestion des Ressources humaines…)

D’une comptabilité externalisée à la centralisation administrative

Durant les premières années d’activité, PNY Burger sous-traitait la tenue de ses comptes de ses entreprises à un expert-comptable. Décidant de gérer en interne la comptabilité de ses restaurants, l’entreprise recrute rapidement un Directeur administratif et financier chargé de cette centralisation comptable.  

Le premier défi de ce DAF est alors de récupérer l’importante masse de données auparavant traitée par le cabinet d’expert comptable. PNY Burger comprend à ce moment que cette refonte organisationnelle est une excellente occasion de repenser les procédures comptables de l’entreprise. 

En effet, comme toute entreprise exerçant son activité sur différents sites, PNY Burger est quotidiennement confrontée à la difficulté de la gestion documentaire entre établissements distants. Le DAF prend alors l’initiative de proposer un nouvel outil de collecte des données, et se met donc à la recherche d’une solution lui permettant de simplifier les process et d’accélérer le partage des documents comptables et en particulier des factures fournisseurs.

Secteur Restauration
Volume documentaire 10 000 documents
Nombre de sites 9
Chiffre d'affaires 5 500 000 € (2016)

LE DÉFI

Simplifier le partage des factures entre chaque restaurant et le comptable

Dans le secteur de la restauration, les établissements se font livrer quotidiennement des produits, ce qui représente un nombre colossal de factures fournisseurs, près de 6000 par an. 

Chaque chef réceptionne les marchandises, vérifie la conformité de la livraison avec le bon de commande puis conserve la facture fournisseur pour la comptabilité. Durant la période de mise en place avant ouverture, les chefs sont très occupés et n’ont que quelques minutes à consacrer à la réception de la facture fournisseur. Il était donc indispensable pour le DAF de trouver un outil simple et rapide à utiliser. 

L’objectif est double : accélérer le dépôt des factures fournisseurs mais aussi simplifier la collecte des documents et donc limiter le risque de pertes de factures. 

Une autre problématique est rapidement identifiée : par manque d’anticipation sur certains stocks et dans des moments de rush, les restaurants sont parfois contraints d’acheter des produits au supermarché local. Un salarié est alors chargé de cet achat dont la seule preuve est un ticket de caisse. 

L’outil de partage des factures fournisseurs doit donc être extrêmement simple d’utilisation pour que les chefs dématérialisent facilement ces tickets de caisse avant qu’ils ne soient perdus.

Comment s'est déroulé le projet ?

Grâce à la solution simple et innovante qu’elle revend, l’entreprise Print Value a su convaincre PNY Burger que la dématérialisation des factures fournisseurs pouvait être facile, même dans le cas d’une entreprise multi-sites.

Concrètement, PRINT VALUE a ouvert une “armoire” documentaire pour le DAF et a organisé le versement des factures fournisseurs depuis les restaurants vers cette armoire centralisée. 

Du côté du chef de restaurant la manipulation ne prend que quelques secondes : au moyen de la tablette déjà présente dans le restaurant, celui-ci prend en photo la facture fournisseur ou le ticket de caisse et l’envoie en un clic vers l’armoire comptable. 

Du côté du service comptable, la facture est directement déposée au bon endroit, dans le dossier correspondant au restaurant.

Le logiciel “lit” aussi la facture grâce aux technologies LAD/ RAD afin d’en extraire les principales informations et d’enregistrer celles-ci. 

En plus de simplifier et fluidifier le partage des factures fournisseurs, la solution permet aussi un suivi plus précis du traitement de tous ces documents puisque ceux-ci se classent automatiquement dans l’armoire dans différents dossiers : “non lues”, “consultées”, “traitées”…

Comment s’est organisée la formation des équipes pour la prise en main de l’outil?  

En réalité, seul le DAF a été formé par Print Value afin de comprendre le fonctionnement de l’armoire, l’organisation des dossiers et de prendre en main l’outil statistique. 

Les chefs de restaurants n’ont eux pas été formés par Print Value mais directement par le DAF qui leur a montré en quelques minutes comment prendre une photo nette de la facture avec la tablette mise à leur disposition. Le DAF est alors automatiquement averti du dépôt de la facture.

Aucune action de paramétrage n’a été nécessaire de la part des chefs de restaurant ou du DAF : l’équipe Print Value a organisé le partage des documents de façon à ce que la tablette de chaque restaurant déverse la facture dans son dossier propre, dans l’armoire électronique. 

Une passerelle a aussi été mise en place pour connecter la solution avec l’outil comptable de PNY Burger. Se dirigeant vers un nouveau logiciel comptable PNY Burger aura bientôt besoin d’une nouvelle API pour maintenir ce lien entre la solution de dématérialisation vendue par Print Valu et son outil comptable.

Quel a été le principal challenge de ce déploiement client? 

Le principal défi au cours de ce projet de dématérialisation des factures fournisseurs a été le triple paramétrage de la solution par l’équipe de techniciens Print Value.

En effet, pour simplifier le traitement comptable il était indispensable que chaque facture se classe automatiquement en fonction de sa provenance. Techniquement le versement des factures a été automatisé à son maximum. 

Afin que la solution permette un réel gain de temps par rapport à la collecte et saisie des informations, les équipes Print Value ont pris le temps de paramétrer les index en lien avec l’organisation comptable de PNY Burger. 

Le troisième paramétrage a été réalisé quelques semaines plus tard par les équipes de Print Value. En plus de ces tableaux analytiques globaux, le DAF a souhaité pouvoir extraire les informations par restaurant afin d’affiner son suivi comptable. De nombreuses recherches ont été pré-enregistrées, permettant de sortir en quelques clics les données par restaurant, par fournisseur…

Ensemble nous avons imaginé un système documentaire dématérialisé pouvant être alimenté par de nombreux device, tous connectés et sécurisés. Du côté des restaurants, le versement des factures ne prend que quelques instants, du côté du service financier la centralisation permet de réaliser une analyse précise et de suivre les dépenses par site.

Quels sont les résultats ? Le client est-il satisfait ?

Aujourd’hui le dépôt des documents comptables de PNY Burger est centralisé, automatisé et à jour. 

En permettant aux chefs de restaurants de déposer rapidement leurs documents, via une tablette, directement dans la solution Zeendoc a permis d’accélérer ces process qui ne prennent à présent que quelques secondes

La construction de tableaux comptables par fournisseur, établissement etc. est aussi une fonctionnalité très appréciée par notre client qui bénéficie à la fois d’un outil tout en un de collecte, classement, partage et suivi des documents comptables.

“Confronté à la difficulté d’une gestion achat multisites, il était indispensable pour nous de centraliser les documents et de faciliter l’envoi des factures fournisseurs vers le service comptable.

Print Value nous a proposé une solution sur-mesure, parfaitement adaptée à nos contraintes métier, via le déploiement de tablettes. 
Tous les process ont été paramétrés en amont, ce qui a permis à nos managers de restaurant de prendre en main rapidement l’outil. Aujourd’hui envoyer des documents comptables ne prend que quelques secondes, ce qui permet à notre comptable de gagner du temps, tout en suivant précisément les dépenses sur chaque établissement. 

La qualité de l’accompagnement Print Value et la disponibilité des équipes nous conduisent à recommander cette entreprise, en qui nous avons toute confiance. »
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Jean Duquennoy |Responsable Administratif et Financier
PNY BURGER

Pourquoi Print Value ?

PNY Burger a pu tester plusieurs solutions, mais a retenu Print Value, non seulement en raison de la flexibilité de l’outil proposé mais aussi en raison de la qualité de l’accompagnement et du service. 

En se déplaçant auprès de ses clients, Print Value souhaite proposer un accompagnement sur mesure à ses clients à chaque étape du projet : 

  • compréhension des problématiques, 
  • définition des objectifs et indicateurs
  • conseil sur la solution à adopter
  • déploiement de l’outil et formation des collaborateurs
  • paramétrage de la solution et ajustements
  • mesures et suivi des indicateurs chiffrés

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    Impression, dématérialisation, archivage, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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