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La signature électronique (ne) permet (pas) de gagner du temps

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Contrats de travail, devis, documents administratifs, attestations… vous nous laisserez bien encore un petit autographe sur tel avenant ou cet appel d’offre? 

Imprimer moins afin de réduire les coûts et préserver la planète c’est bien, mais comment faire quand vous ou vos collaborateurs devez signer un document? 

La signature dite numérisée permet de signer les PDF en quelques clics grâce à une signature manuscrite tracée via votre ordinateur ou scannée au préalable. 

Idéale pour les documents internes n’ayant aucune valeur juridique, ce type de signature “numérique” ou “numérisée” permet de limiter les impressions tout en gagnant du temps. 

(Si cette technique de signature rapide vous intéresse, voici le meilleur tuto que nous ayons trouvé sur le sujet)

En revanche, ce type de signature ne vaut rien sur un document juridique (contrat, devis, déclaration administrative…). 

Si vous souhaitez signer rapidement vos documents tout en les sécurisant juridiquement, alors vous avez besoin d’un véritable outil de signature électronique

  • Comment fonctionne la signature électronique de documents?
  • Quels sont les avantages d’un tel outil?
  • Pourquoi la signature électronique peut s’avérer très décevante pour une entreprise? 

Nos réponses se trouvent dans cet article !

La signature électronique de documents : définition

Qu’est ce que la signature électronique? 

A l’instar de la signature manuscrite sur un document papier, la signature électronique sur un document numérique sert à signifier l’approbation d’un ou de plusieurs signataires. 

Basée sur la technique de la cryptographie, cette signature est considérée comme légale si elle répond à des critères précis définis dans la loi. 

Elle permet alors de garantir : 

  • l’authenticité des signataires : ceux-ci sont formellement identifiés ce qui prévient le risque d’usurpation de signature
  • l’intégrité du document : qui ne peut plus être modifié ultérieurement sans que cette intervention ne soit détectée

Le règlement européen n°910/2014 dit eIDAS (appliqué en France depuis 2016) ainsi que le Code civil français encadrent la pratique de cette technologie et confèrent à la signature électronique une valeur légale. 

L’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme “un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache”.

La fiabilité de la signature électronique repose donc sur une double exigence : 

  • l’identité du signataire est vérifiée lors de la création et de l’apposition de la signature
  • l’intégrité de l’acte est garantie

Quels sont les documents pouvant être signés électroniquement?

Tous !

Si tous les documents peuvent être dématérialisés, alors tous peuvent être signés électroniquement. 

Dans une entreprise, tous les documents peuvent être signés électroniquement mais tous ne nécessitent pas le même niveau de certificat électronique. 

Les documents simples, validés en interne par la signature électronique, peuvent ainsi être signés via un Certificat RGS 1 étoile, alors que les documents plus sensibles, comportant un risque juridique et financier, devront être signés via un Certificat RGS 3 étoiles. 

Documents RH, factures, contrats commerciaux, mais aussi documents administratifs… le seul impératif est donc de s’équiper du Certificat adapté aux documents que l’on souhaite signer. 

Sur la question du format de document les possibilités sont étendues puisque les fichiers Word, PDF, mais aussi JPEG et XML etc. peuvent porter une signature électroniques. 

Quelles sont les avantages de la signature électronique de documents?

Ils sont multiples !

En supprimant le papier, la signature électronique permet d’éviter les coûts liés à ce format, tout en facilitant le partage du document. 

En fonction de son utilisation la signature électronique de documents permet de :

  • Simplifier les process internes de validation et signature des documents
  • Accélérer la signature de documents à l’externe (partenaires commerciaux, clients)
  • Sécuriser le document qui acquiert une valeur légale irréfutable
  • Améliorer le suivi des documents via les workflows de validation/ signature
  • Supprimer les coûts d’impression, voire d’affranchissement pour les documents envoyés en externe

La signature électronique… et après?

Gagner de précieuses minutes chaque jour tout en limitant les coûts est le Graal de n’importe quel chef d’entreprise. 

Parce qu’elle supprime les frais d’impression, d’affranchissement, et accélère la signature des documents, la signature électronique intéresse de plus en plus les chefs d’entreprise y compris des PME. 

C’est peut être votre cas, ou le cas de votre patron… 

Attention malgré tout à ne pas trop attendre d’une telle solution ! 

Nous ne le dirons jamais assez : la signature électronique est une technologie qui n’a de sens que si elle est intégrée dans un processus global de dématérialisation des documents.

Pourquoi?

Parce qu’après la signature électronique du document, vient le moment de son archivage qui doit être électronique aussi. 

Conserver sous format papier des contrats signés électroniquement ne sert (presque) à rien. 

En effet, les précieuses minutes gagnées lors de l’étape de la signature seront perdues ensuite lors de l’impression et de l’archivage physique du document. 

Du point de vue financier, les seules économies faites portent alors sur les frais d’affranchissement puisque le document est ensuite imprimé donc comporte un coût d’impression.

La GED… le gâteau et la cerise

Afin de profiter de tous les avantages qu’offre la signature électronique, il faut intégrer celle-ci dans une solution de gestion documentaire dématérialisée ou GED

Du point de vue de la dématérialisation des documents, la signature électronique est une sorte de super bonus plus qu’une fin en soi. 

Pour prendre une image plus parlante, disons que si la dématérialisation des documents était un dessert, la GED constituerait le socle solide de la pièce montée, et la signature électronique, la cerise sur le gâteau !

En centralisant les documents sous format dématérialisé, et en facilitant l’accès de ces documents, la solution de GED est indispensable pour organiser le partage des documents en entreprise et faciliter leur diffusion. 

Adossée à une arborescence intelligente, une solution GED attache à chaque document des métadonnées qui constituent ensuite autant de chemin d’accès vers le document. 

Finie l’organisation documentaire en silos avec répertoires et sous-répertoires ! Une solution de GED permet d’accéder de façon rapide et transversale aux documents, tout en offrant la possibilité de paramétrer des autorisations d’accès. 

Si vous avez pour projet d’équiper votre entreprise d’une solution de signature électronique de documents, nous vous conseillons donc de prendre quelques minutes de recul pour penser votre projet dans sa globalité et ne pas brûler les étapes. 


Quelques questions à se poser : 

  • La finalité de mon projet de signature électronique est-elle de conserver les documents sous format numérique?
  • La signature électronique permet de gagner du temps sur les étapes de validation du document; mes collaborateurs perdent-ils du temps à rechercher les documents avant validation/ signature?
  • Mon objectif est-il de réduire au maximum les coûts d’impression?
  • Mes fournisseurs m’envoient-ils encore des factures papier? Est-il opportun de les dématérialiser afin de les signer électroniquement?

     

Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs de ces questions, alors il est probable que votre besoin de signature électronique soit la partie émergée d’un besoin plus large de dématérialisation documentaire.

Le sommet de l’iceberg en quelque sorte… 

Ne foncez pas tête baissée vers une solution de signature qui ne résoudra qu’à moitié vos tracas documentaires.

Préparez votre projet en listant vos problématiques et en vous faisant conseiller par des experts. 

De nombreuses solutions accessibles en mode SAAS sont conçues comme des boîtes à outil permettant de combiner un logiciel de GED avec un outil de signature électronique. 

Là encore tout dépend de votre besoin et de votre degré d’avancement dans la dématérialisation de vos documents internes et externes !

Conclusion

Apposable sur de nombreux documents, la signature électronique de documents est l’outil idéal pour accélérer la signature de vos contrats et simplifier la validation de vos documents en interne. 

Simple d’utilisation, elle participe à la sécurisation des documents en garantissant l’authenticité du ou des signataires et l’intégrité du fichier numérique. 

Si vous souhaitez discuter des problématiques que vous rencontrez dans la gestion documentaire de votre entreprise, notre équipe se tient à votre disposition pour écouter vos besoins, et vous fournir les meilleurs conseils tant sur le gâteau que sur la cerise. 

N’hésitez pas à nous rencontrer !

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