28 feuilles : c’est le nombre moyen d’impressions lancées chaque jour par vos salariés.

* 226 jours travaillés en 2019 = 6 328 feuilles. 

Vos collaborateurs ont imprimé (en moyenne) 6 328 feuilles en 2019. 

Cela vous paraît énorme. A nous aussi. 

Le problème c’est que les entreprises peinent à comprendre et contrôler les pratiques d’impression de leurs collaborateurs. Le budget consacré aux impressions est encore trop souvent ignoré par la direction, alors que selon le cabinet IDC il représenterait entre 1 et 3% du chiffre d’affaire annuel de l’entreprise !

Si vous riez sous cape en lisant ces chiffres, certain que votre budget d’impression est bien inférieur à 1% de votre chiffre d’affaire, nous ne saurions trop vous conseiller de…

1. vérifier vos certitudes auprès de votre service financier… vous pourriez avoir des surprises !
2. vous précipiter sur ce guide pour réduire vos coûts d’impression en 3 étapes afin de contrôler réellement le budget consacré aux impressions dans votre entreprise.

Si ce grand gaspillage de moyens dérange de plus en plus les chefs d’entreprises et les directeurs financiers à mesure qu’ils en prennent conscience, il y a des organisations où la question des budgets d’impression est particulièrement douloureuse comme les organisations installées dans des locaux et dont les matériels d’impression sont mutualisés entre différents utilisateurs.

Cabinet d’avocats, comptables, start-up installés dans des incubateurs et des espaces de coworking, écoles avec imprimantes en libre-service, centres de recherche… nombreuses sont les organisations à être concernées par cette problématique du coût mutualisé des impressions.

Le sujet peut ainsi devenir explosif entre des associés par exemple : comment accepter de régler la même somme, pour des cartouches et ramettes de feuilles que son confrère, qui lui imprime à tour de bras, égare ses documents avant même d’avoir regagné sa place, et imprime en caractère 24 pour dissimuler sa myopie?

Dans de nombreuses structures, les frais sont partagés sans que les consommations respectives ne soient analysées ce qui pose 2 problèmes majeurs :

• Certains collaborateurs finissent par refuser de payer les mêmes sommes que les autres dans la mesure où ils impriment moins que ces derniers.
• Les comportements vertueux ne sont pas encouragés, les utilisateurs non responsabilisés, ce qui empêche toute maîtrise du budget

Évidemment, dans ce type de structure il faut appliquer le principe du consommateur payeur. L’organisation doit prévoir de re-facturer les impressions de manière individuelle.

La re-facturation des impressions permet de :

– Maîtriser les coûts et les répartir de manière équitable

– Responsabiliser les utilisateurs quant aux volumes d’impressions lancés

– Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques d’impression (copie noir&blanc vs couleur…)

Mais comment organiser cette facturation des impressions? Peut-on appliquer le même système à toutes les organisations indépendamment de leur nature?

Evidemment non…

De la solution la plus simple à la plus complexe, Print Value vous guide et vous conseille pour trouver la solution de facturation des impressions la plus adaptée à l’organisation dont vous faites partie.

Solution 1. Organiser un suivi des impressions pour répartir les coûts

La première solution est la plus simple : il s’agit de définir un coût copie pour chaque sorte d’impression (couleur ou noir&blanc, format classique ou spécifique…), puis de consulter régulièrement les volumes d’impression lancées depuis chaque ordinateur. A échéance régulière chaque collaborateur rembourse ses dépenses d’impression.

Cette solution a le mérite d’être entièrement gratuite, simple à mettre en place et flexible en cas d’accueil d’un nouvel utilisateur.

Cependant elle ne peut correspondre qu’aux organisations qui compte un nombre de collaborateurs limités; il est aussi indispensable que chaque collaborateur ait son propre ordinateur ou ses devices personnels. Enfin aucun matériel informatique ne doit être partagé.

Une autre limite de ce système de re-facturation est qu’il ne peut prendre en charge que des imprimantes partagées simples. En effet, le suivi des impressions lancées ne prendra pas en compte les multiples copies qui peuvent être faites directement sur un photocopieur ou une imprimante multifonction.

Solution 2. Mettre en place un système de prépaiement

C’est la solution idéale pour les structures qui ne maîtrisent pas les utilisateurs !

En effet, prenons l’exemple d’un collège : si chaque élève imprime autant qu’un salarié en entreprise (soit 28 feuilles par jour)  * 430 élèves en moyenne, cela représenterait 12 040 copies chaque jour ! De quoi donner des cauchemars à l’économe du collège…

A l’évidence pour les grandes structures accueillant de nombreux utilisateurs potentiels l’enjeu n’est pas seulement de re-facturer les impressions, mais bien de les maîtriser ! Il y a donc une double problématique de re-facturation et de contrôle des volumes d’impression.

C’est là que le système de prépaiement trouve tout son intérêt.

Le principe est simple : chaque utilisateur dispose d’un compte personnel auquel il peut accéder sur un ordinateur ou directement sur le périphérique d’impression. A ce compte est associé un quota d’impression régulièrement alimenté. Le principe est que les quotités alloués à chaque utilisateurs sont prépayées ce qui évite à l’organisation d’avancer les frais et les quotités sont plafonnées afin de contrôler le volume d’impression.

En réalité, les possibilités sont multiples grâce à une grande finesse de paramétrage.

→ On peut décider d’un nombre d’impression “gratuites”, une fois ce quota dépassé l’utilisateur devra créditer son compte d’un lot de nouvelles impressions.

→ Le plafond peut être dépassable à condition de créditer le compte ou bien le nombre d’impressions peut être rigoureusement limité par utilisateur.

→ L’identification sur device ou matériel d’impression peut se faire par login/ mdp, badge…

→ Il est aussi possible de permettre aux utilisateurs d’imprimer depuis leur ordinateur personnel, ou bien leur mobile, ce qui est particulièrement apprécié des étudiants.

→ Des messages d’alerte peuvent être paramétrés lorsque le volume de crédit restants s’approche de zéro. Des messages rappelant les bonnes pratiques d’impression peuvent aussi être diffusés sur les espaces personnels. (Si pour vous impression et écologie sont des mots incompatibles, détrompez-vous ! Lisez cet article sur l’impression éco-responsable). 

→ Une copie couleur vaut 2 copies noir & blanc, une impression A3 vaut 2 crédits contre 1 crédit pour une impression A4… tout est paramétrable !

→ Le prépaiement peut se faire par carte de crédit, via Paypal ou par porte-monnaie électronique (comme le porte-monnaie IZLY développé par le CROUS à destination des étudiants).

Etc.

Certains logiciels de gestion des impressions proposent des systèmes de facturation des impressions spécifiquement développés à destination des écoles et universités. La solution PaperCut, proposée par Print Value, est une référence en la matière.

Solution 3. Choisir la re-facturation et une logique de post-paiement

Cette dernière solution convient parfaitement aux organisations brassant d’importants volumes d’impression pour un nombre d’utilisateurs plus ou moins limité.

L’idée est de suivre précisément les volumes d’impressions de chaque utilisateur grâce à un système de login ou de badge puis de re-facturer à ceux-ci les budgets alloués.

Alors que la solution 1 prévoit un simple suivi /re-facturation d’impression à partir des statistiques relevées sur l’ordinateur, la solution 3 renforce ce suivi par un système d’identification.

Contrairement à la solution 2, le post-paiement permet de ne pas limiter les volumes d’impression, considérant que les utilisateurs sont sensibilisés aux pratiques d’impression éco-responsables.

Cette solution est tout à fait indiquée pour les centres de recherche qui ne souhaitent pas limiter en tant que tel les impressions (souvent pléthoriques) des chercheurs, mais bien suivre précisément les dépenses et les ré-facturer régulièrement aux chercheurs qui les incluent ensuite dans leurs dépenses de recherche.

De la re-facturation à la ventilation des dépenses d’impression

Avec ces derniers logiciels, il est possible de-facturer des impressions a posteriori mais aussi de les imputer à un groupe/ une entité, sans forcément exiger de contrepartie financière.

En un mot les logiciels de facturation des impressions permettent de re-facturer de manière monétaire des volumes d’impression, de copies… mais aussi plus simplement d’affecter des dépenses d’impression aux différents services.

C’est à ce moment qu’en tant que chef d’entreprise particulièrement sensibilisé à la tenue d’une comptabilité analytique dans votre entreprise, vous tendez l’oreille….

Affecter des dépenses par service et activité? Voilà qui tombe à pic pour mon grand projet 2019 !

Je souhaite mieux comprendre mon résultat en comparant précisément chacune des activités de mon entreprise. Avec la méthode des coûts complets, je saurai précisément le coût de revient de chacune des activités de mon entreprise, et ce grâce à l’affectation de mes charges directes et indirectes !

(NB : Si vous n’avez aucune idée de ce que signifie le paragraphe précédent, mais que l’idée de surveiller plus précisément la rentabilité des activités de votre entreprise vous tente, nous vous conseillons de prendre contact avec un cabinet comptable.

Nous pouvons d’ailleurs vous en recommander d’excellents en région parisienne.)

En effet, avec un logiciel de facturation des impressions vous pourrez allouer vos budgets d’impression par service, contrat, client… ce qui est extrêmement utile pour analyser le coût complet de tel ou tel projet !

Prendre du recul sur son budget d’impression en le ventilant par projet est d’ailleurs un excellent moyen pour reprendre la main dessus. En identifiant précisément les dépenses par poste, vous comprendrez les usages et besoins de vos collaborateurs et pourrez ainsi les sensibiliser aux bonnes pratiques d’impression. La boucle est bouclée !

Afin de répondre à vos besoins de re-facturation ou de simple ré-allocation des budgets par service ou projet, le logiciel PaperCut commercialisé par Print Value, est tout indiqué. Modulable en fonction de vos objectifs, simple d’utilisation, il constitue un outil essentiel pour mieux contrôler les pratiques d’impressions dans votre organisation.

Conclusion

Afin de mieux maîtriser les budgets d’impression sur matériel partagé, rien ne vaut la mise en place d’un logiciel de facturation !

Celui-ci doit parfaitement s’adapter aux contraintes de votre environnement informatique et à votre parc d’impression (nombre d’utilisateurs, présence d’un serveur local, nombre de périphériques à disposition), ainsi qu’aux objectifs de votre structure (limitation ou non des impressions, pré-paiement ou post-paiement etc.). Pour vous aider à définir précisément vos besoins et vous orienter vers la solution la plus adaptée à vos attentes, toute l’équipe Print Value est à votre disposition !