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Mettre en place la signature électronique dans son entreprise

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La signature électronique 

Accélérer les processus de vente, dématérialiser les contrats au sein de votre entreprise, faciliter la transmission de documents, autant d’avantages que permet la mise en place de la signature électronique dans votre structure. Si la signature manuscrite ne nécessite qu’un stylo, la signature électronique est plus complexe à mettre en place mais comporte bien des atouts.

Qu’est-ce que la signature électronique, pourquoi et comment l’utiliser ? Voici quelques éléments de réponse.

Qu’est ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé technologique permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, tout comme la signature manuscrite d’un document papier. Attention cependant, même si elle possède la même valeur juridique que la signature manuscrite, la signature électronique n’est en aucun cas un scan ou une reproduction de la signature manuscrite. 

En signant de manière électronique, le signataire donne donc son accord à valeur juridique. La signature électronique engage tout autant son auteur que la signature manuscrite. La signature électronique doit être mise en place via un logiciel certifié pour remplir tous les critères juridiques nécessaires à sa validité. 

Comment fonctionne la signature électronique?

Comment fonctionne la signature électronique exactement ? Il est difficile de conceptualiser la signature électronique puisqu’elle n’est pas visuelle, contrairement à la signature manuscrite qui ne se fait que grâce à un stylo. Pour faire simple, la signature électronique est une suite de caractères. 

La majorité des procédés de signature électronique s’appuie sur la technologie de la cryptographie asymétrique, qui est une technique de chiffrement ayant pour but de garantir la confidentialité des données. 

Pour avoir une vraie valeur juridique, la signature électronique doit remplir deux conditions : 

  • Propriété d’identification : l’identité du signataire doit être vérifiable par le biais d’un certificat électronique.
  • Propriété d’intégrité : la signature doit être effectuée par le biais d’une plateforme spécifique certifiée afin de garantir que le document signé n’ait pas été altéré entre la signature et la consultation.

De plus, la signature électronique doit également être : 

  • infalsifiable : la signature ne peut pas être falsifiée. 
  • non réutilisable : la signature n’est pas réutilisable. Elle est unique et fait partie du document signé mais ne peut pas pas être utilisée pour signer un autre document;
  • inaltérable : un document signé par signature électronique est inaltérable.
  • irrévocable : en signant, la personne s’engage et ne peut nier sa signature.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

La mise en place de la signature électronique au sein de votre entreprise possède bien des avantages, que ce soit en terme de temps et d’argent. 

La signature électronique permet de fluidifier et de moderniser les processus commerciaux dans les entreprises, en faisant gagner du temps sur la signature des contrats notamment. La signature électronique permet donc la fluidification de la relation commerciale dans votre entreprise, en facilitant le suivi des négociations en cours et en réduisant les délais des processus commerciaux.

 

La signature électronique limite également la paperasse au sein de votre entreprise puisque tout se fait en ligne. De plus, les logiciels de gestion de signature électronique proposent quelques fonctionnalités qui permettent de gagner du temps, de limiter les tâches chronophages pour vos collaborateurs et de gagner en fluidité comme par exemple : 

  • L’envoi automatique d’un email lorsqu’un contrat est prêt à être signé;
  • L’envoi automatique de notifications de rappel;
  • Etc.

De plus, la signature électronique est bien plus sécurisée que la signature manuscrite. En effet, contrairement à la signature manuscrite, la signature électronique est infalsifiable, irrévocable, inaltérable et non réutilisable. Utiliser la signature électronique au sein de votre entreprise vous permet donc de sécuriser au maximum les signatures de vos documents importants, que ce soit les contrats commerciaux ou encore les documents liés aux ressources humaines, par exemple.

Autre avantage non négligeable, la signature électronique permet de réduire drastiquement les coûts liés à l’impression des documents tout comme leur impact environnemental. L’impression, l’envoi ou encore l’archivage des documents étant entièrement dématérialisé grâce à la signature électronique, cela permet à l’entreprise de réaliser des économies non négligeables, voir de supprimer totalement ces coûts. 

Enfin, la dématérialisation des documents et la signature électronique permettent de faciliter le suivi des documents au sein de l’entreprise. Les négociations et les contrats en cours sont plus facilement identifiables, et la signature électronique permet de réduire les erreurs humaines dû au traitement manuel des documents.

Les avantages de la signature électronique en bref : 

  • Modernisation des processus commerciaux
  • Gain dans de temps dans la signature des contrats
  • Réduction des coûts associés à la contractualisation dans les entreprises
  • Fluidification de la relation commerciale

Comment mettre en place la signature électronique ?

La mise en place de la signature électronique au sein de votre entreprise intervient généralement dans un contexte de dématérialisation des documents. En effet, la signature électronique s’appose uniquement sur des documents numérisés, et nécessite donc généralement la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED)

Une analyse des besoins et de l’existant est donc nécessaire avant la mise en place de la signature électronique. Dans quel contexte en avez-vous besoin ? Pour signer des contrats lors de rendez-vous physiques ? Pour l’installer sur votre site web ? Est-ce que le client signera de manière autonome ? Autant de questions auxquelles il vous faut répondre pour bien identifier vos besoins, et choisir la bonne solution de signature électronique. 

Enfin, pour mettre en place la signature électronique dans votre entreprise, il est nécessaire de passer par une plateforme spécialisée. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes de signatures électroniques existent sur le marché et vous permettent de mettre en place ce système très simplement. Depuis ces plateformes, vous pouvez mettre en place la signature électronique directement sur votre site web mais également sur tous vos documents dématérialisés. Pour mettre en place la signature électronique au sein de votre entreprise, il faudra donc choisir l’un de ces organismes agréés, afin qu’il vous fournissent les certificats utilisés pour signer les documents de manière authentique, et répondant aux obligations légales de la signature électronique.

La mise en place de la signature électronique dans votre structure est généralement peu coûteuse et plutôt rapide, et ne vous apportera que des avantages en terme de gestion des signatures, d’économies réalisées et de rapidité des process.

Pour comprendre concrètement comment la GED et la signature électronique peuvent vous permettre d’améliorer vos performances commerciales nous vous conseillons de lire cet article : Signer plus de clients avec la GED et la signature électronique

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