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optimiser ses impressions avec le logiciel de gestion d'impression

Louez votre matériel d'impression !

Maintenance Pro-active, interventions rapides, commandes automatique de consommables, remplacement en cas de panne et recyclage de l’ancien copieur, matériel toujours à la pointe de la technologie, un professionnel compétent à votre écoute. 

Logiciel de gestion des impressions : il va révolutionner votre entreprise !

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Pivot des outils bureautique  de l’entreprise, le photocopieur est un périphérique essentiel à l’activité de vos collaborateurs. De son bon usage dépend la productivité de votre entreprise

Vous surveillez déjà l’état de votre parc d’impression ?

Allez plus loin : optimisez l’utilisation de celui-ci !

Comment ? grâce à un logiciel d’impression qui vous permettra de surveiller et contrôler l’utilisation de vos appareils et vous permettre de gagner en productivité.

Le logiciel de gestion des impressions : optimiser, gérer, contrôler

Définition : Le logiciel d’impression est une solution de gestion des impressions qui permet d’optimiser l’ensemble des usages du parc de photocopieurs ou d‘imprimantes professionnelles.

Si les logiciels standards fournis par le constructeur proposent de nombreuses fonctionnalités par défaut, d’autres paramétrages sont possibles, afin d’adapter au mieux la solution à l’activité de votre entreprise.

En instaurant des règles d’utilisation, le logiciel :

    • Contrôle les impressions de vos collaborateurs : pas d’impressions orphelines (le tas de copies abandonnées jeté tous les soirs)
    • Prévient les erreurs d’utilisation et les mauvais comportements: vous maîtrisez l’usage du scan et les mails ne peuvent être envoyés sans un contrôle .
    • Facilite l’utilisation du matériel pour s’adapter à l’utilisateur et lui permettre des gains de productivité substantiels (accès direct à son dossier ou à son mail, mise à disposition des raccourcis de l’utilisateur)

D’une dizaine d’euros à plusieurs milliers, le coût d’une telle solution varie fortement en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins.

Gardez en tête malgré tout qu’un logiciel de gestion des impressions garantit une rentabilité immédiate.

Les fonctionnalités d’un logiciel d’impression :

Equiper votre photocopieur professionnel d’un logiciel d’impression vous permettra de :

  1. Gérer les accès aux périphériques d’impression
  2. Fluidifier le recours à l’impression
  3. Maîtriser les coûts d’impression
  4. Préserver la confidentialité des documents imprimés
  5. Favoriser l’ impression éco-responsable
  6. Analyser les usages et détecter les incidents

Ces possibilités sont modulables en fonction de vos besoins et sont au coeur du gestionnaire d’impression que vous choisirez.

Voyons en détail certains paramétrages possibles.

1. Gérer les accès aux périphériques d’impression et mieux maîtriser leur utilisation

Avec un logiciel de gestion des impressions, vous pouvez par exemple créer des profils d’utilisateurs avec une authentification par badge ou code numérique.

Il est aussi possible de mettre en place des niveaux d’autorisations.

Exemple : seuls certains utilisateurs auront accès à l’impression grand format, étant identifiés comme étant les seuls à en avoir besoin.

Pour les collaborateurs non autorisés, cette limitation réduit les erreurs d’impression, tout en prévenant les abus.

Vous pouvez aussi décider de bloquer le périphérique durant certaines plages horaires pour éviter l’impression de documents personnels pendant la pause déjeuner.

2. Fluidifier le recours à l’impression et booster la productivité de vos collaborateurs

Sachez que certains logiciels donnent la possibilité de sélectionner automatiquement le matériel (copieur ou imprimante) le plus adapté à l’impression lancée, ou encore le plus proche.

Ainsi vous pouvez décider de diriger les impressions volumineuses sur les matériels départementaux pour en réduire les coûts.

Grâce au logiciel, le collaborateur gagne du temps et devient plus productif. Il peut libérer ses impressions sur n’importe quel périphérique:  finies les files d’attentes devant le copieur ou les arrêts dus à des pannes.

3. Maîtriser les coûts d’impression

Installer un logiciel de gestion des impressions vous permet d’instaurer des quotas de pages par collaborateurs, un bon moyen de limiter les impressions sauvages et autres comportements irresponsables, très coûteux pour l’entreprise.

En surveillant le niveau des consommables, le gestionnaire d’impression permet d’éviter les ruptures d’approvisionnement tout en évitant la constitution de gigantesques et onéreux stocks d’encre et de papier.

Ou encore : le logiciel peut analyser pour vous le coût de chaque feuille imprimée et affecter cette dépense au service concerné, mais aussi au client, projet etc.

4. Préserver la confidentialité des documents imprimés et préserver la sécurité des données

Paramétrez votre logiciel de gestion des impressions en activant un système sécurisé de récupération des documents.

Une fois l’impression lancée, le collaborateur doit se rendre auprès du périphérique pour valider l’impression et récupérer son document.

Vos fichiers clients ne traineront plus dans le bac de l’imprimante !

5. Favoriser l’impression éco-responsable et diminuer l’impact écologique de votre parc d’impression

Le logiciel de gestion des impressions permet de paramétrer par défaut l’imprimante ou le copieur donc de systématiser les bonnes pratiques environnementales.

Impression en recto/ verso, sur du papier brouillon, limitation du nombre de pages… quand on sait qu’un salarié français imprime entre 70 et 80kg de feuilles par an ce qui représente 2 arbres abattus, on se dit qu’il est temps de discipliner les équipes !

Toujours plus responsable, Print Value s’engage à replanter les arbres coupés par les impressions de ses clients. Pour en savoir plus rendez-vous ici.

Si vous restez sceptiques sur la possibilité d’imprimer tout en étant éco-responsable, nous vous invitons à lire l’article suivant : « Devenez éco-responsable grâce à une meilleure gestion de vos impressions ». Préparez-vous à être convaincus !

6. Analyser les usages et détecter les incidents

Rapports d’utilisation, statistiques détaillées, diffusion automatique du bilan d’utilisation… le logiciel de gestion des impressions permet de monitorer les usages faits des imprimantes et copieurs, donc de détecter un nouveau besoin ou au contraire des usages non conformes.

UniFLOW ou PaperCut : le match !

Évidemment les fonctionnalités de ces logiciels de gestion des impressions sont très similaires mais nous vous livrons quelques différences :

Différence 1 : l’éditeur

UniFLOW est édité par Canon, alors que PaperCut est édité par une entreprise indépendante.

Ces 2 logiciels sont compatibles avec des imprimantes de toutes marques mais la solution UniFLOW fonctionnera de manière optimale sur des périphériques Canon.

Différence 2 : le décompte des impressions par utilisateur

Alors que UniFLOW monitore les résultats au niveau du périphérique de sortie, PaperCut décompte à partir du spooler de l’ordinateur (fenêtre de lancement de l’impression).
Par conséquent, si sur les 100 pages lancées à l’impression, seules 2 sont sorties, UniFLOW n’en décomptera que 2 alors que PaperCut considérera que l’utilisateur a consommé 100 feuilles sur son quota.

Différence 3 : les licences d’utilisation

UniFLOW attribue une licence par device, alors que PaperCut attache la licence à un nom d’utilisateur.

Différence 4 : les systèmes d’exploitation supportés

Alors qu’UniFLOW est compatible avec les systèmes d’exploitation Windows et Mac, PaperCut tourne aussi sur Linux.


Evidemment, d’autres solutions existent ! Si vous souhaitez comparer un plus grand nombre de solutions vous pouvez consulter cet article qui passe au crible 7 logiciels de gestion des impressions.


Conclusion

En centralisant la gestion de vos flux d’impression, le logiciel de gestion des impressions est un outil précieux au service de votre entreprise.

Il vous permettra de :
contrôler les accès aux périphériques
maîtriser vos coûts d’impression et les monitorer
améliorer la productivité de vos salariés
sécuriser les documents portant des données confidentielles
diminuer l’impact écologique des impressions

Vous êtes décidé à vous équiper mais encore perdu devant le nombre de logiciels existants?

Un expert pourra comprendre au mieux vos attentes et déployer avec vous la solution dont votre entreprise a besoin avec notamment un audit de votre parc d’impression.  

Pour aller plus loin...

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