Comment cela fonctionne-t’il ?

La gestion électronique des documents au sein d’une entreprise se fait à l’aide d’un logiciel de gestion dédié. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l’entreprise. Le logiciel de gestion électronique des documents répond à toutes les problématiques de gestion rencontrées au cours de la vie du document.

Parmi les fonctionnalités que propose généralement un logiciel de gestion électronique des documents, on retrouve : 

• Sauvegarde des documents
• Stockage de plusieurs versions d’un document
• Indexation des documents
• Suppression définitive d’un document
• Recherche en texte intégral ou full-text
• Modification des documents
• Diffusion des documents

Pour mener à bien la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise, le processus de gestion électronique comporte différentes étapes qui sont les suivantes : 

• L’acquisition ou la numérisation des documents : cela concerne donc les documents au format papier qu’il faut numériser. Attention, la dématérialisation des documents n’est pas un simple scan des documents, mais bien une numérisation. Le document doit donc être transformé en document numérique via un logiciel OCR (logiciel de reconnaissance optique de caractères).
• Le traitement : les documents numérisés doivent être traités, c’est à dire classifiés, référencés et indexés, pour mieux les retrouver.
• Le stockage : une fois traités, les documents doivent être stockés. Le stockage doit être entièrement sécurisé, et doit pouvoir recevoir la quantité de documents numériques dont vous avez besoin dans l’entreprise. La volumétrie et la sécurité sont donc les deux points essentiels du stockage de vos documents.
• La diffusion : les documents doivent être facilement et rapidement accessibles. Il est nécessaire d’établir des droits d’accès et de modification, selon la nature et la confidentialité des documents. 

Pour répondre aux obligations légales, certains documents doivent être conservés plusieurs dizaines d’années. Pour cela, il est nécessaire de les stocker correctement et de manière sécurisée. La gestion électronique des documents vous permet de répondre également à cette problématique.

Quels sont les avantages de la gestion électronique de documents ?

Les avantages de la gestion électronique des documents sont très nombreux. En effet, le volume de documents traités en entreprise est considérable. Une gestion électronique permet donc de faire des économies, que ce soit en terme de temps mais aussi d’argent. Si aujourd’hui de nombreuses entreprises ont déjà basculé vers une dématérialisation partielle de leurs documents, la mise en place d’une gestion électronique des documents permet d’organiser et surtout d’automatiser entièrement la gestion des documents. 

Ce système permet donc également un gain de temps significatif. Fini les heures passées à chercher les documents sans savoir où ils se trouvent, la gestion électronique des documents permet aux collaborateurs d’avoir immédiatement accès à l’information qu’ils cherchent et donc de gagner du temps. Les collaborateurs gagnent ainsi en efficacité et en productivité grâce à une meilleure gestion des documents au quotidien.

La réduction des coûts de traitement est également l’un des nombreux avantages de la gestion électronique des documents, puisque le recours au format électronique limite les coûts d’impression et des consommables comme l’encre ou le papier. Cette réduction des coûts et de l’utilisation de consommables s’inscrit également dans une démarche de développement durable, et permet à l’entreprise de réduire son impact environnemental.

La sécurisation des données est également l’un des bénéfices de la mise en place d’une gestion électronique des documents. Grâce à la gestion informatique, les données ne se perdent plus aussi facilement, et leur accès est mieux sécurisé et plus contrôlé. Vous pouvez aisément paramétrer et choisir les différents droits d’accès et de modification selon le type de document.

Enfin, la centralisation et le suivi des données sont grandement facilités. Les collaborateurs accèdent toujours à la bonne version du document, et les mises à jour du système sont automatiques. Toutes les informations sont donc accessibles en temps réel. Cela permet d’uniformiser les pratiques documentaires et de gérer les documents du début à la fin de leur vie.

Évidemment, la GED comporte quelques inconvénients, notamment car elle nécessite un investissement de la part des collaborateurs pour changer leurs habitudes et prendre en main le nouvel outil. Vous trouverez la liste exhaustive des avantages et des inconvénients de la GED dans cet article : GED, les avantages et les inconvénients. 

Quels sont les étapes de mise en place d’une gestion électronique de documents ?

La mise en place d’une gestion électronique des documents au sein de l’entreprise est un chantier important pour toute l’organisation. Voici les différentes étapes de mise en place : 

• Identification des besoins et cahier des charges : il est essentiel de bien identifier les besoins et de recenser l’existant, afin d’établir un cahier des charges précis de la solution informatique attendue.
• Choix d’une solution de gestion : une fois que le cahier des charges est rédigé, il vous faut trouver la solution adaptée à vos besoins parmi les différents prestataires sur le marché.
• Mise en oeuvre de la solution : une fois la solution choisie, il est temps d’installer et de mettre en oeuvre le logiciel de gestion. Il faut paramétrer puis former les collaborateurs à l’utilisation du logiciel.

Pour mettre toutes les chances de votre côté et réussir le déploiement de votre projet GED, nous vous conseillons la lecture de cet article : 4 règles d’or pour réussir son projet dématérialisation.