Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Depuis la crise Covid, le télétravail est devenu une évidence pour de nombreuses entreprises françaises. Selon une étude du centre de recherche de la DARES, en 2022, 23% des salariés français disposaient donc d’un jour ou plus de télétravail par semaine.
Afin de simplifier le travail à distance il est indispensable de couvrir l’ensemble des besoins de ses collaborateurs parmis lesquels :
- accéder à distance au serveur local de votre entreprise
- valider à distance l’ensemble des documents nécessaires (bons de commande, factures…)
- partager rapidement des informations à son équipe
Alors cet article est fait pour vous !
Dans cet article nous vous présentons 3 outils indispensables pour équiper vos salariés tout en sécurisant les données de votre entreprise.
Accéder aux documents grâce à une GED
Accéder aux documents grâce à une GED
Le besoin premier en matière de télétravail réside dans l’accès aux documents d’entreprise/
En centralisant ces derniers dans une armoire électronique partagée, notre solution de GED rend accessible à distance l’ensemble des ressources de l’entreprise.
Chaque collaborateur bénéficie d’un accès personnalisé et sécurisé, paramétrable en fonction du degré de confidentialité souhaité par l’administrateur.
En plus de contenir les documents de l’entreprise, l’armoire GED accélère aussi vos process internes puisqu’elle permet de paramétrer des workflows de traitement. Fini l’email avec le document en pièce-jointe à télécharger : une fois le document complété et vérifié, le collaborateur sollicite la validation du décideur en 1 clic.
De quoi désencombrer les boîtes mail et gagner en agilité !
Certaines solutions de GED permettent aussi d’envoyer des courriers papiers (recommandés ou non) sans sortir de chez soi. Une fonctionnalité particulièrement utile alors que de nombreux bureaux de poste sont désormais fermés.
Comme de nombreux SI aujourd’hui, la plupart des GED sont accessibles en mode Saas, sans installation de logiciel, ce qui permet d’ouvrir une armoire documentaire en quelques jours.
Du point de vue de la sécurité documentaire, la GED constitue aujourd’hui la solution la plus fiable car aucun dégât physique ne peut altérer les documents d’entreprise qui sont désormais stockés sur des serveurs certifiés, bien plus robustes qu’un serveur interne (data center Tiers III ou IV).
En conciliant agilité et sécurité, la GED permet non seulement le travail à distance des collaborateurs, mais plus généralement elle facilite le travail collaboratif et améliore leur productivité !
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- Sécurisation de vos documents
- Classement automatique
- Extraction de données
- Workflow et automatisation
Signer à distance avec la signature électronique
Signer à distance avec la signature électronique
Avec les nouveaux cycle télétravail / jours de présence, certains collaborateurs se croisent à peine et dans ce contexte, signer un document peut relever du parcours du combattant.
Pour ne pas ralentir vos process de validation, adoptez la signature électronique !
Devis et bons de commande, contrats commerciaux, factures clients et factures fournisseurs, documents comptables, contrats de travail et documents administratifs… la signature électronique concerne tous les services.
Elle est donc un outil indispensable pour maintenir la réactivité de vos équipes et fluidifier vos process internes.
En pratique une fois la solution déployée, le collaborateur n’a plus qu’à charger le document à signer dans une application ou sur un portail, sélectionner les signataires puis envoyer le document.
Chaque signataire autorisé reçoit alors une notification l’invitant à valider le document en insérant une clef USB ou en renseignant un code OTP reçu par SMS.
La signature apposée a alors une valeur légale car l’authenticité du signataire est garantie; l’intégrité du document est aussi sécurisée.
Déjà installée dans nombre d’entreprises, la signature électronique permet donc d’accélérer les processus de validation en les simplifiant et en les automatisant.
Si votre entreprise souhaite se doter d’un outil de signature électronique mais n’a pas de GED, alors l’idéal est d’opter pour une solution globale comprenant une armoire et un outil de signature électronique afin de bénéficier d’une solution complètement intégrée.
Conclusion
Conclusion
Appuyez-vous sur des solutions Saas pour faciliter le travail de vos équipes, simplifier vos procédures et fluidifier les relations en interne. Ces outils permettent non seulement d’assurer la continuité de l’activité de votre entreprise, mais améliorent aussi la productivité des salariés en automatisant les process et en leur permettant une plus grande flexibilité dans l’organisation de leurs journées.
