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Optimisez vos processus documentaires grâce à nos solutions de GED et de dématerialisation

GED, signature électronique… quels outils pour le télétravail ?

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En cette période de confinement, le télétravail est devenu une évidence pour de nombreuses entreprises françaises qui peuvent ainsi poursuivre leurs activités. 

Selon un sondage réalisé début avril par Odoxa-Adviso Partners, plus de 5 millions de salariés français sont désormais en télétravail, un chiffre qui a triplé par rapport aux 1,8 millions de collaborateurs qui pratiquaient le télétravail de manière partielle avant la crise épidémique. 

Longtemps frileuses sur cette organisation du travail, les entreprises s’adaptent et cherchent à présent des solutions pour simplifier les activités de leurs collaborateurs

Matériel informatique adéquat, signature à distance, envoi de courrier, réunion d’équipe à distance… les défis sont multiples mais des solutions simples existent !

Si vous cherchez des solutions pour : 

  • fournir à vos collaborateurs un accès à distance au serveur local de votre entreprise
  • organiser la validation à distance de tous vos documents (bons de commande, factures…)
  • accélérer le partage des informations dans vos équipes

Alors cet article est fait pour vous !

Dans cet article nous vous présentons 3 outils indispensables, rapidement installables, pour traverser en douceur cette crise et booster durablement la productivité de vos collaborateurs.

Accéder aux documents grâce à une GED

La première exigence en matière de télétravail réside dans l’accès aux documents d’entreprises

En centralisant ces derniers dans une armoire électronique partagée, la solution de GED Zeendoc rend accessible à distance les documents et fichiers de l’entreprise. 

Chaque collaborateur bénéficie d’un accès personnalisé et sécurisé, paramétrable en fonction du degré de confidentialité souhaité par l’administrateur. 

En plus de contenir les documents de l’entreprise, l’armoire GED accélère aussi vos process internes puisqu’il est possible de définir des workflows documentaires. Fini l’email avec le document en pièce-jointe à télécharger : une fois le document complété et vérifié, le collaborateur sollicite la validation du décideur en 1 clic. 

De quoi désencombrer les boîtes mail et gagner en agilité !

Certaines GED comme la solution Zeendoc permettent aussi d’envoyer des courriers papiers (recommandés ou non) sans sortir de chez soi. Une fonctionnalité particulièrement utile alors que de nombreux bureaux de poste sont désormais fermés.

Aujourd’hui de nombreuses GED, comme notre solution Zeendoc, sont accessibles en mode Saas, sans installation de logiciel, ce qui permet d’ouvrir une armoire documentaire en quelques heures. 

Du point de vue de la sécurité documentaire, la GED constitue aujourd’hui la solution la plus fiable car aucun dégât physique ne peut altérer les documents d’entreprise qui sont désormais stockés sur des serveurs certifiés, bien plus robustes qu’un serveur interne (data center Tiers III ou IV).

En conciliant agilité et sécurité, la GED permet non seulement le travail à distance des collaborateurs, mais plus généralement elle facilite le travail collaboratif et améliore leur productivité !

Signer à distance avec la signature électronique

Avec l’éloignement géographique des collaborateurs, signer un document peut relever du parcours du combattant. 

Pour ne pas passer ses journées à imprimer, signer, scanner vos documents, adoptez la signature électronique ! 

Devis et bons de commande, contrats commerciaux, factures clients et factures fournisseurs, documents comptables, contrats de travail et documents administratifs… la signature électronique concerne tous les services. 

Elle est donc un outil indispensable pour maintenir la réactivité de vos équipes et fluidifier vos process internes durant cette période difficile. 

En pratique une fois la solution déployée, le collaborateur n’a plus qu’à charger le document à signer dans une application ou sur un portail, sélectionner les signataires puis envoyer le document.

Chaque signataire autorisé reçoit alors une notification l’invitant à valider le document en insérant une clef USB ou en renseignant un code OTP reçu par SMS. 

La signature apposée a alors une valeur légale car l’authenticité du signataire est garantie; l’intégrité du document est aussi sécurisée. 

Déjà installée dans nombre d’entreprises, la signature électronique permet donc d’accélérer les processus de validation en les simplifiant et en les automatisant. Un outil indispensable pour maintenir l’activité de son entreprise durant cette période de télétravail forcé. 

Si votre entreprise souhaite se doter d’un outil de signature électronique mais n’a pas de GED, alors l’idéal est d’opter pour une solution globale comprenant une armoire et un outil de signature électronique afin de bénéficier d’une solution complètement intégrée. 

Maintenir le contact avec vos collaborateurs

Finies les réunions, place à la visioconférence !

Afin de continuer à échanger avec vos équipes et suivre le travail de votre service se réunir -même par écran interposés- est indispensable. 

Les outils de visioconférence sont nombreux, mais certains offrent des options complémentaires particulièrement intéressantes, à étudier en fonction de vos besoins annexes. 

Évidemment, Zoom constitue une excellente solution pour organiser des réunions à distance, d’autant plus que la limite de temps de 40 minutes de l’offre gratuite est désormais supprimée. Organisation de webinars, enregistrement des réunions… de nombreuses forfaits sont possibles. 

A côté de Zoom, l’incontournable Teams permet d’organiser des visioconférences mais aussi des espaces d’équipe afin de simplifier les échanges et gagner en agilité. Chat pour discussion rapide, applications intégrées pour éditer directement des documents dans Teams… Slack est aussi une application de collaboration d’entreprise plébiscitée en ce moment. 

Une fois installés, ces outils permettent de maintenir le lien avec vos équipes, rompent l’isolement de vos collaborateurs, et seront utiles pour accompagner toutes les formes de télétravail qui se poursuivront après cette crise.

Bonus : veiller au bien-être de vos salariés

Chaque entreprise doit veiller à la bonne tenue de ses documents comptables, et en particulier de ses factures. Dématérialiser ses factures est un choix présentant de nombreux avantages, à condition que le document édité soit techniquement fiable et juridiquement irréfutable.

En cette période d’incertitudes, de doutes et d’isolement, certains chefs d’entreprises s’inquiètent d’un possible mal-être chez leurs collaborateurs. 

Pourquoi ne pas profiter de ce moment pour améliorer la qualité de vie au travail (QVT) dans votre entreprise? 

L’application Teammood permet par exemple de suivre le bien-être de vos salariés grâce à des smiley “indicateurs d’humeur” que ceux-ci renseignent quotidiennement. Le baromètre compile anonymement ces données, et donne de précieuses indications sur l’ambiance au sein d’une équipe, sa motivation, ou encore sa charge de travail au cours du mois. 

L’outil Bloom at work s’appuie quant à lui sur des quizz envoyés deux fois par mois aux équipes. Questionnant la motivation des salariés, leur bien-être et leur satisfaction au travail, ces quizz courts et anonymes sont une mine d’or pour le service RH et les managers qui mesurent ainsi le niveau d’épanouissement de leurs équipes. L’application fournit aussi de précieux conseils, en fonction des problématiques rencontrées. 

Renforçant la proximité salarié/ entreprise, ces outils participent à la construction d’une culture d’entreprise, rassurent le collaborateur sur l’empathie de sa direction, renforcent la confiance mutuelle et les accompagnent durant cette période de bouleversement.

Pour prendre le pouls de vos salariés rapidement, la solution Bloom at work offre un premier sondage à destination de vos équipes collaborateurs afin d’identifier d’éventuelles difficultés liées à la crise du Covid. 

Transformez cette période difficile pour votre entreprise en une formidable occasion d’innover et de renouveler votre organisation de travail !

Conclusion

Appuyez-vous sur des solutions Saas pour faciliter le travail de vos équipes, simplifier vos procédures et garder le lien avec vos collaborateurs. Ces outils permettent non seulement d’assurer la continuité de l’activité de votre entreprise, mais améliorent aussi la productivité des salariés en automatisant les procédures et en leur offrant plus de flexibilité. 

Et si cette crise était l’occasion de faire progresser votre entreprise vers une organisation plus agile dans un climat de bienveillance?

C’est tout ce que nous vous souhaitons !

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