EDIT : Cet article a été mis à jour en juillet 2023.
Solution de GED, archivage, indexation, abonnement SAAS… tout ceci n’a plus de secret pour vous! Voici quelques temps déjà que vous lisez frénétiquement des articles passionnants sur le sujet. Vous voilà décidé : il vous faut une GED pour dématérialiser les documents de votre PME !
Si la Gestion Électronique de documents peut sembler in-intéressante de prime abord, elle constitue néanmoins un redoutable atout au service de la productivité de votre entreprise. L’essayer c’est l’adopter !
Si vous n’avez pas lu cet article : 4 bonnes raisons qui doivent pousser une PME à s’équiper d’une GED, et que vous vous demandez bien ce que nous entendons par là, pas de panique !
Voici une rapide remise à niveau.
La GED pour les nuls :
Une solution de GED est un outil informatique qui s’intègre au système d’information de votre entreprise et s’attache à en simplifier la gestion documentaire. Fini le temps perdu à chercher des documents : la GED organise votre base documentaire selon une arborescence intelligente qui permet à chacun de vos collaborateurs d’accéder facilement et rapidement aux documents qu’il est autorisé à consulter. En renouvelant l’organisation documentaire, la GED permet aussi de simplifier et d’optimiser certains processus métier en s’appuyant sur la dématérialisation de ceux-ci.
La GED s’appuie sur 4 piliers :
L’acquisition de documents (nativement numériques ou bien de documents papiers numérisés) et leur indexation selon un classement simple et complet.
La conservation puisque les documents sont stockés sur un support unique, accessible depuis chaque poste de travail, et sécurisé.
L’exploitation des documents à travers cette base documentaire : ils peuvent être affichés, modifiés, validés, scellés etc.
La circulation : les documents s’échangent facilement sans création de doublons inutiles.
Tout est clair? Nous vous invitons à reprendre la lecture de cet article…
Maîtrise des coûts, gains de productivité, circulation de l’information interne facilitée, travail en mobilité, meilleur service client, ou encore sécurité renforcée des documents sont les arguments les plus cités en matière de GED. Ces avantages vous font rêver? Vous aimeriez ré-organiser les flux et process documentaires dans votre entreprise? Vous êtes au bon endroit !
Mais attention, déployer un logiciel GED est un processus rigoureux et exigeant, qui peut devenir chronophage s’il est mal piloté. Afin d’éviter les mauvaises surprises et d’assurer le succès de votre projet, vous aurez besoin d’un fournisseur de solution, aussi appelé Opérateur de Dématérialisation (OD) compétent et à l’écoute.
Dans cet article nous vous livrons nos conseils pour trouver la perle rare et nouer une relation de confiance avec votre prestataire, condition sine qua none d’un projet GED réussi !
Du cahier des charges à la réponse fournisseur
Du cahier des charges à la réponse fournisseur
La première étape dans le déploiement d’une solution de GED est la définition de votre cahier des charges. Pour cela, listez vos besoins, recensez les pratiques de vos collaborateurs afin de comprendre précisément la manière dont le document circule et est utilisé dans votre entreprise. A partir de cette analyse et en fonction de vos objectifs vous pourrez rédiger votre cahier des charges GED.
Cette étape peut vous donner du fil à retordre
- Par manque de temps
- Par manque de coopération des équipes qui ne comprennent pas l’intérêt de votre projet
- Ou en raison d’une organisation documentaire particulièrement complexe
Dans ce cas nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste qui réalisera un audit documentaire dans votre entreprise. Certes cela repoussera de quelques semaines votre projet GED, mais gardez en tête qu’un cahier des charges mal rédigé vous mènera droit dans le mur.
Une fois votre cahier des charges réalisé, renseignez-vous !
→ En matière d’IT rien ne vaut la réputation, interrogez vos connaissances professionnelles et personnelles.
→ Pensez aussi à votre fournisseur de matériels Print (Comme Print Value par exemple), il est probable qu’il dispose d’une solution de Gestion Electronique de Documents dont il pourrait vous équiper. Si vous êtes satisfait de votre contrat avec celui-ci c’est qu’il connaît et anticipe correctement vos besoins, ce qui sera un atout dans la conduite d’un projet GED.
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- Sécurisation de vos documents
- Classement automatique
- Extraction de données
- Workflow et automatisation
Les pièges de la nouveauté et du prix
Les pièges de la nouveauté et du prix
Une fois sollicité, de nombreux fournisseurs vous contacteront pour vous présenter leur solution. La GED étant un marché en plein essor, nombreuses sont les solutions récemment développées par des entreprises attirées par ce juteux marché. Ces fournisseurs axeront probablement leur argumentaire de vente sur l’innovation que représente leur solution par rapport aux autres solutions, ainsi que sur le prix compétitif dont ils vous feront bénéficier
Face à ces propositions de services nos deux conseils ultimes sont :
- Une solution éprouvée vaut mieux qu’une solution trop récente sur laquelle aucune entreprise ne peut se prononcer. Si vous ne souhaitez pas être le prochain cobaye d’une solution qui semblait prometteuse mais qui finalement ne tient pas la route, soyez prudent dans votre décision !
- Le prix ne doit pas être le seul critère dans le choix de votre fournisseur et de sa solution car le coût d’une GED doit être perçu comme un investissement. Globalement les prix sont homogènes entre deux solutions GED robustes et fiables. Fuyez donc les offres trop alléchantes pour être honnêtes, vous confiez à ce prestataire l’intégralité des documents de votre entreprise ! Attention aussi aux coûts cachés car une solution de GED doit faire l’objet d’une mise à jour régulière, d’une maintenance et d’une assistance sérieuses. L’accompagnement du projet a aussi un coût qui doit être respecté.
Si vous n’avez aucune idée des critères d’achat pour vous orienter vers une solution GED plutôt qu’une autre, nous vous conseillons de lire cet article qui liste de manière simple les 6 choses à savoir pour choisir votre solution GED.
Choisissez un fournisseur qui comprend votre besoin !
Choisissez un fournisseur qui comprend votre besoin !
Une fois écarté les fournisseurs axant leur discours commercial uniquement sur leur prix compétitif ou bien sur le caractère innovant de leur solution, d’autres tenteront de vous éblouir par la large palette de fonctionnalités qu’offre leur solution. Attention à cet écueil souvent constaté lors des appels d’offre ! Certes il est important que votre fournisseur maîtrise parfaitement la solution de GED qu’il propose, mais ce qui est primordial c’est qu’il vous explique pourquoi et dans quelle mesure sa solution va répondre à VOS besoins.
Il est indispensable de laisser à chaque fournisseur interrogé la possibilité d’expliquer pourquoi leur solution convient à votre entreprise, et ce sans chercher à trop intervenir dans l’échange. Vous constaterez tout de suite si oui ou non le prestataire a compris vos besoins et objectifs.
Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur cette liste de questions à leur poser :
- Qu’avez-vous compris des faiblesses de notre organisation documentaire? De nos contraintes internes?
- Quel est votre calendrier de déploiement? Comment allez-vous accompagner mes équipes dans la prise en main de cet outil?
- Comment allez-vous m’aider à monitorer les résultats positifs de ce projet GED? Quels sont les indicateurs que nous allons suivre ensemble pour estimer le succès de ce projet?
- Quel est l’étendue de la base solution ? Combien d’entreprises font-elles le choix de cet outil GED? *
- Comment avez-vous prévu d’intégrer le logiciel de GED à mon architecture informatique existante (ERP, boites mail, CRM etc.) ?
*A l’évidence, plus une GED est implémentée dans un grand nombre d’organisations, plus son éditeur sera à même d’améliorer l’outil et d’assurer un service client de qualité. Une solution répandue est aussi une solution efficace en général; du moins sa pérennité est garantie.
Choix du fournisseur : responsabilité, sécurité et réversibilité
Choix du fournisseur : responsabilité, sécurité et réversibilité
Votre fond documentaire constitue votre socle de travail, la justification légale de vos activités, ainsi que votre patrimoine d’entreprise. Ne mettez pas ce fond dans de mauvaises mains !
Il convient d’interroger précisément votre fournisseur GED sur son degré de responsabilité, le niveau de sécurité qu’il attache à vos documents, ainsi que la réversibilité de ses actions.
Responsabilité :
- Quel est l’engagement de votre prestataire sur l’ensemble du contrat?
- Est-il responsable de la maintenance du logiciel? De la disponibilité de celui-ci (donc de son hébergement)?
- De quels moyens humains et financiers dispose-t-il pour vous rassurer sur ses engagements?
- Quel est l’état de la trésorerie de l’entreprise? Quelles sont ses relations avec ses fournisseurs?
Sécurité :
- Quel est l’agrément dont dispose le data center? Ou se situe-t’il?
- Comment les documents sont-ils stockés? Via le protocole de cryptage AES? Répondent-ils à la norme ISO/IEC 18033-3?
Réversibilité :
- En cas de rupture de contrat, comment puis-je récupérer le document archivé mais aussi toutes ses versions antérieures?
- Quelles sont les conditions financières pour rompre le contrat?
Fuyez les fournisseurs qui vous proposeront de récupérer fichier par fichier vos documents stockés, l’ampleur de la tâche vous dissuadera certainement de changer de fournisseur….
Un dernier mot pour la fin
Un dernier mot pour la fin
Aujourd’hui la plupart des éditeurs de logiciels “métiers” ont étoffé leur catalogue de solutions avec des logiciels de GED.
Attention : l’édition de logiciels de gestion documentaire n’a pas grand chose à voir celle de gestion des stocks. A chacun sa spécialité ! Choisir l’éditeur qui vous fournit votre logiciel métier c’est aussi prendre le risque de devenir complètement captif tant sur le plan financier que technologique.
Conclusion
Conclusion
Le choix d’un fournisseur de solution GED est un exercice périlleux qui demande du temps. De cette étape dépendra en grande partie le succès de votre projet GED ! Chez Print Value nous pensons que la GED qu’il vous faut est celle qui répondra précisément à vos besoins, c’est pourquoi nous prenons le temps d’écouter vos besoins pour construire ensemble la solution adaptée à votre entreprise. En toute confiance, en toute transparence !
