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Facture électronique : les obligations légales du secteur public

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Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire dans le cadre des marchés publics, et ce pour toutes les entreprises. Le dépôt des factures se fait directement via le portail Chorus Pro, qui permet de faciliter et centraliser les demandes de paiement. Qu’est-ce que le portail Chorus Pro ? Pourquoi utiliser la facture électronique au sein du service public ? Voici quelques éléments de réponse. 

Service public : quelles sont les obligations légales ?

Utiliser la facture électronique est désormais obligatoire pour toutes les entreprises adressant des factures aux structures du service public. En effet, l’ordonnance du 26 juin 2014 a imposé aux prestataires et fournisseurs du secteur public (hôpitaux, ministères, collectivités territoriales etc) d’envoyer des factures uniquement dématérialisées, autrement dit des factures électroniques

Pour ce faire, un calendrier a été mis en place pour instaurer la facture électronique publique progressivement. La facture électronique est donc obligatoire depuis : 

  • le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
  • le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
  • le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprise (10 à 250 salariés)
  • le 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés)

Depuis le 1er janvier 2020 donc, toutes les entreprises quelle que soit leur taille, y compris les TPE (Très Petites Entreprises), sont tenues d’envoyer des factures électroniques lorsqu’elles fournissent un service ou une prestation à un établissement public.

Les éléments de la facture électronique 

La facture électronique répond aux mêmes obligations que la facture papier. Elle doit comporter un certain nombre d’éléments précisés par l’article L.441-3 du Code du commerce, comme :

  • Le numéro de facture
  • La date
  • Le numéro et le taux de TVA
  • La quantité de produit ou de service
  • Etc.

Pourquoi dématérialiser les factures envers le service public ? 

Imposer la facturation électronique permet à l’Etat de faciliter et de centraliser la facturation envers les entités du service public. En effet, la dématérialisation des factures présente un certain nombre d’avantages, et notamment :

  • Des avantages financiers et économiques : les économies en passant aux factures dématérialisées sont très importantes : réduction des coûts de papier, des coûts d’impression et d’envoi. Qui dit réduction des impressions dit réduction de l’impact environnemental de la facturation dans l’entreprise. Les délais de transmissions des factures sont également fortement réduits, tout comme les délais de traitement dans le processus de paiement. La dématérialisation des factures représente donc un gain de temps et d’argent considérable.
  • Meilleur archivage : passer au format numérique permet de stocker beaucoup plus facilement les factures, notamment en les classant par dossier ou de manière chronologique. Elles sont également plus facilement accessibles et peuvent être partagées en quelques clics.
  • Gain de temps : La facture électronique permet de supprimer toutes les manipulations de papier, et vous fait gagner un temps précieux. Toutes les manipulations se font désormais en quelques clics, que ce soit l’édition de la facture mais aussi l’envoi ou encore l’archivage. Ce qui permet de sécuriser davantage les envois de facture et ne nécessite que peu de manipulation.
  • Meilleur contrôle du processus : La dématérialisation des factures permet aussi de mieux contrôler le processus de facturation, d’assurer un suivi plus rigoureux des documents au sein de l’entreprise. Les dates d’envoi des factures sont facilement identifiables, ce qui permet de relancer plus simplement les factures non payées, ou d’envoyer des notifications de rappel aux clients. Tout est donc simplifié avec la facture électronique.

Si vous souhaitez plus d’information sur les avantages de la facture électronique, nous vous conseillons la lecture de cet article : 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures ! 

En instaurant la facture électronique au sein des structures du service public, l’Etat donne l’exemple aux entreprises françaises, et espère montrer la voie d’une facturation plus simple et plus écologique.



Le portail Chorus Pro

Les entreprises qui facturent les établissements du secteur public ont désormais l’obligation de transmettre leurs factures via la plateforme en ligne Chorus Pro. Cela permet de faciliter l’envoi ainsi que la réception des factures électroniques à destination de l’Etat, puisque le portail centralise toutes les données. 

Qu’est-ce que la plateforme Chorus Pro ? Chorus Pro est un portail en ligne gratuit qui a deux fonctions principales : 

  • Il permet de recevoir toutes les factures des fournisseurs et prestataires du secteur public puis les transmet directement à l’administration correspondante;
  • Il permet d’émettre, de télécharger et de consulter les factures électroniques durant tout leur cycle de vie. 

Chorus Pro est donc une interface digitale entre les entreprises et le service public, qui permet aux premières d’être payées par l’Etat. L’utilisation de ce portail est désormais obligatoire pour toutes les entreprises facturant à un service de l’Etat, au risque de ne pas pouvoir être payé si l’envoi des factures ne se fait pas via Chorus Pro.

Le fonctionnement du portail Chorus Pro

Comment fonctionne le portail Chorus Pro ? C’est très simple. L’entreprise émettrice de la facture se rend sur le portail à l’adresse suivante : chorus-pro.gouv.fr, et y dépose sa facture. Elle peut ensuite suivre l’état de sa facture puis son archivage. Tout est entièrement dématérialisé et transparent. 

Attention, selon le volume de factures éditées par an, le mode de dépôt de vos factures électroniques pourra être différent : 

  • Pour un volume de moins de 100 factures par an : l’entreprise peut saisir manuellement ses factures sur le portail Chorus Pro.
  • Pour un volume de 100 à 1000 factures par an : l’entreprise peut opter pour le dépôt des factures en PDF sur le portail Chorus Pro.
  • Pour un volume supérieur à 1000 factures par an : l’entreprise peut opter pour un envoi automatisé en mode EDI (Échange de Données Informatisé). Pour cela, l’entreprise devra effectuer un raccordement technique entre son système d’information et le portail Chorus Pro.

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