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Facture électronique : mesures et obligations légales

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C’est désormais officiel, la facture électronique va devenir obligatoire dans les années à venir, et ce pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Moderniser et mieux contrôler la collecte de la TVA, voilà l’un des objectifs du gouvernement qui imposera la facture électronique aux entreprises dans les années à venir.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quelles sont les obligations légales en cours et à venir ? Tour d’horizon de la facture électronique obligatoire.

Qu’est ce qu’une facture électronique ?

Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’est une facture électronique.

La facture électronique est une facture entièrement dématérialisée, et non pas une facture papier simplement scannée. Le terme de « facture électronique » regroupe donc l’ensemble du processus de facturation, de l’édition à l’envoi par mail.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre guide pour éditer une facture électronique conforme

Une facture simplement éditée en PDF puis envoyée par mail n’est donc pas une facture électronique. 

Pour avoir une valeur fiscale et légale, la facture électronique doit donc garantir: 

  • l’identité de l’entité qui a émis la facture;
  • l’intégrité de son contenu;
  • la lisibilité de la facture à chaque étape de sa vie.

Pour satisfaire ces exigences, l’entreprise a le choix entre 3 procédés différents : 

  • La piste d’audit fiable : l’entreprise envoie la facture par n’importe quelle voie électronique mais elle doit mettre en place un contrôle documenté et permanent, permettant d’établir un lien entre la facture émise et la prestation de service/le produit fourni.
  • La transmission selon une norme sécurisée : la facture électronique doit être transmise au client grâce à un message électronique sécurisé qui permet l’envoi électronique, convenu au préalable entre les deux parties.
  • La signature électronique : la facture doit être signée par signature électronique, ce qui permet d’en certifier  son intégrité et son authenticité.

Les mentions légales de la facture électronique 

Pour être valide, la facture électronique doit répondre aux mêmes obligations que la facture papier, en faisant apparaître un certain nombre d’éléments. Ces éléments sont précisés dans l’article L.441-3 du Code du commerce. Les mentions légales à faire apparaître sur la facture électronique (comme sur la facture papier) sont les suivants : 

  • la date d’émission de la facture
  • la date de l’opération commerciale
  • l’identité de l’entreprise qui a fourni le bien ou service (nom, prénom ou siège social, Siren ou Siret, code NAF, numéro RCS…)
  • l’identité du client
  • le numéro d’identification à la TVA si nécessaire
  • les produits ou services vendus, marques et références, quantités, prix unitaires, prix hors taxe, éventuels taux de TVA, rabais consentis…
  • la date ou le délai de paiement

Depuis le 24 avril 2019, deux obligations supplémentaires doivent également apparaître sur les factures électroniques : 

  • le numéro de l’éventuel bon de commande établi au préalable
  • les adresses de facturation du vendeur ou du client si celles-ci diffèrent de leurs adresses respectives (cela concerne les entreprises qui externalisent le traitement de leurs factures ou bien les établissements dont le siège social centralise toutes ces opérations).

Si vous souhaitez en savoir plus sur les dernières mentions obligatoire et particulières devant figurer sur vos factures électroniques nous vous conseillons la lecture de cet article : Factures électroniques, les nouvelles mentions obligatoires. 

Quelles sont les obligations légales de la facture électronique ?

Il y a du changement du côté de la facture électronique ! Depuis quelques années la législation autour de la facture électronique évolue. Tour d’horizon des obligations légales en matière de facture électronique.

La facture électronique obligatoire pour le secteur public

Tout d’abord, ce sont les factures publiques, c’est à dire émises vers les services de l’Etat, qui ont fait l’objet de changements. En effet, l’ordonnance du 26 juin 2014 a imposé aux prestataires et fournisseurs du secteur public (hôpitaux, ministères, collectivités territoriales etc.) d’envoyer des factures uniquement dématérialisées, donc des factures électroniques. Pour ce faire, un calendrier a été mis en place pour instaurer la facture électronique publique progressivement. 

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises quelle que soit leur taille, y compris les TPE (Très Petites Entreprises), sont tenues d’envoyer des factures électroniques lorsqu’elles fournissent un service ou une prestation à un établissement public.

Le portail Chorus Pro

Les entreprises qui facturent les établissements du secteur public ont désormais l’obligation de transmettre leurs factures via la plateforme en ligne Chorus Pro

Qu’est-ce que la plateforme Chorus Pro ? Chorus Pro est un portail en ligne gratuit qui a deux fonctions principales : 

  • Il permet de recevoir toutes les factures des fournisseurs et prestataires du secteur public puis les transmet directement à l’administration correspondante; 
  • Il permet d’émettre, de télécharger et de consulter les factures électroniques durant tout leur cycle de vie.

La facture électronique bientôt obligatoire pour tous

Si la facture électronique obligatoire concerne pour le moment uniquement les factures envoyées au secteur public, elle va cependant devenir obligatoire pour tous dans quelques années. En effet, la loi Finance pour 2020 indique que la dématérialisation des factures va être rendue obligatoire entre 2023 et 2025. 

Le calendrier et les modalités seront fixés par décret, selon la taille et le secteur de l’entreprise en question. Les entreprises assujetties à la TVA seront donc dans l’obligation de recourir à la facturation électronique d’ici 5 ans maximum. Cependant, plusieurs questions restent encore en suspens, notamment en terme d’archivage. Quelles seront les modalités d’archivage ? Quelles seront les normes en vigueur à appliquer pour conserver les factures électroniques au sein des entreprises ? Autant d’interrogations suscités par cette annonce autour de l’obligation de la facturation électronique. 

Avec cette nouvelle mesure, le Gouvernement souhaite moderniser et mieux contrôler la collecte de la TVA. En effet, la facturation électronique possède de nombreux avantages, comme sécuriser l’envoi et la réception des factures, gagner du temps dans les échanges commerciaux, permettre un archivage plus simple et moins contraignant, limiter les risques de fraude etc. Autant de bénéfices que le Gouvernement souhaite généraliser au plus grand nombre d’entreprises dans les années à venir.

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