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Facture dématérialisée : comment être en règle?

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Vous êtes chef d’entreprise, patron d’une PME? Cela ne vous aura pas échappé : depuis le 1e janvier vous avez l’obligation de dématérialiser les factures que vous adressez aux administrations publiques (comprendre l’État centralisé, les collectivités territoriales mais aussi les établissement publics).

En effet, au moyen d’une ordonnance prise en juin 2014, l’Etat impose la facturation électronique à l’ensemble de ses fournisseurs, cette mesure s’appliquant au rythme d’un calendrier pré-défini. Après les grandes entreprises contraintes dès 2017, les Entreprises de Taille Moyenne en 2018, c’est à présent votre tour ! Pour facturer l’Etat, vous devez dorénavant utiliser le portail Chorus Pro

Si la dématérialisation des factures est imposée dans les relations commerciales BtoG (Business to Government), elle reste encore facultative dans les relations BtoB.

Facultative certes…

Mais certainement pas inutile !

Dématérialiser ses factures clients présente de nombreux avantages : réduction des coûts, gains de productivité, moins de retard de paiement et une meilleure relation client, sont les avantages les plus souvent plébiscités.


Apparté

Réduction des coûts… productivité… relation client… si ces bénéfices vous attirent mais que vous ne comprenez pas leur rapport avec une simple facture électronique, nous vous conseillons de lire cet article qui traite spécifiquement des avantages de la dématérialisation des factures en s’appuyant sur des données chiffrées.

(…)

Vous voilà convaincu?

Parfait ! Place aux choses sérieuses à présent…


La dématérialisation des factures est un processus plus complexe qu’il n’en a l’air. Comme pour tout projet démat’ il est impératif de connaître les modalités et les exigences qui structurent ce changement de format. Bien comprendre ce qu’est une facture électronique et les normes qui l’encadrent est un préalable indispensable au succès de votre projet de dématérialisation des factures !

“Facture structurée”, “EDI”, “signature électronique”, “piste d’audit fiable”,

→ Si vous sentez que votre enthousiasme s’évanouir à la lecture de ces termes, gardez votre courage ! Lisez attentivement nos explications et devenez un expert en dématérialisation des factures.

→ Si vous maîtrisez ces concepts sur le bout des doigts, nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes, qui seront ravies de discuter avec vous de votre projet de dématérialisation des factures. La conduite d’un projet de dématérialisation est une démarche longue et exigeante, préparez au mieux ce changement en lisant notre article sur les 4 règles d’or pour réussir son projet de dématérialisation en entreprise

Concrètement, qu’est-ce qu’une facture électronique?
Comment la mettre en place et quelles sont les obligations légales à respecter?
Suivez le guide !

Les 3 conditions d’une facture fiscale dématérialisée

Nouveau format de facture pouvant remplacer le traditionnel support papier, la facture électronique dite fiscale doit -pour avoir une valeur légale en cas de contrôle- répondre aux exigences de l’article 289 du Code Général des Impôts.

  • La figuration de certaines mentions légales

A l’instar des factures papier, l’identité du client, la date de la facture, le taux de TVA appliqué, les conditions de règlement etc. doivent apparaître clairement. Mais aussi le numéro de la facture qui doit être dicté par une séquence chronologique et continue, le numéro SIRET (ou SIREN) du professionnel facturant, le détail des produits et quantités facturés etc.
Si vous n’êtes pas complètement au clair avec l’ensemble des mentions obligatoires à faire apparaître dans vos factures, nous vous conseillons de consulter cet excellent récapitulatif réalisé par la CCI d’Île-de-France. 

  • L’acceptation par le client de ce mode de facturation

L’entreprise souhaitant dématérialiser ses factures de manière à ce qu’elles soient juridiquement valables doit prévoir de recueillir l’accord de ses clients sur ce nouveau mode de facturation. Attention : un simple courrier informatif ne suffit pas !

  • L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture doivent être garanties

C’est la condition à laquelle il est le plus complexe de répondre. Concrètement cela signifie que la facture dématérialisée ne doit pouvoir être signée que de manière authentique par les personnes autorisées, qu’aucune modification n’est possible après sa signature, et qu’elle doit rester consultable un certain temps.

Or si les 2 premières conditions de la facture électronique ne demandent pas de développement spécifique, cette 3e exigence suppose d’implémenter un outil garantissant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture dématérialisée.

Longtemps 2 outils ont permis de remplir cette condition : la signature électronique et l’EDI. Depuis quelques années, la Piste d’Audit Fiable constitue un 3e moyen de répondre à cette exigence.

Comment garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture?

A. La signature électronique pour certifier un document PDF

Avant de préciser ce qu’est la signature électronique, revenons sur une erreur largement répandue.

La signature électronique n’est pas une signature numérisée.

La signature numérisée est un mode de validation fréquemment répandu, basée sur l’apposition sur un document d’une signature manuscrite numérisée. Très pratique car elle évite les fastidieuses étapes d’impression, signature à la main, puis numérisation, ce mode de signature ne possède cependant aucune valeur légale. Elle est donc parfaitement indiquée dans la validation de documents ou notes internes mais ne constitue pas une signature authentique.

Nous le savons tous, un fichier numérique peut très facilement être modifié, et ce sans laisser de traces. Par conséquent afin de figer un document à un instant T il faut le signer électroniquement.

La signature électronique garantit :

  • L’identité du signataire
  • L’intégrité du document
  • La provenance du document

La plupart des cas la signature électronique est un certificat numérique porté sur le support qui identifie le signataire et garantit l’intégrité du document. Elle n’est donc pas visuelle mais constitué d’une suite de nombres. Cependant le document signé n’est pas crypté et reste lisible par les logiciels habituels.

En pratique, la signature est apposée au moyen d’un code que le signataire reçoit sur son mobile.

Cet outil de signature peut être apposé aux formats de documents autorisés : PDF (ou JPEG dans une moindre mesure). Cet outil est délivré par un prestataire de service, dit tiers certificateur. 

B. Utiliser un EDI pour une facture fiscale structurée

Un autre moyen de dématérialiser ses factures consiste à structurer celles-ci via un EDI (Echange de Données Informatisées). Le principe est simple : deux entreprises mettent en place une plateforme partagée, sur laquelle elles peuvent échanger des ensembles structurés d’informations de manière sécurisée.

C’est la manière la plus aboutie de certifier ses factures dématérialisées car dans ce cas la facture est directement créée sur une plateforme, et respecte immédiatement les normes en vigueur puisque son format est conçu à cet effet. Parmi les formats respectant la norme EDI on retrouve les formats EDIFACT, VDA, ANSI ASC X12 etc.

Le grand avantage de cette solution tient dans les champs prédéfinis des documents. Standardisés, cette quarantaine de champs à remplir (nom du client, montant de la TVA etc.) accélèrent l’édition des factures, évitent l’oubli de mentions légales, et simplifient la recherche d’information. 

C. La Piste d’Audit Fiable : 3e solution pour une facture fiscale valide

En 2013, la loi ajoute la piste d’audit fiable aux 2 autres moyens de certification des factures électroniques. Concrètement les factures PDF sans signature électronique sont considérées comme preuve juridique à condition qu’une Piste d’Audit Fiable ait été mise en place.

La Piste d’Audit Fiable est tout simplement une chaîne de contrôle que l’entreprise fait le choix de mettre en place. Les contrôles sur les activités de facturation doivent être “permanents” et “documentés”, dans le but d’apporter la preuve de la validité des factures.

La Piste d’Audit Fiable doit en effet garantir 3 grands principes : l’authenticité, l’intégrité, et la lisibilité de chaque facture.

Tout cela est assez logique, mais concrètement comment met-on en place une Piste d’Audit Fiable? Que faut-il faire? Voici quelques exemples précis afin de garantir chaque principe.

  • Garantir l’authenticité  : c’est pouvoir prouver que la personne qui vous a facturé vous a bien fourni une prestation ou livré un bien.

Collecter et répertorier les adresses emails utilisées par vos fournisseurs est une manière de prouver votre rigueur quant à l’authenticité de vos factures. Les adresses mails collectées peuvent être classées dans votre système informatique, et liées aux factures en question.

  • Garantir l’intégrité du contenu : c’est pouvoir prouver que le contenu du document n’a pas été modifié a posteriori

Faire des rapprochements comptables commande/ facture/ livraison et ajouter au dossier la documentation la plus précise possible est un bon moyen de prouver que l’intégrité de vos factures est régulièrement contrôlée.

  • Garantir la lisibilité de la facture : c’est pouvoir présenter facilement et à tous

Utiliser des formats PDF, mettre en place une Gestion Électronique des Documents qui améliore l’accessibilité des documents et facilite leur diffusion, sont des exemples de réalisations pour garantir ce principe.

EDI, Signature électronique, Piste d’Audit Fiable… Quelle est la meilleure solution?

Vous voilà à présent face à l’épineuse question : comment faire pour que ma facture électronique ait une valeur fiscale. Quelle est la meilleure solution parmi les 3 possibilités?

Malheureusement (et heureusement!), chaque entreprise est différente ! La solution qui convient à l’entreprise X ne conviendra certainement pas à l’entreprise Y.

Selon le volume de factures traitées dans votre organisation, les contraintes internes ou encore le degré d’avancement dans la dématérialisation de vos documents et process, la solution à privilégier sera différente, et seul un expert pourra vous conseiller précisément. 

Mais comme chez Print Value nous n’aimons pas vous laisser sans réponses, voici quelques pistes de réflexion pour orienter votre choix.

L’EDI est une solution idéale pour les entreprises facturant/ étant facturée de gros volumes puisqu’on dit souvent qu’une trentaine de factures par semaine est un pallier suffisant pour considérer sérieusement l’acquisition d’un EDI.

La saisie de la facture, sa diffusion au client, son déversement dans les ERP… sont autant de tâches automatisées ce qui permet de gagner un temps précieux. Néanmoins il est indispensable que l’entreprise partenaire soit d’une taille similaire à la première car un plus petit acteur peinera à se plier à des pratiques informatiques coûteuses adossées à une infrastructure lourde.

La Signature électronique est un bon équilibre entre le technico/ juridique. Moins lourde et moins coûteuse qu’un EDI et moins chronophage que la Piste d’Audit Fiable, la signature électronique est un système particulièrement indiqué pour les entreprises de taille moyenne.

Enfin la Piste d’Audit Fiable est une solution ne nécessitant aucune mise en place technique ou informatique donc peu coûteuse. En revanche elle doit être prise en charge par un responsable qui mettra en place les différents points de contrôle et veillera aux respect de ceux-ci. C’est la solution la plus contraignante en termes d’organisation et la seule qui ajoute du travail aux collaborateurs.

Conclusion

Vous voilà devenu incollable sur les règles juridiques encadrant la dématérialisation des factures ! Si votre enthousiasme n’a pas faibli et que vous êtes toujours décidé à dématérialiser les factures de votre entreprise, nous sommes à votre disposition pour discuter de ce projet avec vous !

Outil de dématérialisation, signature électronique, EDI ou piste d’audit fiable, nos experts vous conseilleront sur la solution adaptée à vos besoins et objectifs. Nous sommes là pour ça !

Pour aller plus loin...

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