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La dématérialisation des documents comptables : processus et enjeux

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La dématérialisation des documents comptables est un processus qui permet de numériser tous les documents relatifs au service comptabilité, mais également tout le processus d’édition, de stockage ou encore d’archivage. Quels sont les enjeux de la dématérialisation comptable en entreprise ? Comment dématérialiser ses documents comptables ?  Voici quelques éléments de réponse.

Qu’est ce que la dématérialisation comptable?

En règle générale, la dématérialisation consiste à supprimer le support «matériel » en le remplaçant par un support numérique. Dématérialiser un document c’est donc le produire au format numérique, à partir d’un système d’information. La dématérialisation est, en somme, un processus qui permet de numériser tous les documents d’une entreprise.

La dématérialisation comptable peut donc être définie comme la numérisation de tous les documents relatifs à la comptabilité dans une entreprise. C’est un processus global au sein de la société, qui ne consiste pas simplement à « scanner » les documents comptables, mais bien à numériser et donc dématérialiser tout le processus de vie des documents comptables.

Comment dématérialiser ses documents comptables?

Comme nous l’avons vu précédemment, dématérialiser ses documents comptables ne signifie pas « scanner » simplement les documents. Pour mener à bien la dématérialisation de vos documents comptables, il existe des solutions de dématérialisation, des logiciels qui vous accompagnent dans ce processus, que ce soit pour le classement des documents, mais également pour l’édition ou encore l’archivage. 

Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou sur un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies. Le logiciel de dématérialisation permet donc de sécuriser les documents comptables tout en les classant et les stockant numériquement. 

Parmi les fonctionnalités principales que propose généralement un logiciel de dématérialisation on retrouve : 

  • Sauvegarde des documents
  • Stockage de plusieurs versions d’un document
  • Indexation des documents
  • Suppression définitive d’un document
  • Recherche en texte intégral ou full-text
  • Modification des documents
  • La récupération automatique des données (LAD, OCR)

Dans le cadre de la dématérialisation comptable, deux technologies peuvent également être utilisées en parallèle pour récupérer automatiquement les données comptables : 

  • la LAD (lecture automatique des documents) : cette technologie permet la lecture, puis la récupération automatique des données lors de la numérisation ;
  • l’OCR (reconnaissance optique de caractère) appelé également vidéocodage : lorsque vous scannez un document, un fichier texte est créé à partir du scan.

Passer à la facture électronique

La facture électronique est une composante bien précise de la dématérialisation des documents comptables. En effet, la facturation électronique est déjà encadrée par l’Etat, qui oblige toutes les entreprises à utiliser des factures électroniques pour les marchés publics. Appliquée progressivement, cette obligation concerne désormais toutes les entreprises, depuis le 1er janvier 2020. 

Mais ce n’est pas tout, puisque la facture électronique va également devenir obligatoire dans le secteur privé, entre 2023 et 2025, pour les entreprises assujetties à la TVA. L’Etat souhaite en effet généraliser la facturation électronique entre les entreprises du secteur privé. 

La dématérialisation des factures permettra de simplifier les déclarations de TVA grâce à un système de pré-remplissage en ligne, mais aussi de réduire les délais de paiement par rapport à l’utilisation de la facture papier, et bien évidemment de réduire les coûts de facturation en dématérialisant tout le processus de facturation. 

Attention, pour que les factures électroniques aient une valeur légale, elles doivent répondre à certaines normes contenues dans l’article 289 du Code Général des Impôts, à savoir : 

  • contenir certaines mentions légales obligatoires (les mêmes que sur une facture papier), 
  • pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques.

Pour pouvoir garantir l’authenticité des factures électroniques et de leur donner une valeur fiscale, plusieurs solutions sont envisageables, et notamment celle de la signature électronique. La signature électronique est donc un procédé qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, tout comme la signature manuscrite d’un document papier. Cet outil de signature est délivré par un prestataire de service appelé tiers certificateur. 

D’autres moyens existent pour garantir l’authenticité d’une facture, comme l’EDI fiscal (Echange de Données Informatisées) ou encore la Piste d’Audit Fiable. 

En bref, la facturation électronique permettrait de : 

  • Simplifier les déclarations de TVA
  • Réduire les délais de paiement
  • Limiter les coûts des processus de facturation
  • Limiter les risques de fraude en automatisant la collecte de la TVA

Les enjeux de la dématérialisation des documents comptables

Dématérialiser ses documents comptables présente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais aussi et surtout pour le service comptabilité. Le service comptabilité se voit incomber des tâches précises, minutieuses et bien souvent chronophages, comme enregistrer des informations comptables dans un logiciel de gestion, retrouver et classer des factures, établir des déclarations TVA etc. 

Grâce à la dématérialisation des documents comptables, toutes ces tâches se voient modifiées, mais surtout facilitées. Grâce à la dématérialisation, toutes les informations sont directement sur logiciel, il n’y a donc plus besoin d’effectuer de tâches de saisie, ou de classer des documents papiers. 

La suppression de ce type de tâches permet de gagner un temps considérable et ainsi effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette dématérialisation des documents permet également de limiter au maximum les erreurs de saisie qui peuvent parfois mettre l’entreprise en difficulté. Le service comptabilité peut également se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour l’entreprise. 

Outre le gain de temps non négligeable, dématérialiser les documents comptables permet de réaliser de nombreuses économies. L’utilisation de papier et de consommables est drastiquement réduite, puisque les impressions sont limitées au maximum. Un changement qui s’inscrit naturellement dans une politique de développement durable grâce à une réduction des déchets d’impression. Cela limite également les coûts de fonctionnement de l’entreprise dans sa globalité, puisque les coûts de production, de stockage et d’archivage sont considérablement réduits.

Dématérialiser ses documents c’est donc engager l’entreprise dans un processus global de numérisation des processus, afin de gagner du temps, de l’argent, d’être plus rapide dans le règlement des factures, d’avoir une communication plus fluide que ce soit entre les collaborateurs mais également avec les clients, ou encore de protéger au mieux les données de l’entreprise grâce à un stockage et un archivage plus fiable qu’avec le format papier.

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