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Ce que vous ne savez pas sur la dématérialisation : ses avantages et inconvénients !

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6,5 milliards d’euros.

C’est le poids du marché français de la dématérialisation documentaire en 2017.

Et selon le cabinet d’étude Xerfi-Precepta, ce marché est en plein boom : le taux de croissance de 3% relevé sur les 3 dernières années devrait s’emballer jusqu’à atteindre les 5% pour les prochaines années.

En 2020 le marché devrait peser 7,7 milliards.

Le succès de ce marché en plein essor tient au fait qu’il s’inscrit dans une tendance structurelle de transformation numérique, et qu’il répond aux problématiques actuelles des entreprises : recherche d’efficacité, travail en mobilité, enjeux écologiques…

Or toutes les entreprises sont concernées par ces enjeux, ce qui représente un marché considérable !

Ovationnée, applaudie, souhaitée, encouragée… la dématérialisation de documents semble convaincre tout le monde et nombreuses sont les entreprises se lançant tête baissée dans un projet démat’.

Et pourtant cette démarche de transformation numérique présentant de nombreux avantages possède aussi des inconvénients. 

Zoom sur la démat’ : les avantages et inconvénients de cette tendance numérique ! 

La dématérialisation c’est quoi?

La dématérialisation est un processus simple et global consistant à limiter l’utilisation de documents au format papier au profit des fichiers sous format numérique. Poussée à l’extrême, la dématérialisation peut devenir une politique “Zéro papier” : la digitalisation des processus documentaires est alors totale.

Pour cela 2 pistes d’actions :

  • Convertir les documents physiques vers le numérique : on parle de documents numérisés
  • Systématiser la forme numérique lors de la création de documents

Concrètement comment ça fonctionne?

Dans le cas d’une conversion de documents existants, la numérisation consiste en la capture d’une image de document en un fragment de texte ou en chiffres que saura lire un logiciel. Dans le cas d’un document directement créé sous format numérique, c’est le logiciel de gestion aussi appelé ERP qui génère le fichier.

Aujourd’hui la plupart des solutions grand public de dématérialisation sont proposées en mode SAAS, ce qui signifie que ces solutions sont en ligne, et que l’utilisateur y accède via un logiciel d’application.

D’un point de vu financier, ces solutions sont commercialisées sous forme d’abonnement : via le logiciel d’application, l’utilisateur accède au serveur distant et peut enregistrer, classer, organiser ses fichiers numériques.

Le coup de pouce de l’Etat sur la démat’

Télédéclaration de la TVA, dématérialisation des factures destinée aux collectivités via le portail Chorus Pro, e-bulletins de paie… la dématérialisation est aussi une affaire d’Etat !

En obligeant les entreprises à ne traiter avec ses administrations que via des fichiers numériques, et en imposant parfois le fichier numérique comme norme par rapport au papier, l’Etat français a été le prescripteur de la dématérialisation de documents et a fortement contribué à la croissance de ce marché.

Les 3 avantages de la dématérialisation

Souvent confondus, voici les 3 avantages de la dématérialisation :

L’avantage économique

Travailler sur des fichiers numériques permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.

En moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15% de leur CA à la gestion des documents papier. Sans prétendre pouvoir dématérialiser tous les documents, on comprend que les organisations ont une forte marge de progression.

Prenons l’exemple concret d’une facture à envoyer : selon le cabinet Arthur D Little, le coût global d’une facture papier est compris entre 8 et 9,5 euros contre 3 euros pour une facture électronique. Une économie significative en faveur de la dématérialisation des factures !

D’un point de vu logistique, la numérisation des documents limite la quantité de papier à stocker et permet donc de substantielle économies sur le plan de l’archivage en réduisant le nombre de mètres carrés consacrés à celui-ci.

Ce gain de place est particulièrement intéressant pour les PME dont les locaux sont souvent saturés, et pour les entreprises externalisant leur archivage et donc s’acquittant de loyers de plus en plus élevés à la mesure de leur inflation documentaire.

L’avantage organisationnel

En limitant les impressions au profit des documents dématérialisés, les entreprises parviennent à améliorer la productivité de leurs collaborateurs car ceux-ci perdent moins de temps à chercher des fichiers numériques que des documents papier éparpillés dans les locaux.

En moyenne un salarié passe 15% de son temps à lire une information et 50% à la chercher parmi la multitude de documents étant à sa portée. Un gain de productivité qui devrait rejaillir sur la rentabilité de votre entreprise.

De plus l’amélioration des process internes à l’entreprise est souvent synonyme de meilleur service client car les échanges mail se font plus rapidement que les courriers, les corrections sont plus faciles etc. c’est la garantie de relations commerciales de qualité avec vos partenaires.

Enfin privilégier le format numérique permettra à vos collaborateurs de travailler depuis n’importe quel endroit, ce qui répond à un besoin fort : le travail en mobilité.

L’avantage écologique

De plus en plus d’entreprises sont soucieuses de leur impact écologique : privilégier le numérique au papier est évidemment un comportement éco-responsable à situer au coeur des valeurs de votre entreprise.

Les inconvénients de la démat’

Tout n’est pas rose dans l’univers de la dématérialisation !

Le format numérique, ouvert et accessible présente en effet les défaut de ses qualités. Au mot “inconvénient” nous préférons le mot “risque” car des solutions existent pour pallier ces défauts.

Le risque concernant les données personnelles

La sécurité des données personnelles est un réel enjeu pour ces fichiers numériques. Si les documents papiers sensible peuvent être rangés sous clé dans une armoire physique, un document dématérialisé n’a pas la même consistance matérielle, peut être facilement modifié sans trace, et est plus difficile à sécuriser.

La confidentialité et l’intégrité des documents numériques étant un enjeu majeur de la dématérialisation, il est impératif pour une entreprise de se munir d’un SAE (Système d’Archivage Électronique) robuste et sécurisé.

Cet archivage électronique, certes peu gourmand en place, représente malgré tout un coût puisqu’il faut se doter d’un logiciel, d’un coffre-fort numérique et donc supporter des coûts d’achat puis d’entretien. Evidemment il est indispensable de passer par un expert en archivage afin d’investir à bon escient dans une solution fiable.

Le risque organisationnel

Si la dématérialisation des documents permet aux collaborateurs de gagner du temps, elle bouleverse aussi par ce biais leurs habitudes de travail. Si une facture doit désormais pouvoir être traitée en 2 jours grâce à la dématérialisation alors il faut entièrement repenser les process du service commercial et réaffecter les tâches.

Pouvoir travailler plus vite ne signifie pas savoir travailler vite ! La dématérialisation des usages documentaires doit être accompagnée d’une refonte des pratiques organisationnelles.

Conclusion

La dématérialisation est une tendance structurelle renouvelant profondément les méthodes de travail.

Ses avantages sont  :

  • économiques
  • organisationnels
  • écologiques.

Cependant il est impératif pour une entreprise de se faire accompagner dans cette transformation car mal conduite la dématérialisation présente aussi des risques pour l’activité de votre entreprise.

Seul un expert saura prémunir votre entreprise des risques d’un projet de dématérialisation peu réfléchi, faites lui confiance !

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