Les 4 avantages de la GED et de la dématérialisation de documents

Souvent confondus, voici les 4 avantages de la GED : 

La GED permet de se mettre en conformité avec la réglementation

Si le gouvernement a repoussé en juillet 2023 le calendrier d’application de la facture électronique obligatoire en BtoB, il n’empêche que le délai ne sera que de quelques mois. Bientôt toutes les entreprises devront envoyer leurs factures sous format dématérialisé. Plus précisément toutes les entreprises devront alors être dotés d’un outil permettant de transformer ses factures en un format dématérialisé autorisé. Une solution de GED permet de convertir n’importe quelle facture en un format autorisé par le Portail Public de Facturation (rappelons que ce Portail acceptera uniquement les documents sous format structuré ou sous format hybride; le PDF seul est prohibé).

Organiser la dématérialisation de ses factures clients à court ou moyen terme est donc une obligation légale.

La GED permet de faire des économies

Travailler sur des fichiers numériques permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.

En moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15% de leur CA à la gestion des documents papier. Sans prétendre pouvoir dématérialiser tous les documents, on comprend que les organisations ont une forte marge de progression.

Prenons l’exemple concret d’une facture à envoyer : selon le cabinet Arthur D Little, le coût global d’une facture papier est compris entre 8 et 9,5 euros contre 3 euros pour une facture électronique. Une économie significative en faveur de la dématérialisation des factures !

D’un point de vu logistique, la numérisation des documents limite la quantité de papier à stocker et permet donc de substantielle économies sur le plan de l’archivage en réduisant le nombre de mètres carrés consacrés à celui-ci.

Ce gain de place est particulièrement intéressant pour les PME dont les locaux sont souvent saturés, et pour les entreprises externalisant leur archivage et donc s’acquittant de loyers de plus en plus élevés à la mesure de leur inflation documentaire.

La GED permet de gagner du temps

En limitant les impressions au profit des documents dématérialisés, les entreprises équipées d’une GED parviennent à améliorer la productivité de leurs collaborateurs car ceux-ci perdent moins de temps à chercher des fichiers numériques que des documents papier éparpillés dans les locaux.

En moyenne un salarié passe 15% de son temps à lire une information et 50% à la chercher parmi la multitude de documents étant à sa portée. Un gain de productivité qui devrait rejaillir sur la rentabilité de votre entreprise.

De plus l’amélioration des process internes à l’entreprise est souvent synonyme de meilleur service client car les échanges mail se font plus rapidement que les courriers, les corrections sont plus faciles etc. c’est la garantie de relations commerciales de qualité avec vos partenaires.

Enfin privilégier le format numérique permettra à vos collaborateurs de télé-travailler sans aucune rupture d’activité, tout en sécurisant votre environnement informatique.

La GED permet de limiter son empreinte environnementale

De plus en plus d’entreprises sont soucieuses de leur impact écologique : privilégier le numérique au papier est évidemment un comportement éco-responsable à situer au coeur des valeurs de votre entreprise.

Les inconvénients de la GED

Tout n’est pas rose dans l’univers de la dématérialisation et de la GED !

Le format numérique, ouvert et accessible présente en effet les défaut de ses qualités. Au mot “inconvénient” nous préférons le mot “risque” car des solutions existent pour pallier ces défauts.

La GED et le risque sur la sécurité des documents

La sécurité des données personnelles est un réel enjeu pour ces fichiers numériques. Si les documents papiers sensible peuvent être rangés sous clé dans une armoire physique, un document dématérialisé n’a pas la même consistance matérielle, peut être facilement modifié sans trace, et est plus difficile à sécuriser.

La confidentialité et l’intégrité des documents numériques étant un enjeu majeur de la dématérialisation, il est impératif pour une entreprise de se munir d’un SAE (Système d’Archivage Électronique) robuste et sécurisé. Quand votre entreprise devra passer à la facture électronique vous aurez l’obligation d’archiver ces documents dans un système d’archivage sécurisé.

Cet archivage électronique, certes peu gourmand en place, représente malgré tout un coût puisqu’il faut se doter d’un logiciel, d’un coffre-fort numérique et donc supporter des coûts d’achat puis d’entretien. Evidemment il est indispensable de passer par un expert en archivage afin d’investir à bon escient dans une solution fiable. 

La GED et le risque de désorganisation

Si la dématérialisation des documents permet aux collaborateurs de gagner du temps, elle bouleverse aussi par ce biais leurs habitudes de travail. Si une facture doit désormais pouvoir être traitée en 2 jours grâce à la dématérialisation alors il faut entièrement repenser les process du service commercial et réaffecter les tâches.

Pouvoir travailler plus vite ne signifie pas savoir travailler vite ! La dématérialisation des usages documentaires doit être accompagnée d’une refonte des pratiques organisationnelles.

Conclusion

La dématérialisation est une tendance structurelle renouvelant profondément les méthodes de travail.

Ses avantages sont  :

• économiques
• organisationnels
• écologiques.

Cependant il est impératif pour une entreprise de se faire accompagner dans cette transformation car mal conduite la dématérialisation présente aussi des risques pour l’activité de votre entreprise.

Seul un expert saura prémunir votre entreprise des risques d’un projet de dématérialisation peu réfléchi, faites lui confiance !