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Choisir une imprimante pour petite entreprise

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Choisir une imprimante pour sa petite entreprise n’est pas chose aisée. Entre la multitude de modèles proposés, leurs fonctionnalités toujours plus performantes et une gamme de prix des plus étendue, comment savoir quelle imprimante est faite pour vous ? Pour être sûr de ne pas vous tromper, suivez ce guide !

Choisir une imprimante pour petite entreprise

Quels sont les besoins des petites entreprises ?

Les petites entreprises qui regroupent de 2 à 10 personnes ne réalisent pas les mêmes volumes d’impressions que les plus grandes structures, elles ne s’équipent donc pas avec le même type de matériel. Une imprimante professionnelle n’est peut-être pas adaptée à vos besoins, en revanche choisir un modèle doté de la fonctionnalité WiFi peut s’avérer judicieux pour faciliter la communication et les échanges dans les petits groupes de travail. Sondez vos collaborateurs afin de déterminer le plus exactement possible le nombre d’impressions réalisées et de choisir une imprimante en adéquation avec la taille de votre entreprise.

Couleur ou noir et blanc ?

Si l’impression couleur permet une lecture facilité d’un document, elle revient bien plus cher en consommables : les cartouches couleurs sont plus chères à l’achat, s’épuisent plus vite et il vous faut acheter un papier adapté. On estime en moyenne à 2 cts le prix d’une impression en noir et blanc contre 8 cts pour une couleur !
Dès lors, interrogez-vous sur l’opportunité d’acquérir un modèle noir et blanc ou couleur en fonction des besoins de votre petite entreprise. Si vous estimez votre volume d’impressions couleurs à quelques tirages par mois il n’est pas nécessaire d’investir dans un matériel couleur. De plus, vous risqueriez, si vous optez pour un système à jet d’encre, de voir les cartouches sécher par manque d’utilisation.
Si en revanche vous êtes amené à imprimer un grand nombre de documents destinés à être distribués à vos clients, choisissez effectivement un modèle couleur.

Jet d’encre ou laser ?

Le volume d’impressions mensuel de votre entreprise conditionne le choix de l’une ou de l’autre. Les professionnels s’accordent pour dire que pour jusqu’à 300 d’impressions par mois, l’imprimante à jet d’encre est suffisante.
Elle permet une bonne qualité d’impression pour les logos, photos et autres flyers à condition de choisir un modèle doté d’une résolution suffisante, soit 1 200 x 1 200 dpi au minimum. En dessous les impressions de textes en très petits caractères (comme les conditions générales de vente par exemple) risquent d’être invisibles.
Au-dessus des 300 impressions par mois, il vaut mieux se tourner vers une imprimante laser qui permet de réaliser des volumes plus importants et à une vitesse plus élevée. En effet le nombre d’impressions par minutes sur un appareil laser est au minimum multipliée par trois par rapport à une jet d’encre et peut atteindre de très hauts scores, aux alentours des 30 pages/minute.
Pour finir, si le modèle jet d’encre est moins cher à l’achat qu’un modèle laser, à l’utilisation le second revient moins cher. En effet, les cartouches des imprimantes lasers permettent d’imprimer bien plus de pages que les jets d’encre et de fait le prix par page se révèle plus faible sur les lasers.
Si vous choisissez un modèle jet d’encre, privilégiez-en un avec des cartouches couleurs séparées, plutôt qu’une seule qui les regroupe toute. Ainsi, vous ne serez pas obligé de jeter la cartouche entière lorsque l’une des couleurs est épuisée.

Imprimante simple ou multifonction ?

Encore une fois, ce sont vos besoins qui dictent la réponse, mais gardez à l’esprit le fait que la multifonction réunit 4 appareils en 1, ce qui vous permettra de réaliser de substantielles économies. En effet, il vous faut trouver de la place pour entreposer une imprimante, un photocopieur, un scan et un fax alors que la multifonction vous permet d’optimiser l’espace dans vos locaux.
De la même manière, il revient moins cher d’acheter un appareil combinant 4 fonctions que 4 terminaux différents, idem pour les consommables. Vous devrez acheter un jeu de cartouches pour votre imprimante et pour votre photocopieur alors qu’un seul sera suffisant dans la multifonction. Il en va de même pour la facture d’électricité.
Cependant si vous n’utilisez qu épisodiquement un scan ou un fax, il est inutile de casser la tirelire !

Acheter ou louer ?

Tout va bien entendu dépendre du prix de votre imprimante et de la capacité de votre entreprise à faire face à un investissement plus ou moins important. S’il vaut mieux acquérir soi-même les petits modèles peu onéreux, vous devez néanmoins garder en tête que la maintenance en cas de panne reste à votre charge.
A l’inverse, dans le cadre d’une location longue durée, voire même d’une location avec option d’achat (le leasing) vous ne mettrez pas la main au portefeuille en cas de défaillance de votre matériel. En effet vous pourrez souscrire à un contrat de maintenance et vous êtes assuré que le réparateur connaîtra parfaitement votre modèle d’imprimante.

Ai-je besoin d’une connectivité Wi-Fi ?

L’avantage de Wi-Fi par rapport au port Ethernet, c’est l’absence de câbles d’une part mais surtout la possibilité d’imprimer depuis des appareils nomades (smartphones, tablettes) sans passer par un ordinateur. Ce choix peut s’avérer judicieux si vous-même ou plusieurs de vos collaborateurs êtes amenés à beaucoup vous déplacer et à créer des documents en dehors de l’entreprise. Cependant, il est à noter que le Wi-Fi peut subir quelques micro-coupures, si vous utilisez très souvent votre imprimante, il vaut donc mieux opter pour une connectivité ethernet.
Elles sont nombreuses et certaines peuvent s’avérer très utiles pour votre activité. La fonction agrafage par exemple, peut vous faire gagner un temps précieux si vous réalisez un nombre important de dossiers reliés chaque mois.
L’écran tactile également, en plus d’être esthétique, s’avère généralement bien plus simple à utiliser ce qui permet d’éviter que l’un de vos collaborateurs ne dérange trop souvent ses collègues pour se faire expliquer comment procéder.

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