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Cahier des charges GED : pourquoi et comment rédiger un cahier des charges ?

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Le cahier des charges GED est une composante essentielle de votre projet de Gestion Électronique des Documents. C’est le document qui vous suivra tout au long de la recherche et de l’implémentation de la solution GED que vous aurez choisie. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le cahier des charges GED.

Qu’est ce qu’un cahier des charges GED?

Rappel : Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED ou Gestion Électronique des Documents permet de gérer les documents électroniques d’une entreprise tout au long de son cycle de vie. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l’entreprise. 

Un cahier des charges GED est un document contractuel qui permet de définir et lister les attentes et exigences de l’entreprise en matière de logiciel GED. Ce document est rédigé par les porteurs du projet, généralement constitué de collaborateurs de différents services, représentatifs des personnes qui utiliseront ensuite cette solution GED. 

A qui s’adresse le cahier des charges GED ? Le cahier des charges GED s’adresse à la fois à l’entreprise, puisque c’est un document auquel les collaborateurs pourront se référer tout au long du projet, mais aussi et surtout aux prestataires. C’est en partant de ce document que les prestataires vont pouvoir proposer des solutions logicielles de GED adaptées à l’entreprise.

Pourquoi faire un cahier des charges GED ?

Le cahier des charges est le point de départ de la mise en place d’une solution GED. En effet, le cahier des charges sert à expliciter vos attentes et vos besoins en termes de solution GED. Tout ce que vous attendez de la solution GED, ainsi que les différentes contraintes liées à votre entreprise doivent être indiquées dans ce document.

L’un des principaux rôles du cahier des charges est donc d’encadrer le projet et de définir les limites du projet GED. Il va permettre aux prestataires d’avoir une vision claire et précise du projet, afin de proposer la solution la plus adaptée à vos besoins.

Faire le bon choix de prestataire

Le cahier des charges a un rôle stratégique puisqu’il permet de faire le bon choix de solution GED, ce qui permettra à votre entreprise de gagner en productivité, et ce sur le long terme.

Faire le choix de dématérialiser ses documents et ses processus est un projet gigantesque pour votre entreprise. Le choix du bon logiciel de GED est crucial, pour pouvoir permettre la réussite de la GED. Vous devez être rigoureux dans le choix de votre logiciel, puisque celui-ci vous accompagnera durant de nombreuses années. 

Ce document vous suivra tout au long de la recherche de prestataire puis de l’implémentation du logiciel GED. Toutes les parties prenantes pourront se référer au cahier des charges pour s’assurer du bon respect des attentes de l’entreprise.  Ce cahier des charges est donc le lien essentiel entre tous les acteurs de la mise en place de la solution GED. De plus, le cahier des charges pourra servir de référence en cas de litige. Il est donc important d’être précis dans la rédaction du cahier des charges GED.

Ne faites pas l’impasse sur ce document, qui est une composante essentielle de la réussite de votre projet GED.

 

 

Quels sont les informations importantes à mettre dans votre cahier des charges GED?

Pour rédiger correctement votre cahier des charges et obtenir un document complet et utile pour toutes les parties prenantes du projet GED, il est essentiel de ne pas oublier d’informations importantes. 

Pour vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges GED, voici un aperçu des informations essentielles à inclure dans votre cahier des charges.

  1. Votre projet : dans cette partie, vous expliciterez l’existant, quelle orientation vous souhaitez donner à votre projet, quelle gestion des fichiers vous souhaitez et pour quelle volumétrie, entre autre.

     

  2. Gestion des points d’entrée : cette partie est l’un des points clé de votre cahier des charges GED. Vous devez aborder la gestion des points d’entrée « papier » et « fax », le cadre général des périphériques, la gestion des sécurités, la gestion des points d’entrées numériques, etc.

     

  3. Vie des documents : ici vous aborderez le traitement des images, le travail collaboratif ou encore les API.

     

  4. Mode « déconnecté » : quelles sont les options attendues lorsque vous êtes en mode déconnecté du logiciel, afin d’avoir accès aux documents de n’importe où et n’importe quand (réplication locale, fusion/synchronisation, travail collaboratif distant, etc).

     

  5. Gestion des points de sortie : gestion des points de sortie « papier », publications, rapports.

     

  6. Sécurité : cette partie là est également très importante puisque vous allez pouvoir définir quelles sont vos attentes en matière de sécurité, d’authentification, ou encore de restriction d’accès à certains documents.

     

  7. Exploitation et administration : cette dernière partie vous permet de mettre en lumière tous les éléments techniques et logistiques comme le stockage nécessaire, le réseau, les connexions clientes ou encore les plans de secours.

Pour réussir le déploiement de votre GED certaines étapes sont essentielles ! Pour avancer pas à pas et réussir votre projet dématérialisation vous pouvez consulter cet article : 4 règles d’or pour réussir votre projet dématérialisation !

Quels sont les risques à ne pas faire de cahier des charges ?

Comme nous l’avons vu plus haut, le cahier des charges est un élément essentiel dans la réussite de votre projet de GED. Négliger cette étape est un pari risqué qui comporte certains risques parmi lesquels : 

  • Risque de nombreuses incompréhensions : que ce soit entre les collaborateurs ou avec les prestataires, le risque d’incompréhensions est fort puisque les attentes de l’entreprise ne sont pas explicitées.  
  • Retard sur la mise en place du projet : malentendus, incompréhensions, autant de facteurs qui peuvent entraîner du retard sur la mise en place de votre projet GED, notamment à cause des nombreux allers-retours nécessaires entre l’entreprise et le prestataire.

  • Perte de temps et d’argent : l’absence de cahier des charges entraîne systématiquement une perte de temps, et d’argent, puisqu’il y a un fort risque que la solution choisie ne corresponde pas totalement aux réels besoins de l’entreprise, ni même à l’existant. 

Pour mettre toutes les chances de votre côté et réussir le déploiement de votre projet GED, nous vous conseillons la lecture de cet article : 4 règles d’or pour réussir son projet dématérialisation ! Vous saurez tout ! 

Pour aller plus loin...

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