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Solutions d’archivage numérique GED et SAE

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Logiciel d’archivage : GED et SAE

Chaque année, l’activité des collaborateurs dans une entreprise génère 50% de documents papier et 60% de fichiers numériques supplémentaires, une quantité de documents colossale qu’il faut alors gérer, trier et archiver au fur et à mesure. S’équiper d’un logiciel d’archivage permet de gagner du temps dans la gestion et l’archivage des documents de votre entreprise.

Quels sont les différents types de logiciel d’archivage et comment bien le choisir ? Voici quelques éléments de réponse. 

Qu’est ce qu’un logiciel d’archivage ?

En entreprise, le nombre de documents à gérer et archiver est considérable : factures, fichiers du personnels, documents comptable, etc. Cela implique une gestion minutieuse et organisée pour pouvoir regrouper, classer et archiver tous les documents propres à une entreprise. L’archivage de documents est donc une problématique centrale de la gestion administrative des entreprises.

Ce coût de l’archivage papier est souvent sous-estimé ! Pour savoir combien vous coûte l’archivage de vos documents lisez cet article : Quel est le prix de l’archivage papier?

Pour gérer au mieux les documents, l’acquisition d’un logiciel d’archivage est une solution efficace à long terme. Aujourd’hui, plusieurs types de logiciels d’archivage existent sur le marché, avec des fonctions différentes. On distingue principalement deux types de logiciels : 

  • La GED : la gestion électronique des documents
  • Le SAE : le système d’archivage électronique des documents

Quelle est la différence entre ces deux types de logiciel ? En réalité, chacun intervient à des moments différents dans la vie d’un document. La GED va plutôt traiter les documents de leur édition à leur utilisation, tandis que le SAE permet la conservation et la destruction des documents de l’entreprise.

Pour bien comprendre à quoi servent les logiciels d’archivage, il est important de bien distinguer l’utilisation des deux types de logiciel, à savoir la GED et le SAE.

La GED ou Gestion Électronique de Documents

La GED ou Gestion Electronique des Documents est un système qui permet de structurer l’ensemble des documents électroniques d’une entreprise. Elle facilite la recherche des documents par les employés et favorise le travail collaboratif, en indexant et classant les différents documents. 

Le gros plus de la GED ? Son arborescence dynamique qui permet de structurer et classer les documents de manière intelligente, et donc de retrouver les documents beaucoup plus facilement. La GED permet de numériser, stocker, classer et archiver les documents par typologie, date, client, etc , selon les paramétrages effectués en amont sur le logiciel.

Les fonctionnalités de la GED sont nombreuses. A partir d’un document créé, la GED permet de :

  • Le modifier via une nouvelle version ;
  • Le valider ;
  • Le classer en lui attribuant des caractéristiques ;
  • Le diffuser facilement.

Les avantages de la GED

Les logiciels de GED présentent de nombreux avantages pour les entreprises comme : 

  • Facilité d’utilisation : les logiciels de GED sont très simples à utiliser pour les collaborateurs. En un clic, les utilisateurs peuvent diriger un document vers un répertoire particulier du logiciel. Le logiciel est également capable d’archiver des documents à partir d’un mail et de le classer automatiquement. 
  • Gain de temps : la GED permet un gain de temps considérable pour les entreprises, les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher un document, tout est classé et archivé suivant les paramètres définis par l’entreprise. 
  • Augmentation de la productivité : grâce à la GED, les tâches administratives sont allégées, automatisées et les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques. 
  • Sécurisation des documents : les logiciels de GED distribués en SaaS permettent de bénéficier d’un espace cloud entièrement sécurisé pour stocker les documents de l’entreprise. 

Le SAE ou Système d’Archivage Électronique de Documents

Le SAE est une sorte de coffre-fort numérique qui permet la consultation des documents en lecture seule. Le logiciel organise la conservation des documents, protège leur intégrité et assure leur disponibilité en cas de besoin. L’archivage numérique est un outil indispensable en cas de contrôle, et qui doit être en adéquation avec les exigences légales de conservation des documents. 

Cependant, le SAE ne permet pas d’effectuer de modifications sur les documents ni d’en créer de nouveau. Il peut cependant mettre en place un classement et des règles de conservation des documents et permet de détruire un document à la fin d’une durée définie de conservation. 

Le SAE vient ainsi en aval de la solution de GED, en fin de vie des documents. Le SAE et la GED sont donc des solutions complémentaires d’archivage des documents.

Comment faire le lien entre la GED et le SAE ?

Si les deux solutions d’archivage sont complémentaires, comment faire le lien entre les deux logiciels ? Le Record Management ou gestion des documents d’archive, est un système de gestion qui permet ainsi la complémentarité des deux systèmes, la GED et le SAE. 

Comment le Record Management fait-il le lien ? C’est simple : 

  • Il permet d’éviter les doublons ;
  • Il identifie les documents validés qui ont ainsi gagné une valeur probatoire ;
  • Il organise le versement des documents de la GED au SAE, puis au fond d’archives ;
  • Il distingue les documents à conserver de ceux pouvant être détruits.

Comment bien choisir un logiciel d’archivage ?

Pour bien choisir votre logiciel d’archivage, il est nécessaire d’évaluer en amont vos besoins et vos processus existants. Cette évaluation va vous permettre de définir des critères de choix pour sélectionner votre logiciel d’archivage. 

Un logiciel basique de GED doit gérer la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique, au sein d’un workflow organisationnel. Un logiciel de GED doit donc inclure la gestion des documents, le flux de travail, la récupération de texte et l’imagerie.

Pour orienter votre choix, voici quelques critères de sélection d’un logiciel de GED : 

  • La sécurité des données : le logiciel doit pouvoir contrôler quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Verrouiller l’accès à certains documents, tracer précisément les interventions sur un fichier, paramétrer finement les niveaux d’autorisation, autant de critères qui joueront sur le choix final de votre logiciel de GED.
  • Les fonctionnalités : les fonctionnalités dépendent de vos besoins au sein de l’entreprise : possibilité d’accéder à la GED depuis un terminal situé en dehors de l’entreprise, degré de complexité des paramétrages, nombre de formats de fichiers autorisés, multilinguisme, apparence lors de la saisie des métadonnées etc.
  • La pérennité du logiciel : investir dans un logiciel de GED a un coût et représente un véritable investissement pour l’entreprise. Le logiciel doit être solide, tout comme le service client, afin de pouvoir durer dans le temps. Soyez vigilants sur le choix de votre logiciel, regardez les différents avis et témoignages clients avant de faire votre choix. 

Vous hésitez à vous lancer dans le déploiement d’une telle solution dans votre entreprise? Nous avons listé 4 questions à vous poser pour savoir si vous avez ou non besoin d’une GED. Faites le test ! 

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