Archiver les documents au sein d’une entreprise est une obligation légale. C’est un processus long et complexe qui nécessite de se faire accompagner par un logiciel d’archivage afin de gérer au mieux les milliers de documents générés tous les ans par l’entreprise. Pourquoi et comment archiver les documents dans une entreprise ? Tour d’horizon de l’archivage de documents numériques.

Pourquoi archiver les documents dans une entreprise ?

La notion d’archivage désigne l’ensemble des moyens mis en oeuvre pour recueillir, exploiter, classer et conserver des documents jusqu’à leur destruction éventuelle. Il est évident qu’en entreprise le nombre de documents à gérer est colossal. Pour gérer au mieux les documents au sein d’une entreprise, le mieux est d’acquérir un logiciel d’archivage. 

Si vous ignorez combien vous coûte l’archivage actuel de vos documents, nous vous invitons à lire cet article : Quel est le prix de l’archivage papier ?

Aujourd’hui plusieurs types de logiciels d’archivage de document existent sur le marché, avec des fonctions différentes. Vous trouverez des logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents) et des logiciels de SAE (Système d’archivage électronique des documents). Ils interviennent à différents stades de la vie d’un document.

Pourquoi archiver les documents dans une entreprise ? L’une des principales raisons est simple, c’est une obligation légale. En effet, certains documents doivent obligatoirement être conservés par l’entreprise, afin qu’ils puissent être présentés en cas de contrôle ou de litige. Pour que ces documents aient une valeur juridique, ils doivent respecter certaines conditions d’authenticité et d’intégrité, et ce jusqu’aux archives.

Archiver les documents permet également de les sécuriser. De nombreux documents stratégiques pour l’entreprise doivent être conservés plusieurs années, il faut donc que les conditions d’archivage soient optimales pour garantir la qualité du document. L’archivage numérique permet également de protéger les documents contre des sinistres éventuels comme un incendie ou un dégât des eaux.

Optimiser son archivage de documents permet de gagner du temps dans la recherche de document. Qui dit gain de temps, dit meilleure productivité des collaborateurs. L’archivage des documents est donc un enjeux financier pour la structure, qui a tout à gagner à archiver correctement ses documents.

En bref, les enjeux de l’archivage des documents sont d’ordre :

• juridique: la loi française contraint les entreprises à conserver certains documents pendant plusieurs années
• sécurité: cela permet de protéger les documents au maximum
• financier : l’archivage permet un gain de temps non négligeable et une meilleure productivité des collaborateurs

Les durées légales d’archivage des documents

La durée d’archivage des documents dépend du type de document en question. Voici plus en détails la durée d’archivage obligatoire de certains documents : 

• Pièces constitutives de la société : 30 ans
• Statuts de la société : 30 ans
• Pièces modificatives des statuts de la société (fusion, modification et cession) : 30 ans
• Registre de titres, parts sociales : 30 ans
• Rapports du gérant et du conseil d’administration aux assemblées : 3 ans
• Rapports aux commissaires aux comptes : 3 ans
• Correspondance commerciale : 10 ans
• Dossiers clients : 10 ans
• Contrats commerciaux : 10 ans
• Commandes clients et fournisseurs : 10 ans

Attention, si l’entreprise ne conserve pas les documents nécessaires ou n’est pas en mesure de les présenter lors d’un contrôle, elle s’expose à des sanctions plus ou moins lourdes : entre 1500 euros et 250 000 euros d’amende.

Comment archiver les documents numériques dans une entreprise ?

Pour archiver les documents au sein d’une entreprise, le mieux est de s’équiper rapidement d’un logiciel d’archivage, disponible en licence ou en mode Saas. 

Pour archiver correctement les documents au sein d’une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : 

1. L’identification et l’authentification des archives
2. Le stockage des documents 
3. La conservation et la consultation des archives 
4. La destruction ou le classement final des documents

1. Identification et authentification des documents d’archives : dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier et d’authentifier les archives. Cela permet donc d’assurer l’authentification des documents et de pouvoir déterminer les conditions d’archivage optimales suivant le type de document en question.
   
   
2. Stockage des documents : une fois le document identifié et authentifié, il doit être stocké. Le stockage numérique permet d’éviter tous les désagréments liés au stockage papier : poussière, lumière qui détériore les documents, risque d’intempérie etc. 
   
   
3. Consultation des archives : les documents doivent pouvoir être consultés si besoin. Si les documents sont archivés au sein de l’entreprise, les règles de conservation et de consultation des archives sont mises en place par l’entreprise elle-même. Les logiciels d’archivage peuvent permettre d’établir un classement et des règles de conservation des documents et permettent également de détruire un document lorsqu’il arrive en fin de cycle.
   
   
4. Destruction  ou classement final des documents archivés : une fois que la période de conservation obligatoire des documents est écoulée, l’entreprise peut choisir de détruire le document ou de le classer définitivement. Lorsque l’entreprise utilise un logiciel d’archivage, le document peut être automatiquement détruit, selon les règles établies par l’entreprise au préalable.

Comment bien choisir son logiciel d’archivage?

Choisir un logiciel d’archivage ne se fait pas à la légère. Pour bien le choisir, il est nécessaire d’évaluer vos besoins et vos processus existants afin de définir les critères de choix essentiels pour votre structure.

Pour vous aider à choisir votre logiciel, voici quelques critères de sélection à ne pas négliger : 

• La sécurité des données: le logiciel doit pouvoir sécuriser vos données au maximum en contrôlant l’accès aux utilisateurs. Le logiciel doit être capable de verrouiller l’accès à certains documents, à en mettre d’autre en lecture seule, et à personnaliser au maximum l’accès aux différents documents.
  
  
• Les fonctionnalités du logiciel : l’analyse de vos besoins et de l’existant va permettre de mettre en lumière les fonctionnalités dont vous avez besoin sur votre logiciel d’archivage. Vous pouvez rechercher un logiciel capable d’archiver un volume très important de documents, une fonctionnalité multilingue ou encore l’accès aux documents en dehors de l’entreprise.
  
  
• La pérennité du logiciel : votre logiciel d’archivage doit vous accompagner sur du long terme. C’est un investissement coûteux qui demande également beaucoup de temps. La solution que vous choisissez doit correspondre à vos besoins actuels, mais doit pouvoir également s’adapter à vos besoins à venir.  Le service client doit être réactif et attentif à vos besoins. Soyez vigilants sur le choix de votre logiciel, n’hésitez pas à comparer les différents avis et témoignages clients avant de faire votre choix.