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Archivage de document : étapes, enjeux et délai de conservation

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Si nous savons dans le principe ce que signifie archiver des documents, nous n’imaginons pas ce que cela implique pour les entreprises qui brassent des milliers de documents par an. L’archivage de document en entreprise nécessite d’être parfaitement organisé pour répondre aux obligations légales de conservation des documents. Organisation, obligations légales, intérêts, découvrez les multiples facettes de l’archivage de document en entreprise.

Archivage de documents : objectifs et processus

Pour commencer, il est nécessaire de bien comprendre les enjeux de l’archivage de document en entreprise. L’archivage de document regroupe l’ensemble des techniques utilisées pour collecter, classer, conserver et se servir des documents dans une entreprise, et ce jusqu’à leur potentielle destruction.

Une entreprise créée et manipule des milliers de documents par an, que ce soit des documents commerciaux mais également des documents concernant les salariés de l’entreprise ou encore des documents comptables. 

Si bien archiver ses documents permet à l’entreprise une meilleure organisation et un gain de temps considérable, c’est également une obligation légale. En effet, les entreprises sont tenues de conserver certains types de document durant un certain laps de temps, comme les documents comptables ou certains documents administratifs, comme nous le verrons plus bas. 

Archiver les documents est donc un enjeu important pour l’entreprise, qui se doit d’avoir un processus clair et précis pour pouvoir conserver correctement ses documents et y avoir facilement accès à tout moment, notamment lors d’un contrôle ou dans le cadre d’un litige. Si l’entreprise n’est pas capable de mettre certains documents à disposition d’un contrôleur, elle s’expose à des sanctions financières importantes.

Les différentes étapes de l’archivage de documents

L’archivage des documents au sein d’une entreprise répond à 4 étapes principales qui sont : 

  1. Identification et authentification des documents d’archive : identifier un document c’est s’assurer de son authenticité. C’est la première étape pour connaître les conditions d’archivage du document. Le document doit donc être identifié et daté, et ne pas avoir été modifié pour pouvoir valider son authenticité.

  2. Stockage des archives : une fois le document identifié et authentifié, il doit être stocké. Pour un stockage optimal, le document doit être à l’abri des intempéries, de la lumière mais également de la poussière ou encore des nuisibles. De bonnes conditions de stockage permettent d’augmenter la durée de vie des documents de l’entreprise. Pour un stockage idéal, plusieurs solutions existent comme les boîtes d’archives, les armoires de stockages ou encore les containers de stockage. 
  3. Consultation des archives : les documents doivent pouvoir être consultés si besoin. Si les documents sont archivés au sein de l’entreprise, les règles de conservation et de consultation des archives sont mises en place par l’entreprise elle-même. Cependant, si les documents sont archivés par un professionnel, la société d’archivage met généralement en place un registre qui doit être rempli et signé à chaque fois qu’une personne, au préalable autorisée, souhaite consulter des documents. 
  4. Destruction ou classement final des documents archivés : une fois que la période de conservation obligatoire des documents est écoulée, l’entreprise peut choisir de détruire le document ou de le classer définitivement. C’est à la personne en charge des archives, ou bien à la société d’archivage de décider de la destruction ou du classement final d’un document, toujours avec l’accord de l’entreprise. 

Archivage documents administratifs

Comme nous l’avons vu précédemment, certains documents au sein d’une entreprise doivent être obligatoirement conservés. En cas de contrôle ou de litige, l’entreprise doit être en mesure de présenter certains documents. Concernant les documents administratifs, voici une liste non exhaustive de la durée d’archivage légale de certains documents administratifs : 


Conservation d’au moins 3 ans : 

  • Déclarations de douane;
  • Convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration.

Conservation d’au moins 5 ans : 

  • Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise;
  • Statuts de la société, à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés;
  • Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT;
  • Registre unique du personnel.

Conservation d’au moins 10 ans :

  • Factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales comme les bons de commande ou les bons de livraison.

Conservation d’au moins 30 ans :

  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers.

A conserver à vie

  • Accident de travail ou maladie professionnelle.

Archivage documents comptables

Tout comme les documents administratifs, certains documents comptables doivent être conservés et archivés, pendant une période plus ou moins longue selon l’importance et le type de document dont il est question. Voici une liste non exhaustive de la durée de conservation de certains documents comptables : 

Conservation d’au moins 2 ans :

  • Police d’assurance;
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et Bénéfices agricoles (BA);
  • Impôts sur les sociétés pour l’EIRL.

Conservation d’au moins 3 ans

  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires;
  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés;
  • Cotisation foncière des entreprises;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires.

Conservation d’au moins 5 ans

  • Livre de paie;
  • Pièces comptables liées au traitement et salaire : bulletin de paie, régimes de retraite, carte de pointage, décompte des commissions, etc;
  • Solde de tout compte.

Conservation d’au moins 10 ans

  • Bulletins de salaires;
  • Livre journal;
  • Livre inventaire;
  • Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…);
  • Grand livre;
  • Relevés bancaires.

Quels risques en cas de non conservation des documents

Comme l’indique le code du Commerce, archiver et donc conserver certains documents est une obligation légale pour les entreprises. 

Si l’entreprise ne conserve pas ces documents ou n’est pas en mesure de les présenter au contrôleur, elle s’expose à des sanctions plus ou moins lourdes : entre 1 500 euros et 250 000 euros d’amende.

Comme l’indique le code du Commerce, archiver et donc conserver certains documents est une obligation légale pour les entreprises. 

Si l’entreprise ne conserve pas ces documents ou n’est pas en mesure de les présenter au contrôleur, elle s’expose à des sanctions plus ou moins lourdes : entre 1 500 euros et 250 000 euros d’amende.

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