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7 bonnes raisons d’organiser la dématérialisation des factures !

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La France : longtemps dernière de classe sur la facture dématérialisée !

En 2015, la France est le mauvais élève de l’Europe : sur les 2,5 milliards de factures générées par ses entreprises, seulement 5% sont présentées sous format électronique.

En tête du peloton on retrouve des pays comme la Norvège, la Suède ou le Danemark, qui affichent la même année des taux de facturation électronique autour de 40%.

Il faut dire que ces champions scandinaves ont pris de l’avance : certains ont imposé dès 2005 le mode électronique comme obligation légale pour facturer leurs administrations.

En 2016, la Suisse amorce ce changement et rend obligatoire la facturation électronique B2G (Business to Government). Et quel succès ! Près de 60% des factures suisses sont dématérialisées en 2018 !

L’Etat français s’est à son tour engagé dans ce changement en rendant la facture électronique obligatoire pour ses fournisseurs. Ce changement s’organise sur 3 ans et s’appuie sur un portail unique pour la transmission des factures : Chorus Pro. L’objectif? 100% des factures BtoG dématérialisées dès 1e janvier 2020.

Seulement voilà, les entreprises rechignent, repoussent, retardent, freinent ce changement, et finalement se cachent derrière leur montagne de factures papier.

Et si on arrêtait de temporiser? La facture électronique, est un atout pour votre entreprise ! Et pas seulement dans ses relations avec l’Etat !

Print Value revient en détail sur les différents moyens de répondre à cette obligation et sur les avantages à choisir la facture dématérialisée !
Préparez-vous à être convaincu…!

Une facture électronique : ça peut être beaucoup de choses !

Evidemment, il n’y a pas une facture dématérialisée mais DES factures dématérialisées.

De l’option la plus simple à la plus complexe, suivez le guide…

1. La numérisation des factures

C’est le B.A-BA de la dématérialisation administrative : il s’agit d’éditer une facture papier, de l’envoyer, puis de la numériser ou bien de recevoir une facture papier et de la numériser ensuite.

La version numérique de la facture devient accessible à tous et facilement trouvable : le gain organisationnel est évident.

Attention : la valeur légale du document réside dans sa version papier qu’il ne faut en aucun cas détruire! La version numérique de la facture peut faciliter votre organisation interne, mais elle n’aura aucune valeur en cas de contrôle fiscal.

2. La dématérialisation simple des factures

Dans ce cas il s’agit d’un document créé directement sous forme de fichier électronique et envoyé par email. Nombreuses sont les entreprises à avoir recours à ce mode d’édition car en plus de faciliter les recherches, les délais d’envoi sont réduits.

Attention : ces factures dématérialisées simples ne sont pas conformes aux exigences réglementaires et à la législation.

Par conséquent elle n’ont pas la même valeur juridique que la facture papier. Il faut donc en parallèle de l’envoi de la facture dématérialisée envoyer puis archiver la facture au format papier puisqu’en cas de contrôle c’est cet exemplaire qui devra être produit.

3. La dématérialisation fiscale des factures

L’objectif de cette option de dématérialisation est de produire et d’envoyer des factures électroniques ayant une valeur légale. Il n’est donc pas la peine d’envoyer une facture papier en parallèle, la facture dématérialisée suffit.

Cette option de dématérialisation est la plus aboutie par conséquent elle est plus complexe à mettre en oeuvre, et demande une grande rigueur puisque ces documents doivent parfaitement répondre aux normes en vigueur.

La contrainte majeure est que cette option de dématérialisation suppose que vos fournisseurs et clients soient équipés des outils informatiques propres à traiter les factures dématérialisées. C’est seulement à cette condition que l’authenticité et l’intégrité de vos factures pourront être certifiées.

Mais le jeu en vaut la chandelle car l’entreprise progresse rapidement vers la dématérialisation!

En évitant complètement le format papier, la dématérialisation fiscale constitue LA solution la plus performante dans la dématérialisation des factures.

3 conditions pour la facture électronique

Impossible de traiter du sujet de dématérialisation fiscale des factures sans en lister les 3 conditions indispensables:

  • Les mentions obligatoires doivent être respectées

Elles sont les mêmes que pour une facture papier (identité du client, numéro de facture, date, TVA etc.).

  • L’authenticité et l’intégrité du contenu, sa lisibilité doivent être garanties

Afin de remplir cette obligation la facture peut être “structurée” ou “non structurée”.

Une facture est dite “structurée” si elle est émise et transmise via un canal EDI (Echange de Données Informatisées) qui garantit qu’elle respecte les normes.

Une facture est dite “non structurée” si elle est éditée puis transmise dans un format non modifiable (PDF par exemple) assortie d’une authentification par signature électronique.

Depuis 2013, la Piste d’Audit Fiable est un 3e moyen de certifier  l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture dématérialisée. Il s’agit d’un ensemble de règles et méthodologies internes que l’entreprise doit mettre en place afin de pouvoir prouver qu’elle met en place des contrôles documentés de ses processus.

  • Le destinataire doit avoir accepté ce mode de facturation

Dans le cas d’une facturation en B to B, l’entreprise éditant une facture dématérialisée doit pouvoir prouver que son partenaire a accepté de mode de facturation et a formalisé cet accord. Il ne suffit donc pas d’informer son client.

Remarque : à partir de 2020, les entreprises seront tenues d’accepter les factures numériques. Cet accord formel ne sera donc plus nécessaire.

Vous l’aurez compris : la dématérialisation fiscale des factures est le but ultime vers lequel toute entreprise doit s’orienter.

7 bonnes raisons de dématérialiser vos factures

Raison 1. Parce que ça pourrait devenir obligatoire !

Eh oui ! le premier argument en faveur de la dématérialisation des factures est son caractère contraignant.

En 2017 et 2018, l’Etat a imposé la facture dématérialisée aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire le fournissant. En 2019 ce sont les TPE qui seront concernées, puis en 2020 les PME.

En outre, l’Italie a annoncé cet été vouloir imposer la facturation électronique dans toutes les relations BtoB; et la France pourrait tout à fait décider de suivre cet exemple…

Ne vous laissez pas prendre de court, anticipez cette obligation pour maîtriser au mieux ce changement.

Vous voilà prévenus !

Raison 2. Parce que vous allez gagner de l’argent !

Votre entreprise édite des factures quotidiennement, mais à quel prix?

Savez-vous qu’en moyenne, une facture papier coûte plus de 12 euros à l’entreprise?

De la saisie, au paiement en passant par la validation, et en terminant par l’archivage et malheureusement la fréquente gestion des litiges la facture papier est gourmande de temps, de moyens matériels (imprimée de nombreuses fois) et humains.
Une facture dématérialisée coûte quant à elle en moyenne 3 euros (Source Arthur D Little).

Quelques euros de différence qui peuvent cependant représenter un gain financier très important. D’un point de vue macroéconomique : les factures dématérialisées pourraient permettre aux entreprises européennes d’économiser 64,5 milliards d’euros par an (chiffres de la Commission Européenne).

Raison 3. Gagner en rapidité et améliorer la productivité


Au moment où une facture est éditée, la course contre la montre est enclenchée : il s’agit pour l’entreprise de saisir et valider rapidement celle-ci puis d’être payée dans les meilleurs délais.

Une étude réalisé par le cabinet IDC précise que 30% du temps de travail des services comptables est consacré à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Or en dématérialisant les factures le temps de traitement de celles-ci pourrait être diminué de … 30%.

Une économie de temps au service de la productivité de votre entreprise !

Raison 4. Eviter les retards de paiement

Le retard de paiement des factures est un fléau. En 2016, la trésorerie des PME aurait bénéficié de 16 milliards d’euros supplémentaires si aucun retard de paiement n’avait eu lieu.

Si le retard de paiement moyen en direction des PME a diminué de 14,4 jours en 2017 à 11,5 jours en 2018, les longs retards (plus de 30 jours) sont eux de plus en plus nombreux. Il est temps d’agir efficacement !

Dématérialiser les factures permet de simplifier les envois de documents et de fluidifier les échanges avec les clients, ce qui permet de réduire de 12% les retards de paiement. D’ailleurs les PME ont conscience de cet enjeu car elles sont 61% à penser que la dématérialisation des factures est un moyen efficace pour lutter contre les retards de paiement.

En matière de délai de paiement, la loi encadre strictement les entreprises. Pour connaître précisément les délais applicables dans votre branche d’activité ainsi que les éventuelles pénalités possibles en cas de retard de paiement, nous vous conseillons de parcourir cet article que nous trouvons très bien documenté.

Raison 5. Améliorer la relation client

Dématérialiser les factures client est synonyme d’une plus grande transparence dans les relations clients. Les partenaires savent quand une facture a été envoyée, reçue et ouverte. Il est même possible de savoir précisément qui a consulté ou non la facture : ce qui est un atout en termes de traçabilité.

De plus les factures électroniques comportent souvent moins d’erreurs ce qui évite les aller-retours pour modification, les doublons et erratum… en un mot les échanges fastidieux et parfois tendus entre client et fournisseur. Les litiges sont aussi plus simples à traiter.

Raison 6. Faciliter l’accessibilité et le stockage


Le grand atout de la dématérialisation des factures réside aussi dans l’archivage.
En effet, les factures dématérialisées sont plus facilement stockables et consultables que leurs homologues papier qui réclament des mètres linéaires ainsi que des conditions de stockage optimisées.

Plus économes en termes de stockage, les factures électroniques (si elles sont correctement indexées et rangées au moyen d’un système intelligent comme une solution de GED par exemple) pourront aussi être retrouvées et produites rapidement en cas de contrôle ou de demande d’un client.

Certains coffres-forts numériques permettent aussi un accès mobile : les factures sont déposées dans un espace sécurisé mais accessibles à tout moment !

Raison 7. Protéger l’environnement

Cela parait évident mais une facture électronique est peu consommatrice d’énergie. Dématérialiser ses factures permettrait à une entreprise d’économiser entre 8 et 39% de papier. Un joli geste pour la planète !

Conclusion

La facture électronique concerne toutes les entreprises ! A différents niveaux et en respectant la législation encadrant ces documents toutes les entreprises peuvent faire un pas vers la dématérialisation des factures.

Cependant, seule la dématérialisation fiscale des factures permet d’éviter l’édition d’une facture papier, à condition qu’elles respecte les conditions définies par la loi.

A la clef ?
Des économies financières, des gains de productivité, une meilleure relation client et un stockage facilité.

Convaincu par la facture dématérialisée?
Nous pouvons vous aider ! Notre solution Zeendoc est un outil souple et fiable, parfaitement adaptable à vos besoins et problématiques. 😉

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