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Avantages et inconvénients du bulletin de paie dématérialisé

Article L3243-2 du Code du travail : “Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes concernées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie.”

Personne ne l’ignore, l’édition d’un bulletin de paie est obligatoire pour tous les salariés et répond à des règles strictes édictées par décret du Conseil d’Etat. Un bulletin de paie doit par exemple mentionner :

  • Les informations de l’employeur (nom, adresse, SIRET etc.)
  • Les informations du salarié
  • La référence de l’organisme Urssaf chargé de collecter les cotisations sociales
  • Le nombre d’heures travaillées
  • Le montant net reçu par le salarié
  • Les éventuelles primes et avantages en nature
  • Etc.

Ces mentions obligatoires encadrant les bulletins de paie sont bien connues des employeurs. En revanche ils sont moins nombreux à avoir en tête la suite de l’article L3243-1 du Code du travail qui précise que :

“Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L.5151-6. Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données.”

Allergique aux textes de loi? Vous avez horreur du charabia juridique?

→ Retenez que depuis le 1e janvier 2017, un employeur peut décider de dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés, et doit alors informer ceux-ci de cette modification de format. Ceux-ci peuvent alors accepter ce changement ou bien s’y opposer s’ils souhaitent conserver leurs fiches de paie au format papier.

Alors qu’auparavant le chef d’entreprise devait recueillir l’accord express de son salarié, ce dernier est aujourd’hui considéré comme a priori d’accord à moins qu’il ne s’y oppose formellement.

Cette inversion de la règle en faveur de la transition numérique des entreprises est évidemment à replacer dans le contexte législatif actuel puisque les pouvoirs publics français encouragent la digitalisation des entreprises françaises afin d’en booster la productivité. Que ce soit sur le plan commercial avec la dématérialisation des factures clients BtoB ou de ses propres factures fournisseurs; l’Etat s’engage et incite les entreprises à dématérialiser leurs documents et process.

Chef d’entreprise avisé, vous étiez évidemment au courant de cette possibilité de dématérialiser le bulletin de paie de vos salariés. Mais l’avez-vous mis en place dans votre entreprise?

En décembre 2018, une étude Opinionway commandée par le cabinet de conseil Althéa soulignait que seuls 20% des salariés français reçoivent leur fiche de paie sous format électronique contre 73% des salariés britanniques, et 95% des salariés allemands.

Pourtant 58% des salariés français se disent favorables à la fiche de paie dématérialisée !

Comment expliquer ce faible pourcentage de bulletin de paie dématérialisés alors que les salariés français sont enthousiastes?

Probablement parce qu’en la matière la Loi et le législateur ont permis un changement encore mal appréhendé par les entreprises. Être au courant de la possibilité de dématérialiser les bulletins de salaire de ses salariés ne signifie pas pour autant maîtriser les tenants et aboutissants de ce bouleversement !

Chez Print Value nous souhaitons vous informer aux mieux des évolutions documentaires afin que vous puissiez vous forger votre propre opinion sur ces questions. Par conséquent, nous attaquons pour vous le sujet du bulletin de salaire dématérialisé !

Le bulletin de paie dématérialisé : un document encadré

Plusieurs règles strictes édictées par le législateur encadrent le bulletin de paie, dématérialisé ou non. Car la fréquence d’édition de ce document nous fait souvent oublier sa grande valeur légale. 

Preuve juridique d’un travail accompli, certificat légal de versement de cotisations et donc ouvrant certains droits sociaux, garantie d’un certain montant de revenu facilitant (ou rendant difficile) la recherche d’un logement, le bulletin de salaire est un document essentiel à la vie du salarié.

A ce titre, les normes applicables au document papier comme les mentions obligatoires sont aussi valables pour le format électronique. Mais pas seulement…

4 principes régissent la mise en place d’un bulletin de paie dématérialisé :

  • Intégrité des données
  • Confidentialité
  • Disponibilité
  • Accessibilité

C’est en répondant à ces quatre exigences que le bulletin de salaire dématérialisé aura une valeur légale équivalente à celle de son jumeau au format papier. Si ces règles vous interpellent, nous vous conseillons la lecture de cet article consacré à la dématérialisation des bulletins de paie et précisant les contraintes d’édition d’un tel document.

Notre propos ici n’est pas de vous présenter les contraintes techniques et juridiques organisant l’édition de bulletin de paie dématérialisé mais bien d’analyser les avantages et freins d’un tel format de document.

Les avantages du bulletin de paie dématérialisé

Lorsqu’on parle de dématérialisation des factures, des notes de frais ou encore des contrats de travail, certains avantages s’imposent immédiatement à l’esprit de chacun.

Réduction des coûts

Le premier avantage d’un bulletin de paie dématérialisé, à l’instar de tout autre document électronique, ce sont les économies financières qu’il permet. En évitant l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des documents, la dématérialisation permet de réduire les dépenses en fournitures et consommables (papiers, encres, enveloppes, timbres). Le coût d’un bulletin de salaire dématérialisé serait ainsi inférieur à 0,50€, un coût très faible quand on sait que le seul timbre coûte 0,88€ depuis le 1e janvier 2019!

Les coûts de stockage sont aussi réduits puisque les documents sont conservés sous format électronique, qui est un mode d’archivage moins coûteux que le papier.

Gains de productivité

En automatisant et simplifiant la saisie et le traitement des documents, et en accélérant leur diffusion, la dématérialisation des bulletins de paie permet aussi aux collaborateurs d’éviter certaines tâches chronophages et donc de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, ce qui booste leur productivité. L’optimisation de la gestion de la paie est donc un argument en faveur du bulletin de paie électronique.

Une image moderne

Cela peut sembler anecdotique, mais une entreprise qui dématérialise ses documents, et a fortiori ses bulletins de paie (car cela concerne l’ensemble de ses salariés) prouve qu’elle est innovante, moderne, et souple.

Des salariés satisfaits

Quand on pense aux 58% de salariés favorables au bulletin de paie électroniques, on comprend que ceux-ci verraient d’un très bon œil la mise en place d’un tel document. Une des raisons de cet enthousiasme tient au fait qu’une fois dématérialisé, le document est plus facilement accessible pour le salarié, via un coffre-fort numérique sécurisé, alors que celui-ci peut avoir la fâcheuse habitude de l’égarer sous format papier.

Les jeunes sont particulièrement sensibles à ces questions d’accessibilité car la fiche de paie dématérialisée répond à leurs attentes d’un document consultable partout, à tout moment, depuis leurs appareils mobiles.

Le bulletin de paie dématérialisé simplifie aussi les process de correction d’éventuelles erreurs.

Enfin, en étant déposé sur le compte personnel d’activité (CPA) de chaque salarié, le bulletin de salaire dématérialisé est centralisé avec les autres documents relatifs aux droits professionnels du salarié (droit à la formation, à la retraite, au chômage etc.), ce qui lui permet de se renseigner plus facilement sur ceux-ci.

Les freins au bulletin de paie dématérialisé

Puisque le bulletin de paie présente tant d’avantages, comment expliquer que 80% des entreprises françaises éditent encore des bulletins de paie sous format papier?

Eh bien car tout n’est pas si simple !

Du côté de l’employeur

Rappelons que la dématérialisation des bulletins de paie reste une démarche, certes avantageuse, mais malgré tout facultative. Souvent convaincus, les chefs d’entreprise peuvent peiner à prioriser ce projet numérique dans leurs agenda surchargés. Cette transformation digitale n’est tout simplement pas en tête de leurs priorités.

Sur les 80% de bulletins de salaire non dématérialisés la plupart sont demeurés au format papier non par choix du salarié mais parce que le chef d’entreprise n’a pas (encore) initié cette démarche !

De manière plus anecdotique, certains experts s’alarment de la multiplication de la fraude aux bulletins de paie, ce qui pourrait expliquer les réticences de certains chefs d’entreprise. Certains “professionnels” n’hésitent plus à proposer leurs services de falsification de bulletin de paie électronique directement sur internet. La sécurisation des documents est donc un enjeu majeur dans le processus de dématérialisation des bulletins de paie. Mais pas de panique, de nombreux outils existent pour garantir l’inviolabilité des documents !

Du côté du salarié

Si ce dernier est réputé d’accord à la dématérialisation des bulletins de paie, l’employeur doit cependant l’informer de ce changement en amont de celui-ci (1 mois), lui indiquer son droit de refus et le guider dans l’exercice de ce droit, ce qui n’est techniquement pas compliqué. La simplicité de refus peut être un des freins au déploiement des fiches de paie électronique.

Pourquoi refuser la dématérialisation de son bulletin de paie ?

Certaines résistances et inquiétudes face au changement peuvent apparaître, notamment dans des secteurs identifiés comme le BTP ou l’industrie. C’est d’ailleurs cette inertie qui explique l’immense majorité des refus des salariés.

Conclusion

Le bulletin de paie électronique présente donc de nombreux avantages tout en se heurtant aux freins psychologiques légitimes des chefs d’entreprise et des salariés. Maintenant que le prélèvement à la source, -changement majeur qui avait cristallisé bien des inquiétudes- est appliqué sans heurts, il y a fort à parier que les dirigeants d’entreprise s’intéresseront de plus en plus au bulletin de paie dématérialisé.

Pour terminer, soulignons que la dématérialisation des bulletins de paie est l’un des projet démat’ les plus simples à déployer ! C’est d’ailleurs devenu le produit d’appel de nombreux éditeurs de logiciels qui le considèrent comme une première étape de dématérialisation. Alors, êtes vous prêt à sauter le pas?

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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