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L’audit documentaire : l’étape indispensable pour réussir votre projet GED !

Une mauvaise gestion des documents, on le sait, peut considérablement nuire à l’efficacité et à la productivité de l’entreprise et de ses collaborateurs. A l’inverse lorsqu’elle est parfaitement intégrée aux process la gestion documentaire peut grandement améliorer les performances de l’entreprise.

La GED, Gestion Electronique de Document, est un puissant logiciel permettant de fluidifier la gestion et le partage d’information tout en gardant le contrôle sur les documents, leur classement, et d’y centraliser toutes les données. Synonymes de nombreux avantages, les solutions de GED sont de plus en plus plébiscitées par les les entreprises. Mais déployer une GED n’a rien d’évident ! C’est un projet long, fastidieux et risqué car les erreurs d’appréciation sont souvent lourdes de conséquences.

Pour augmenter les chances de succès de votre projet, mieux vaut ne pas se lancer les yeux fermés !

L’audit documentaire : pourquoi est-il indispensable ?

Votre entreprise est unique ! Vos collaborateurs, vos besoins, vos méthodes de fonctionnement, vos process le sont aussi et constituent un écosystème de travail avec ses propres contraintes et objectifs.

La conjugaison de l’ensemble de ces paramètres fait naître un besoin unique de gestion documentaire dans le but d’optimiser la productivité de l’entreprise.

Solution souple, la GED répond à ce besoin d’organisation et d’optimisation des flux documentaires.
Toutefois, les décisionnaires peuvent facilement se perdre devant les multiples possibilités qu’une solution GED propose.

La grande finesse de paramétrage d’une GED permet de répondre précisément à de nombreuses problématiques et processus métiers.

Il n’y a donc pas une GED mais des GED.  

Et seule l’une d’entre elles correspondra parfaitement au fonctionnement de votre entreprise !

Avant de déployer une solution GED il faut donc s’assurer que votre entreprise en a véritablement besoin et définir précisément ce besoin.

Comprendre l’environnement documentaire de votre entreprise, les méthodes de travail de vos collaborateurs ou encore vos objectifs est un préalable indispensable pour mettre en place une gestion documentaire de qualité et parfaitement adaptée à vos besoins.

Cette analyse approfondie prend la forme d’un audit documentaire.

L’audit documentaire constitue donc la 1e étape vers la GED.

Fonctionnement de l’audit documentaire étape par étape

L’audit documentaire ou audit des flux documentaires est une analyse en deux phases des flux documentaires de l’entreprise.

Il s’agit de :  

  • Cartographier l’environnement documentaire
  • Analyser les pratiques existantes

En fonction des objectifs et besoins identifiés, un audit de qualité permet ensuite d’imaginer une solution GED adaptée aux réalités de votre entreprise, à même de permettre l’amélioration des process documentaires tout en répondant aux attentes des utilisateurs.

Etape 1. Cartographier l’environnement documentaire

C’est le diagnostic de l’existant, l’analyse du fond documentaire et de la manière dont il est géré. Cet état des lieux détaille le volume des documents, la nature de ceux-ci, leur formats, et leur règles de diffusion.

Plusieurs pistes d’analyse :

  • L’examen du fond documentaire : quel volume de documents? Dans quels formats?
  • L’exploration de la base documentaire : où se situent les documents? Quels sont ceux importants et ceux inutiles qui font perdre du temps?
  • L’observation du cycle de vie des documents : comment les documents sont-ils créés? Validés comme définitifs? Diffusés? Archivés puis détruits? Quelle est la durée de conservation des documents ? Les durées légales de conservation sont-elles respectées?
  • L’identification des utilisateurs de documents en fonction de leur processus métier. 

Etape 2. Donner la parole aux utilisateurs et les impliquer

A partir de l’identification des utilisateurs et de leur classement selon leur besoins métiers un audit documentaire s’attache souvent à laisser la parole à ceux-ci.

Après l’existant c’est la problématique des usages documentaires. Cette étape permet de préciser les besoins des utilisateurs, les limites ressenties concernant la gestion des documents, et leur suggestions d’améliorations.

Ce recueil d’information permet donc d’ajuster l’observation portée sur le fond documentaire en y intégrant la version des utilisateurs.

Il faudra bien sûr questionner :

  • la direction, afin de comprendre ses objectifs, le contexte de l’entreprise
  • les équipes opérationnelles qui composent chaque jour avec la gestion documentaire en place

Prendre le temps d’interroger c’est s’assurer que la solution GED proposée à l’issue de l’audit répondra aux problématiques et contraintes des collaborateurs, premiers concernés par la gestion documentaire !
Entre les collaborateurs, besoins et attentes se recoupent souvent.


En pratique voici les questions qui peuvent être posées aux utilisateurs :

  • Combien de formats différents de documents utilise votre service?
  • Quel est le support de diffusion privilégié? Impression ou diffusion électronique?
  • Quelle attention est portée aux documents comportant des données sensibles? Quelle est la formation de l’équipe sur ce sujet de la protection des données?
  • Combien de copies d’un même document sont réalisées? Et combien de temps sont-elles conservées?
  • Quelle nomenclature ou code permet de référencer et retrouver facilement les documents?
  • Les documents sont-ils archivés et où? L’accès à ces archives est-il contrôlé ?
  • Enfin comment améliorer la gestion des documents? Son efficacité?

En plus de permettre un fin paramétrage de la solution GED, interroger les collaborateurs leur prouve que les changements prochains vont faciliter leur travail quotidien. Considérer leurs besoins et attentes permet de les mobiliser en faveur de ce changement dans la gestion documentaire.

L’audit documentaire est particulièrement important car il est un moyen d’accompagner le changement, et augmente donc les chances de succès de votre projet.

Rapport et préconisations

Une fois les deux phases menées à bien, un rapport doit être rédigé puis présenté. Celui-ci synthétise les observations faites sur le fond documentaire, ainsi que les besoins et remarques exprimés par les utilisateurs.

C’est l’occasion de montrer les atouts et faiblesses de la gestion documentaire existante puis de préconiser une gestion documentaire nouvelle, conçue pour répondre aux problématiques identifiées.


Quelques exemples des enjeux et ambitions qui peuvent ressortir de ces rapports d’audit :

  • Accélérer la diffusion des documents tout en la sécurisant
  • Faciliter la recherche des documents
  • Dématérialiser certains documents comme les factures clients par exemple
  • S’assurer de l’unicité de l’information partagée

De nombreux outils et logiciels permettent de répondre à ces ambitions pour peu que celles-ci soient clairement identifiées. Le cahier des charges pour votre prochaine solution GED n’en sera que plus précis !

Le cahier des charges pour une GED : suite logique de l’audit documentaire

Réaliser un audit documentaire facilitera grandement la rédaction de votre cahier des charges concernant votre projet de GED. Bâti sur des faits analysés et exprimés, il vous fera gagner un temps précieux dans le déploiement de votre solution de gestion documentaire.

Si vous cherchez une trame pour ce cahier des charges nous vous conseillons de télécharger ce guide très complet réalisé par le magazine Enjeux DAF.

Le cahier des charges doit malgré tout rester souple puisque des changements peuvent toujours marquer le projet. Il doit aussi s’interroger sur la gestion documentaire dont votre entreprise aura besoin dans les prochaines années. En effet, déployer une solution GED est un dispositif demandant de l’investissement de la part des collaborateurs, elle doit donc être prévue pour évoluer en même temps que la stratégie de votre entreprise.

Une fois cet audit documentaire réalisé, il vous restera à choisir le fournisseur de solution GED à qui vous confierez votre projet ! Si la perspective de ce choix vous inquiète déjà, pas de panique ! Lisez nos conseils pour choisir votre fournisseur de GED vous fournira les meilleures clefs de décision !

Conclusion

Enfin, pour mettre en place la solution de GED la plus adaptée à vos besoins, confiez à un expert la réalisation de votre audit documentaire ! Lui seul saura vous orienter vers le meilleur outil en fonction de vos besoins, objectifs et des pratiques de vos collaborateurs. 

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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